4.6. Документи, які не містять протокольних

мовних формул

Пам'ятна записка - документ, який виконує супровідну функцію на підтвердження усної заяви. Як правило, вручається особисто адресату під час бесіди. її мета - запобігти можливості неправильного тлумачення або розуміння бесіди чи усної заяви, звернута увагу адресата на важли­вість зроблених під час бесіди заяв або прохань, полегшити подальше просування справи.

Пам'ятна записка, передана особисто, являє собою виклад усної за­яви. Друкується на простому папері без герба, не скріплюється печаткою. Адреса та вихідний номер не ставляться, зазначається лише місце (місто) і дата вручення. Над текстом записки великими літерами друкується заго­ловок ПАМ'ЯТНА ЗАПИСКА. Документ складається в безособовій формі без протокольних формул. Вживаються безособові вирази: повідомля­ється, доводиться до відома, порушується питання (клопотання), зве­ртається увага, повідомляється. Не вживаються в тексті такі вислови, як міністерство повідомляє, посольство заявляє, посольство просить.

Зразок пам'ятної записки

ПАМ'ЯТНА ЗАПИСКА Під час бесіди, яка відбулась 20 жовтня 2005 року між радником Посольства України в Республіці Польща паном М. Кириченком і ди­ректором політичного департаменту Міністерства закордонних справ Республіки Польща паном Є. Войтило за ініціативою Польсь­кої Сторони порушувалось питання про проведення міжурядових переговорів з метою укладення угоди про науково - технічне спів­робітництво між Республікою Польща та Україною. Висловлювалась пропозиція про направлення компетентної польської делегації до Києва у січні 2006 року для проведення відповідних переговорів. Уряд України підтримує пропозицію Уряду Республіки Польща. З метою узгодження заходів з цієї нагоди можливе проведення між­урядових консультацій компетентних представників обох держав у Києві, починаючи з 15 січня 2006 року. Варшава, 10 грудня 2005 року

У дипломатичні й практиці зустрічається різновид пам'ятної записки, надісланої з кур'єром. Такий вид документів направляється на прохання особи, з якою відбулась бесіда, або як нагадування про те чи інше пи­тання. Пам'ятна записка, надіслана з кур'єром як самостійний документ, майже не відрізняється за формою від вербальної ноти. Вона склада­ється від третьої особи, містить протокольні формули (висловлення по­ваги і комплімент), друкується на нотному бланку, має вихідний номер, на ній зазначається місце та дата відправлення. Але печатка не ста­виться, адреса не вказується. Над текстом записки великими літерами друкується заголовок ПАМ'ЯТНА ЗАПИСКА.

Аркуш паперу - документ, який має менш офіційний характер, ніж па­м'ятна записка. На аркуші представлений текст без заголовку, підпису й дати, щоб у разі необхідності його походження можна було б заперечити.

Меморандум (лат. тетоrапdum - що треба пам'ятати) - документ дипломатичного листування, який використовується для інформування про позицію держави з будь-якого питання, може містити пропозиції, ма­ти полемічний характер. Меморандум може бути самостійним докумен­том або додатком до вербальної або особистої ноти. В останньому ви­падку меморандум розвиває та обґрунтовує зміст ноти. Особлива риса меморандуму - детальний виклад фактичного чи юридичного боку того або іншого питання. Інколи меморандум доцільно супроводжувати корот­кою пояснювальною нотою. У наш час зросла кількість меморандумів, які направляються від одного уряду іншому, або представляються на між­народних нарадах, в ООН з основних питань міжнародних відносин.

Меморандум, вручений особисто або надісланий з кур'єром як само­стійний документ, друкується на нотному бланку МЗС або закордонної установи, не містить звернення і компліменту. Адреса та вихідний номер не вказуються. Під текстом зазначаються місце і дата відправлення, пе­чатка не проставляється.

Меморандум, який надсилається як додаток до нота, друкується на нотному папері без герба. Місце (місто) і дата відправлення, печатка і вихідний номер не проставляються.

У 70-80- рр. меморандум почав застосовуватися в зміненому вигляді. Меморандум взаєморозуміння (меморандум розуміння) - двостороння або багатостороння міжнародна угода, що може укладатися з широкого кола питань: політичних, фінансових, торговельних, оборонних, промислової кооперації, співробітництва в аерокосмічній сфері тощо. Як правило, означена форма міжнародного договору не передбачає ратифікації і реєстрації в ООН, повідомлення про досягнуту угоду в засобах масової інформації. Меморандум взаєморозуміння за згодою сторін може бути доповнений іншими статтями, документ зазвичай набуває чинності відразу з моменту Підписання. Меморандум взаєморозуміння може являти собою продовження раніше укладених угод, їх конкретизацію, уточнення або розвиток.

Скорочений зразок меморандуму

МЕМОРАНДУМ Протягом 1993 - 2000 років були укладені 15 міжнародних дого­ворів, депозитаріями яких є уряди Сполучених Штатів Америки, Великобританії та -в одному випадку - Російської Федерації. Згідно з цими договорами депозитарії повідомляють уряди всіх держав, що підписали або приєднались до відповідного договору, про дати кожного підписання, передачі на збереження ратифікаційних грамот або документів про приєднання до договорів нових держав. Відповідно до практики, що склалась, кожний депозитарій повід­омляє лише ті держави, які підписали договір в його столиці або подали йому на збереження ратифікаційні грамоти або документи про приєднання або правонаступництво. Унаслідок цього повідом­лення щодо всіх таких актів отримують лише ті держави, які офо­рмили свою участь у столицях усіх депозитаріїв. Ті ж держави, які здійснили такі акти в столиці лише одного з депозитаріїв, не отримують повідомлення про приєднання до договорів нових учас­ників, які здали свої документи іншим депозитаріям. У процесі здійснення депозитаріями їхніх функцій виникають і деякі інші питання. Наприклад, питання про порядок визначення дат набуття чинності договорів для держав, що передали докуме­нти про приєднання до договору кільком депозитаріям у різні стро­ки або стали учасниками договору шляхом правонаступництва. Ураховуючи вищенаведене та з метою узгодження можливих захо­дів з цих питань, вважаємо доцільним проведення консультації пред­ставників відповідних служб Міністерств закордонних справ держав - депозитаріїв, які на практиці здійснюють функції держав - депозитаріїв. Порушується прохання довести зміст даного Меморандуму до відома Міністерств закордонних справ і в справах Співдружності. Москва, 15 лютого 2001 року

Non Paper (в перекладі з англійської - "неіснуючий папір") - вид докуме­нта, який широко застосовується в сучасній дипломатичній практиці. Являє собою свого роду знеособлюваний меморандум - записку з викладенням змісту питання, запропонованим формулюванням документа, який обгово­рюється. Зазвичай такий документ не має заголовку й підпису, хоча й може містити технічні підзаголовки. Використання такого роду документів дозво­ляє в достатньо вільній формі зафіксувати внесені пропозиції, ситуацію, яка склалась під час переговорів, внести нові елементи для розгляду протиле­жною стороною. Як правило, подібні документи не розглядаються як офіцій­не ні, а слугують в якості робочого матеріалу. Посилатися на положення Non Paper можливо лише без зазначення авторства документа. У багатьох ви­падках Non Paper не призначені для цитування та оприлюднення.