1.3.4. Журнал обліку господарських операцій
У програмі 1С:Бухгалтерія є чотири види журналів:
журнал операцій (обліку господарських операцій);
журнал проведень (зведених проведень);
журнали документів;
повний журнал документів.
Завести новий журнал чи змінити формат існуючих можна в режимі Конфігуратор.
Для доступу до журналів операцій і проведень призначені два пункти меню - Операції і Журнали.
У програмі є кілька способів заповнення журналу операцій:
• уведення операції «вручну» - безпосередньо в журнал;
формування і проведення документів;
уведення типової бухгалтерської операції.
Господарські операції складаються з одного або кількох проведень, які копіюються з журналу операцій у журнал проведень. На основі даних, що є в журналі проведень, програма формує звіти. Якщо проведення внесене в журнал операцій, воно обов'язково присутнє і в журналі проведень та бере участь у формуванні всіх звітів.
Журнал операцій має форму таблиці з полями і два режими перегляду: з відображенням проведень або без нього. Режим перегляду проведень вибраної операції перемикається командою Дії\Показувати проведення. Проведення активної операції видимі в нижній частині журналу, при цьому рекомендується розмістити у відповідному місці границю розділу журналу операцій і журналу з проведеннями і не переміщувати її без потреби. У протилежному разі лінія розділу може закрити один із журналів і в недосвідченого користувача можуть виникнути проблеми з відновленням зручного для роботи вигляду вікна журналу операцій.
автор - особа, що створила операцію (логічне ім'я користувача, вказується при завантаженні програми);
зміст - стислий зміст операції (копіюється із верхньої частини вікна операції або відповідного реквізиту документа).
Під час роботи із журналом операцій можна виконувати такі операції, використовуючи меню Дії, контекстне меню довідника, меню кнопок на панелі інструментів.
При перегляді журналу операцій у ньому відображаються не всі проведення, а лише ті з них, що належать певному інтервалу часу. Задається інтервал видимості операцій командою Дії\Інтервал. Слід пам'ятати, що відсутність проведення в журналі операцій може означати, що його дата не є в заданому інтервалі видимості операцій. Переглянути проведення операції або документа можна в нижній частині журналу операцій або відкривши господарську чи типову операцію. Інтервал видимості операцій у журналі не впливає на дані у звітах.
При введенні нової операції слід заповнити реквізити заголовка і табличної частини (рис. 1.7). Дані із заголовка (номер, дата, сума, зміст операції) копіюються у відповідні поля верхньої частини журналу операцій, вони є довідковими і полегшують пошук операції в журналі, який переважно виконують за датою, сумою і змістом операції.
У режимі введення нової операції, що створена без використання документа і редагування вже збереженої, у меню Дії, контекстному меню та на панелі інструментів доступні такі можливості.
А за спроби редагувати операцію, створену документом, відкриється вікно форми документа. Дії, які при цьому доступні, описано в п. 1.3.6.
Після заповнення заголовка вікна курсор автоматично переміститься в табличну частину, яка заповнюється такими даними.
№ - порядковий номер для кожної операції, вибирає програма.
Дт - код дебету рахунку (субрахунку) проведення, вибирається з плану рахунків.
Субконто Дт - назви субконто, які «прив'язані» до рахунку дебету, вибираються з довідників.
Кт - код кредиту рахунку (субрахунку) проведення, вибирається з плану рахунків.
Субконто Кт - назви субконто, які «прив'язані» до рахунку кредиту, вибираються з довідників.
Валюта - якщо на рахунку ведеться валютний облік, то слід вибрати валюту з однойменного довідника (для неї повинен бути вказаний курс).
Кількість - кількісний вираз проведення, якщо на рахунку ведеться кількісний облік.
Вал. сума - сума в іноземній валюті.
Сума - сума проведення у гривнях; для операцій з валютою вираховується програмою; після введення кількості обчислюється як кількість, помножена на ціну субконто.
Коментар - зміст проведення господарської операції.
Фірма - вибирається з довідника Фірми.
№ Ж - номер журналу операцій з двох літер чи цифр, за замовчуванням приймає значення 0. Він використовується для утворення груп проведень з метою їх зручного перегляду в журналі проведень.
Перед занесенням будь-якої господарської операції в журнал операцій треба:
визначитися з рахунками дебету та кредиту і змістом операції;
відкрити план рахунків і визначити, чи ведеться за даними рахунками аналітичний, валютний та кількісний облік;
заповнити довідник Валюти та інші довідники, якщо це потрібно.
Поради початківцю. При заповненні журналу операцій перш за все слід звернути увагу на дату (за замовчуванням програма пропонує системну дату); від реквізиту до реквізиту можна переходити, використовуючи мишу або клавішу <Tab>.
Усі необхідні реквізити табличної частини мають бути заповнені, не слід ігнорувати поля Коментар і Номер журналу. Поява в колонці Субконто символа <...> означає, що при заповненні цього поля було пропущене субконто довідника.
Кількість субконто для рахунку дебету чи кредиту вказується в електронному плані бухгалтерських рахунків, там же є назви довідників, у яких зберігаються субконто.
Якщо господарська операція передбачає навність не лише проведень, а й паперового документа, то після його формування він друкується, зберігається у журналі, але не проводиться. У протилежному разі проведення операції продублюються. Документи у програмі можуть формувати проведення господарських операцій, але рішення про необхідність проведення документів з метою формування господарських операцій мусить прийняти користувач.
Відкриття операції, що сформована документом, приведе до появи на екрані електронної форми документа. У ній є всі необхідні реквізити проведень.
Якщо проведення, сформовані документом, неправильні, помилку слід шукати в реквізитах його електронної форми. Більше того, після проведення кожного документа бажано розшукати його в журналі операцій і переконатися, що всі реквізити господарської операції правильно заповнені.
Зауважимо, що операцію відображають у журналі проведень найчастіше в тому разі, коли у програмі для неї не передбачений документ.
Зауважимо, що в журналі операцій можна побачити не всі документи, а лише ті, що можуть формувати бухгалтерські проведення. Тому в журналі операцій не слід шукати Платіжні доручення, Договори, Рахунки, Довіреності та інші допоміжні документи, вони зберігаються у відповідних журналах документів та в повному журналі документів.
Завжди звертайте увагу на заголовок вікна Журналу операцій, у ньому висвічується інтервал видимості операцій.
Параметри журналу операцій настроюються в діалоговому вікні Сервіс\Параметри (див. п. 1.4).