1.3 Визначення документу. Особливості текстів документу

Основним видом текстів офіційного стилю є офіційні папери, що мають статус документів. Слово документ (від лат. dokumentum— повчальний приклад, взірець, доказ) має на сьогодні наступні визначення.

Документ – це матеріальний об’єкт, що фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об’єктивність, оформлений за визначеною структурою і має юридичну силу відповідно до чинного законодавства.

Документ – це інформація про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому природному середовищі.

За призначенням документи поділяються на директивні, що є орієнтиром для діяльності тим, кому адресуються, і нормативні, що містять правила діяльності і поведінки осіб чи колективу.

За рівнем стандартизації виділяють:

• Документи з низьким рівнем стандартизації, в яких обов'язковим є тільки виклад найзагальніших відомостей, інші можуть мати конкретний і довільний виклад (доручення, авто біографія, розписка, звіт, протокол, рапорт, довідка, інформація, офіційний лист тощо).

• Документи з високим рівнем стандартизації (паспорт, анкета, диплом, посвідчення, свідоцтво, типові заяви, бланки), в яких укладач чи заповнювач документа тільки вписує необхідні дані, вибирає варіант запису чи ставить прочерк. У таких документах думка уже стандартизована. До них належать і науково-ділові документи, що сформувалися на межі наукового і офіційного стилів: анотації, каталоги, інструкції, огляди, проекти, програми конференцій.

За видом інформації документи можна поділити на цифрові (статистичні бюлетені, кошториси, фінансові звіти, накладні) і текстові. Серед текстових можна назвати регламентуючі (конституція, статут, акт, угода, дипломатичний протокол), інформативні (повідомлення, оголошення, меморандум, звіт) і підсумовуючі (протокол засідання, витяг з протоколу, резолюція, резюме, декларація, заява партії).

Тексти документів спрямовані на формування практичних умінь і навичок оформлення матеріалу текстів, синтаксичні засоби досягнення офіційності, точності, однозначності, на компонування його логічних частин, з якими працюватиме фахівець у певній сфері виробничої діяльності.

Тому важливо зазначити, що у офіційно-діловому стилі дуже широко використовуються усталені словосполучення, кліше, суспільно-політична та адміністративна термінологія, а емоційно-експресивна лексика цілком відсутня. Усі ці терміни є діловою лексикою, їх можна зустріти в інструкціях, заявах, актах, позовах, кодексах тощо. Крім того, в офіційно-діловому стилі використовуються терміни з різних галузей науки, виробництва, громадського життя, адже цей стиль регулює також ділові стосунки груп і окремих людей між собою.

Опозицією офіційного стилю є художній, тому що в ньому якнайменше виявляється індивідуальність мовця, тому що це найбільш нетворчий стиль.

Тексти офіційного стилю зазвичай носять безособовий характер, тобто висловлювання йде, наприклад, від держави. Навіть у документах, де є конкретна особа (заява, доручення тощо), відсутнє авторство, адже вони стандартизовані.

Судячи з вищезазначених визначень можемо зробити висновок, що документ – це об’єкт, який має офіційний статус та має бути представлений у вигляді тексту, у якому міститься інформація про події та явища, що відбуваються в суспільстві, державі та навколишнього середовища, який має певний рівень стандартизації, вид інформації та різне призначення, відповідно до якого оформлюється текст згідно з нормами та структурою і має юридичну силу відповідно до чинного законодавства. Тексти документів є текстами офіційного стилю, отже, вони мають бути структуровано та об’єктивно викладені без зайвої експресії, в таких текстах має бути використана суспільна, політична та адміністративна термінологія, усталені словосполучення притаманні саме цьому стилю.