4.5. "Напівофіційне" і "приватне" листування

Частина дипломатичного листування між функціонерами МЗС і спів­робітниками дипломатичних місій, а також дипломатичними представни­ками і представниками політичних, бізнесових, культурних тощо кіл краї­ни перебування, а також між самими представниками дипломатичних місій відбувається у формі напівофіційної або приватної кореспонденції. В особистих напівофіційних листах піднімаються питання, які не прийня­то або адресант не хоче порушувати в офіційному листуванні, напри­клад технічні, адміністративні, протокольні, зокрема, для привітання з різних приводів, висловлення співчуття. Такі документи можуть надсила­тися з метою прискорення вирішення або підкреслення зацікавленості автора у питанні, яке вже є предметом офіційного листування або пере­говорів, у відповідь на отриманий лист напівофіційного характеру. За­звичай за допомогою таких листів спілкуються особи, які мають прибли­зно однакове посадове становище. Наприклад, глава дипломатичного представництва може направляти такі листи функціонерам МЗС, почи­наючи від міністра і завершуючи директорами департаментів і керівни­ками управлінь. Радники посольства надсилають відповідні документи керівникам департаментів і управлінь міністерства та їх заступникам, секретарі - начальникам відділів тощо.

Для підкреслення напівофіційного або приватного характеру такого ли­ста на ньому не проставляється вихідний реєстраційний номер, викорис­товуються протокольні мовні формули, притаманні приватному листуван­ню, зокрема, словосполучення "маю честь" зазвичай не вживається.

Особисті листи напівофіційного характеру складаються, як правило, мовою адресата. Можливий варіант написання мовою автора з підписа­ми і мовою адресата. Такий документ може складатися на спеціальному бланку з надрукованим типографським способом у верхньому лівому куті іменем і прізвищем, або офіційним становищем відправника, а також на звичайному папері форматом А - 4 або в піваркуша. Довгі листи не при­йняті в діловому листуванні. Зазвичай формат такого листа - півсторінки тексту. Зворотна сторона паперу ніколи не використовується.

У наш час листи напівофіційного характеру здебільшого друкують або набирають на комп'ютері. Лист, написаний від руки, - засвідчення особливої поваги особі-адресату. Існують три види особистих листів, які Необхідно писати від руки: листи з висловленням співчуття, запрошення і відповіді на них, листи з подякою, наприклад, за виявлену гостинність. У листах, набраних на комп'ютері, рекомендують звертання і заключний комплімент писати від руки. На отриманий лист за правилами етикету Потрібно відповісти протягом тижня (до 10 днів).

Реквізити листа. Вихідний номер на листі не ставиться. Місце і дата відправлення проставляються з правої сторони, нижче від реквізитів спеціального бланку. Слово рік не скорочується, назва місяця пишеться літерами. У США прийнято вказувати спочатку місяць, потім число.

Звертання пишуть через 2-4 інтервали після дати. Стандартне звер­тання має таку форму: Шановний пане міністре (посол, директоре, се­наторе). Лише у Німеччині використовується звертання: Шановний пане докторе (прізвище). В англомовному листуванні найчастіше застосову­ється звертання сер, шановна пані. Після вступного звертання ставиться кома, в США - двокрапка.

Текст листа починають через чотири інтервали нижче звертання. Він повинен бути викладеним у спокійному, стриманому, зрозумілому для одержувача стилі. Рекомендують почати текст листа з подяки. Напри­клад, висловити подяку за отриманий лист, якщо направляється відпо­відь, або висловити вдячність за кроки, спрямовані на співробітництво. Такий початок речення задає листу доброзичливий і люб'язний тон, створює враження, що автор ставить на перше місце свого адресата, а не самого себе. Друге правило ділового етикету в листуванні - уникати написання займенника "я"⁶¹. Тим більше психологи не рекомендують починати змістовну частину листа з цього займенника (щоб не створити враження, що автор ставить себе на перше місце). Винятком є викорис­тання фрази: маю честь.

Текст повинен бути розбитий на змістові абзаци. Вимоги ясності, ла­конічності передбачають виключення з тексту листа всіх другорядних деталей, повторів і довгих зворотів, речень.

Закінчується лист словами подяки за співробітництво або висловлен­ням надії на співробітництво. Наприклад, у листі з проханням про при­скорення видачі в'їзних віз можлива така формула ввічливості: я був би Вам дуже вдячний, якби Ви надали Ваше люб'язне сприяння в приско­ренні видачі віз цим особам.

Заключний комплімент повинен узгоджуватись з характером звертан­ня. Вибір компліменту залежить від змісту і тону особистого листа, служ­бового або суспільного становища адресата, характеру особистих сто­сунків автора з адресатом: тон листа відрізняється, якщо між автором і адресатом існує довготривалий зв'язок, або коли вони мало знайомі. Комплімент може бути нестандартним: 3 глибокою повагою; Прошу Вас, пане сенаторе, прийняти засвідчення в моїй високій повазі; з подякою, Щиро Ваш; Ваш і т. д. Можна в кінці листа обмежитись висловленням побажань: з найкращими побажаннями, з побажанням успіху, прийміть мої найкращі побажання. Комплімент не приєднується до останнього речення тексту. Після формули ввічливості перед підписом в україномо­вних документах кома не ставиться. У листі-відповіді використовуються ті ж протокольні формули, що і в надісланому листі.

