Лекція 1
Тема Поняття моделі даних, бази даних. Поняття і призначення систем керування базами даних. Огляд реляційної моделі даних. Модель «сутність-зв’язок». Поняття, відношення, атрибута, ключа, зв’язку. Класифікація зв’язків за множинністю та повнотою. Правила побудови моделі даних предметної області. Поняття таблиці, поля, запису. Основні етапи роботи з базами даних у системі керування базами даних. Властивості полів, типи даних. Введення даних у таблиці. Сортування, пошук і фільтрація даних. Поняття запиту до реляційної бази даних. Поняття про мову запитів SQL. Створеннятаблиць, форм, запитів і звітів за допомогою майстрів. Обмін даними між СКБД та іншими програмами, призначенними для обробки документів. Спільне використання бази даних.
Мета Засвоїти поняття моделі даних, бази даних. Оволодіти засобами СКБД Ms Access для створення, корегування об’єктів БД. Навчитися поміщати інформацію до БД, створювати запити для здобування даних за встановленими параметрами, формувати форми для зручної роботи користувача з використанням елементів управління, та звіти для виводу даних на друк.
Що таке "База даних".
В діловій або особистій сфері часто доводиться працювати з даними з різних джерел, кожний з яких пов'язаний з певним видом діяльності. Для координації всіх цих даних необхідні певні знання і організаційні навики. Microsoft Access об'єднує відомості з різних джерел в одній реляційній базі даних. Створювані форми, запити і звіти дозволяють швидко і ефективно обновляти дані, одержувати відповіді на питання, здійснювати пошук потрібних даних, аналізувати дані і друкувати звіти.
В базі даних відомості з кожного джерела зберігаються в окремій таблиці. При роботі з даними з декількох таблиць встановлюються зв'язки між таблицями. Для пошуку і відбору даних, що задовольняють певним умовам створюється запит. Запити дозволяють також відновити або видалити одночасно декілька записів, виконати вбудовані або спеціальні обчислення.
Для перегляду, введення або зміни даних прямо в таблиці застосовуються форми. Форма дозволяє відібрати дані з однієї або декількох таблиць і вивести їх на екран, використовуючи стандартний або створений користувачем макет. Для аналізу даних або їх друку використовується звіт. Наприклад, можна створити і надрукувати звіт, що групує дані і обчислені підсумки.
Для автоматичного виконання деяких операцій використовуються макроси, що містять набір з однієї або більш макрокоманд, таких як відкриття форм або друк звітів. Макроси можуть бути корисні для автоматизації часто виконуваних задач. Наприклад при натисненні користувачем кнопки можна запустити макрос, який роздрукує звіт.
У вікні бази даних можна працювати зі всіма її об'єктами. Для перегляду об'єктів певного типу слід вибрати відповідну вкладку (наприклад, "Таблиці"). За допомогою кнопок справа можна створювати і змінювати існуючі об'єкти.
Проектування бази даних.
Перш ніж створювати таблиці, форми і інші об'єкти необхідно задати структуру бази даних. Хороша структура бази даних є основою для створення ефективної бази даних.
Етапи проектування бази даних:
Визначення мети створення бази даних, основних її функцій і інформації, яку вона повинна містити. База даних повинна відповідати вимогам тих, хто безпосередньо з нею працюватиме. Для цього потрібно визначити теми, які повинна покривати база даних, звіти, які вона повинна видавати, проаналізувати форми, які будуть використовуватися для запису даних, порівняти створювану базу даних з добре спроектованою, подібною їй базою.
Проектування на папері структури таблиць, які повинна містити база даних. При проектуванні таблиць, рекомендується керуватися наступними основними принципами:
Інформація в таблиці не повинна дублюватися. Не повинне бути повторень і між таблицями. Коли певна інформація зберігається тільки в одній таблиці, то і змінювати її доведеться тільки в одному місці. Це робить роботу більш ефективною а також виключає можливість неспівпадання інформації в різних таблицях. Наприклад, в одній таблиці повинні міститися адреси і телефони клієнтів.
Кожна таблиця повинна містити інформацію тільки на одну тему. Відомості на кожну тему обробляються набагато легше, якщо містяться вони в незалежних одна від одної таблицях. Наприклад, адреси і замовлення клієнтів зберігаються в різних таблицях з тим, щоб при видаленні замовлення інформація про клієнта залишилася в базі даних.
Визначення необхідних в таблиці полів. Кожна таблиця містить інформацію на окрему тему, а кожне поле в таблиці містить окремі відомості по темі таблиці. Наприклад, в таблиці з даними про клієнта можуть міститися поля з назвою компанії адресою, містом, країною і номером телефону. При розробці полів для кожної таблиці необхідно пам'ятати:
Кожне поле повинне бути пов'язано з темою таблиці.
Не рекомендується включати в таблицю дані, які є результатом виразу.
В таблиці повинна бути присутній вся необхідна інформація.
Інформацію слід розбивати на якнайменші логічні одиниці (Наприклад, поля "Ім'я" і "Прізвище", а не загальне поле "Ім'я").
Необхідно задати ключове поле. Для того, щоб Microsoft Access міг зв'язати дані з різних таблиць, наприклад, дані про клієнта і його замовлення, кожна таблиця повинна містити поле або набір полів які задаватимуть індивідуальне значення кожного запису в таблиці. Таке поле або набір полів називають основним ключем.
5. Визначення зв'язків між таблицями. Після розподілу даних по таблицях і визначення ключових полів необхідно вибрати схему для зв'язку даних в різних таблицях. Для цього потрібно визначити зв'язки між таблицями.
6. Ще раз переглянути структуру бази даних для виявлення можливих недоліків. Бажано це зробити на даному етапі, поки таблиці не заповнені даними.
7. Ввід даних і створення інших об'єктів бази даних. Якщо структури таблиць відповідають поставленим вимогам, то можна вводити всі дані. Потім можна створювати будь-які запити, форми, звіти, макроси і модулі.
8. В Microsoft Access існує два інструменти для удосконалення структури баз даних. Майстер аналізу таблиць досліджує таблицю, у разі потреби пропонує нову її структуру і зв'язки, а також переробляє її. Аналізатор швидкодії досліджує всю базу даних, дає рекомендації по її поліпшенню, а також здійснює їх.
Створення бази даних.
В
Microsoft Access підтримуються два способи
створення бази даних. Є можливість
створити порожню базу даних, а потім
додати в неї таблиці, форми, звіти і інші
об'єкти. Такий спосіб є найгнучкішим,
але вимагає окремого визначення кожного
елемента бази даних.
Є також можливість відразу створити за допомогою майстра базу даних певного типу зі всіма необхідними таблицями, формами і звітами. Це найпростіший спосіб початкового створіння бази даних.
В обох випадках у Вас залишиться можливість у будь-який час змінити і розширити створену базу даних.
Якщо Ви створюєте нову базу даних, з'явиться діалогове вікно " Файл новой базы данных ", в якому Ви повинні вказати ім'я і місцеположення файлу для створюваної бази даних. Файл бази даних Microsoft Access має розширення .mdb.
При виході з Microsoft Access зміни даних зберігаються автоматично. Проте при зміні структури будь-якого об'єкту бази даних в Microsoft Access виводиться запрошення підтвердити збереження цих змін перед завершенням роботи.