3.5. Запис бесіди

На основі бесід, проведених дипломатами, складаються документи, приймаються рішення про необхідні оперативні заходи як дипломатич­ним представництвом, так і зовнішньополітичним відомством акредиту­ючої держави. Такий документ, як запис бесіди, - важливий для інфор­мування власного уряду, а також для уточнення того чи іншого питання, яке порушувалось під час розмови. Запис бесіди дозволяє провести її аналіз, зокрема з метою врахування власних помилок. Для максимально точного відтворення бесіди рекомендується оформляти її запис одразу після її проведення, як виняток - наступного дня.

Інколи під час бесіди робляться нотатки, якщо було заздалегідь пові­домлено, що буде зроблена усна заява без передачі письмового тексту. Нотатки робить або сам учасник бесіди, або ж спеціально призначений для цього працівник, наприклад дипломат, який здійснює переклад розмови. Слідом за викладом зробленого йому повідомлення дипломат записує свою відповідь. Запис повинен точно віддзеркалювати сказане дипломатом.

За результатами бесіди можуть укладатися різні документи: звіт у ви­гляді запису бесіди (щоденниковий запис); запис у журналі бесід (більш стислий, ніж звіт); проект телеграми на підпис до посла, якщо бесіда ма­ла важливий характер; стенографічний запис бесіди. Відомі записи бесід у вигляді п'єс, сценарію, які, наприклад, оформляються за результатами бесід під час зустрічей на вищому рівні.

Якість підготовки і проведення бесіди, а також належна підготовка доку­ментів на її основі свідчать про професійний рівень дипломата. Документ, підготовлений за результатами бесіди, повинен містити докладну інформа­цію про зміст розмови, розкривати суть основних питань, що обговорюва­лись, показувати досягнуті результати та існуючі розбіжності. Виклад влас­ної позиції під час бесіди дається стисло, без зайвої деталізації.

Закордонні представництва регулярно (з черговою дипломатичною поштою) направляють індивідуальні звіти співробітників про контакти з іноземними представниками з коротким описом тематики бесід, викла­денням важливих висловлювань, які представляють інтереси для Центру. У супровідному листі до запису бесіди або в службовій записці робляться висновки та вносяться пропозиції щодо результатів розмови. Рекомендації повинні бути лаконічними, можна пронумерувати кожний висновок та рекомендацію.

Запис бесіди проводиться з дотриманням певної форми. Реквізитом документа "щоденниковий запис бесіди" є гриф "З щоденника (прізвище дипломата)", який пишеться зліва вгорі аркуша. Цей гриф - данина тра­диції (усі дипломати в минулому постійно вели щоденники). По-друге, цей гриф свідчить, що зміст документа не є в цілому терміновим, не при­значеним для негайного ознайомлення. Хоча окремі його частини мо­жуть розсилатися терміново.

Запис бесіди складається довільно, тобто виклад матеріалу та його стиль залежать від автора. Але в документі "запис бесіди" обов'язково вка­зується країна, місце, дата і тривалість бесіди; за чиєю ініціативою вона проводилась; перераховують учасників бесіди із зазначенням їхніх посад. Доцільно вказати, проводилась ця бесіда безпосередньо чи через перекла­дача; чи вручались при цьому якісь документи, їхні копії, інші матеріали.

Особа, яка проводила бесіду, переговори, при складанні запису не вико­ристовує займенник "я". Партнер іменується у третій особі, але займенник "він" не використовується. Його іменують словами "співрозмовник", назвами посад тощо. Якщо запис складається не главою делегації, то він називаєть­ся власним ім'ям. У документі необхідно викладати лише суть справи, уни­каючи зайвої інформації і коментарів. Об'ємний коментар або інформацію, якщо необхідно, можна винести у додаток або примітки. Обсяг документа може коливатися в межах від 1 до 5 сторінок залежно від посадового рівня осіб, які вели розмову, змісту й кола порушених питань.

Початок запису може бути приблизно таким: "Згідно із дорученням відвідав (указується кого) та мав із ним бесіду" або "8 серпня цього року зустрівся з міністром закордонних справ ФРН (ім'я, прізвище) в МЗС на його прохання". Далі викладається зміст бесіди. Рубрикація питань -абзаци, можлива нумерація питань. Послідовність висвітлення питань можна змінювати. Доцільно розмістити питання, які обговорювались, відповідно до їх важливості. Протокольні моменти викладаються лише у випадку необхідності.

Особи, які були присутні під час бесіди, перераховуються зазвичай в кін­ці запису, при цьому спочатку вказуються особи однієї сторони, потім іншої, незалежно від їхніх рангів або посадового становища. Наприклад: "У бесіді взяли участь: з української сторони - радник А.І.Летренко й аташе М.В. Симоненко; з німецької сторони - радник міністра В.Ральф".

Запис бесіди підписується особою, яка проводила бесіду. Інколи, коли бесіду вела висока посадова особа (президент, міністр), яка не має часу прочитати запис бесіди, у кінці робиться примітка "міністр не читав" або "міністр із записом бесіди не ознайомився". Під таким документом ста­вить дату і підпис особа, яка виконала запис бесіди. При цьому робиться примітка: "Бесіду записав такий-то". У першому випадку бесіда склада­ється від першої і третьої особи: "...Зі свого боку проінформував співроз­мовника про... Міністр порушив питання про...", а в другому - лише від третьої особи - "Посол запитав у міністра... Міністр відповів...".

Якщо бесіда з певною особою проводилась уперше і співрозмовник маловідомий, але його висловлювання важливі, то в кінці записів бесіди в примітках доцільно повідомити про нього основні відомості.

Запис бесіди складається, як правило, у кількох екземплярах, які на­правляють у відповідні підрозділи МЗС, а інколи й в інші установи, при­четні до питань, які порушувались у розмові. Кому або куди направлені копії запису бесіди вказується в лівому нижньому куті останньої сторінки документа. Наприклад:

екз. - В. В. Федорову (заст. міністра)

екз. - Європейський департамент

екз. - Управління державного протоколу

екз. - до справи

При складанні запису бесіди рекомендують надавати перевагу прос­тим реченням і словам, уникати прикметників, без яких можна обійтись. Стильові риси документу: простота, стислість, ясність, точність, відпові­дність змісту бесіди. Якщо у дипломата є сумніви в точності отриманої інформації, про це треба повідомити в примітках: "Інформація пана N вимагає перевірки. Є відомості, які ставлять її під сумнів".