Особистий підпис у більшості країн ставиться з правої сторони листа під заключною формулою ввічливості, як правило, чорнильною ручкою. У Німеччині - з лівої сторони після заключної формули ввічливості⁶². Якщо лист підписує жінка, то вона повинна поставити ім'я та прізвище, якщо чо­ловік - то лише прізвище⁶³. Якщо лист складено не на бланку, то під руко­писним підписом друкується ім'я та прізвище, нижче - посада особи, яка підписала лист. Відстань між компліментом і прізвищем, надрукованим на машинці - 2 - 2,5см. В особистих листах напівофіційного характеру адре­са пишеться лише на конверті. Перша позиція адреси - прізвище адреса­та з ініціалами, які пишуться першими. Перед ініціалами пишуть слова пану або пані, у деяких країнах це слово скорочують. Якщо в адресата є титул або звання, то замість звертання пану вказують їх: доктору Д. Сміту, професору А. Шульцу, генералу р. Вільсону. У деяких країнах, напри­клад у Великобританії, прийнято вказувати в адресі дворянський титул адресата. Однак його не прийнято згадувати в тексті листа. Друга позиція адреси - посада адресата. її вказують для того, щоб лист не був сприйня­тий як приватний неофіційний лист. Третя позиція - місто адресата.

Зразок напівофіційного листа з питання прискорення видачі в'їзних віз

Радник Посольства України Брюссель, 25 березня 2001 року Шановний Пане Директоре, Учора на прийомі в Пана (прізвище) ми, зокрема, обговорювали в бесіді питання про випадки затримки у видачі в'їзних віз у Вашу країну українським громадянам. У доповнення до вже сказаного мною в цій бесіді я хотів би назвати ще два таких випадки - це порушені в жовтні минулого року прохання про видачу в'їзних віз у Нашу країну проф. В.І. Петренку та доц. А. А. Іваненку, запроше­них Вашим університетом для читання лекцій з біохімії. Я був би Вам дуже вдячний, якби Ви надали люб'язне сприяння у прискоренні видачі віз цим особам. З глибокою повагою (підпис)

Зразок напівофіційного листа, надісланого у відповідь на отри­маний лист

Варшава, 25 травня 2000 року Шановний пане сенаторе, Мною одержано Вашого листа від (дата), у якому Ви повідомили про свою підтримку прохання соліста філармонії піаніста пана Т, Оссолінського, висловленого ним через Посольство України, про можливу поїз­дку в Україну на музичний фестиваль в якості члена журі. Будучи цілковито згодним із Вами, що перебування в Україні та­кого видатного артиста, як пан Т. Оссолінський, слугуватиме справі подальшого розвитку дружніх стосунків між нашими країнами, я підтримую прохання пана Т. Оссолінського і направляю Міністер­ству культури і мистецтв України відповідну рекомендацію. Прошу Вас, пане сенаторе, прийняти запевнення в моїй високій повазі. (підпис) Посол України

Зразок листа, оформленого в цільноблочному стилі

Посол України Будапешт, 3 вересня 1998 року Шановний пане директоре, Цим листом я хотів би ще раз подякувати Вам за Ваше люб'язне запрошення відвідати з сім'єю Національний парк, яким Ви керуєте. Багатство флори і фауни парку, чудово організована поїздка спра­вили на мене і мою сім'ю незабутнє враження. Я був би Вам дуже вдячний, якби Ви передали мої щирі вітання всім службовцям Національного парку, які супроводжували нас у поїздці і забезпечували комфортне перебування в ній. З глибокою повагою (підпис)

Листівка. У наш час використовуються різні типи листівок. Листівки для неофіційної кореспонденції - невеликі складені листівки, які використову­ються в тих випадках, коли треба написати невелику записку, яка не вміщу­ється на візитці. Особисті листівки для неофіційної кореспонденції оформ­люються таким же чином, як і візитки. Листівки з подякою виготовляються типографським способом, як правило, тисненим друком. Використовуються для реагування на різного роду поздоровлення: на честь перемоги на вибо­рах, призначення на державні посади тощо.

Зразок листівки:

Міністр закордонних справ (назва країни) Шановний...(ім'я вписується від руки), Щиро дякую за Ваші теплі поздоровлення, від яких я отримав велике задоволення. Сподіваюсь що зможу висловити свою вдячність і менш офіційно. 3 глибокою повагою (підпис від руки)

У протокольній практиці використовуються листівки-запрошення на різні заходи і листівки - відповіді на запрошення. Різновидом листівок Є і вітальні листівки, наприклад, з днем народження, різними річниця­ми. У таких листівках бажано стандартний друкований текст доповнювати невеликим дописом, зробленим від руки, щоб підкреслити його особистісний характер.

У сучасній дипломатичній практиці стало традицією привітання парт­нерці з новорічними та різдвяними святами за допомогою святкових лис­ти ж. Дипломатичні представництва надсилають спеціально виготовлені листівки, які, як правило, містять вітальні мовні формули на державних мовах акредитуючої країни і країни перебування. Розрізняють непідписні і тикові листівки, які надсилаються на адресу установи, та підписні, які підсилаються конкретній особі, якщо співробітники установ особисто знайомі. Кілька речень, дописаних на листівці від руки, підкреслять особистісний характер привітання.