Файлы баз данных Microsoft Access

Можно использовать Access для управления всеми данными в одном файле. В файле базы данных Access можно использовать следующие элементы:

• таблицы для сохранения данных;

• запросы для поиска и извлечения только необходимых данных;

• формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;

• отчеты для анализа и печати данных в определенном формате.

  Данные сохраняются один раз в одной таблице, но просматриваются из различных расположений. При изменении данных они автоматически обновляются везде, где появляются.

  Данные извлекаются при помощи запроса.

  Просмотр и ввод данных выполняется с помощью формы.

  Отображение и печать данных осуществляется с помощью отчета.

Все эти элементы — таблицы, запросы, формы и отчеты — являются объектами базы данных.

 Примечание.   Некоторые базы данных Access содержат ссылки на таблицы, которые хранятся в других базах данных. Например, может быть одна база данных Access, содержащая только таблицы, и другая база данных Access, содержащая ссылки на эти таблицы, а также запросы, формы и отчеты, которые основываются на таблицах, на которые указывают ссылки. В большинстве случаев не имеет значения, является ли таблица таблицей, на которую указывает ссылка, или же эта таблица фактически хранится в базе данных.

Таблицы и связи

Для хранения данных создается одна таблица для каждого типа отслеживаемой информации. Типы информации могут включать сведения о клиентах, продукты и другие подробности. Чтобы собрать данные из нескольких таблиц в одном запросе, форме или отчете, необходимо задать связи между таблицами.

  Сведения о клиентах, которые содержались в списке рассылки, теперь находятся в таблице «Клиенты».

  Сведения о заказах, которые содержались в электронной таблице, теперь находятся в таблице «Заказы».

  Уникальный код в поле «ИД клиента» позволяет отличить одну запись в таблице от других. Добавляя поле с уникальным кодом из одной таблицы в другую и задавая связи между двумя полями, в Access можно сопоставлять связанные записи из обеих таблиц и выводить их в форму, отчет или запрос.

Запросы

Запрос помогает находить и извлекать данные, удовлетворяющие заданным условиям,  включая данные из нескольких таблиц. Запрос можно также использовать для обновления или удаления нескольких записей одновременно и для выполнения предписанных или пользовательских расчетов на основе данных.

  Таблица «Клиенты» содержит данные о клиентах.

  Таблица «Заказы» содержит данные о заказах клиентов.

  Этот запрос извлекает данные об ИД заказа и дате отгрузки из таблицы «Заказы» и данные о названии организации и городе из таблицы «Клиенты». Запрос возвращает только заказы, которые были отгружены в апреле и были сделаны клиентами из Москвы.

Формы

Форма используется для облегчения просмотра, ввода и изменения данных по одной строке за раз. С помощью форм можно также выполнять другие действия, такие как отправка данных в другое приложение. Обычно формы содержат элементы управления, которые связаны с базовыми полями в таблицах. Когда пользователь открывает форму, Access извлекает данные из одной или нескольких таблиц, затем данные отображаются в представлении, выбранном при создании формы. Можно создать форму, используя одну из команд группы Форма на ленте или мастер форм, а также можно создать форму самостоятельно в «Конструкторе форм».

  В таблице одновременно отображаются многие записи, но может потребоваться воспользоваться прокруткой по горизонтали, чтобы увидеть все данные в одной записи. Кроме того, при просмотре таблицы нельзя обновлять данные из нескольких таблиц одновременно.

  В форме внимание сосредоточено на одной записи, также могут отображаться поля из нескольких таблиц. Кроме того, форма позволяет отображать рисунки и другие объекты.

  Форма может содержать кнопку, нажатием которой можно распечатать отчет, открыть другие объекты или каким-либо другим образом автоматизировать выполнение задач.

Отчеты

Отчет можно использовать, чтобы быстро проанализировать данные или представить их определенным образом на печати или в других форматах. Например, можно отправить коллеге по работе отчет, в котором данные будут сгруппированы определенным образом и подсчитаны итоговые значения. Или можно создать отчет с адресными данными, отформатированными для печати почтовых наклеек.

  Отчет используется для создания почтовых наклеек.

  Отчет используется для отображения итогов в диаграмме.

  Отчет используется для отображения подсчитанных итогов.

Теперь, когда вы познакомились с основной структурой баз данных Access, продолжите чтение и узнайте, как использовать встроенные инструменты для изучения определенной базы данных Access.

К началу страницы