31. Помощь консультанта в использовании временных ресурсов организации. Принципы эффективного тайм-менеджмента.

Выявление ресурсов имеющихся у организации и работа с ними. Обучающий вид консультирования!

Управление своим временем (тайм-менеджмент)

• причины потерь времени;

• определение времени, имеющегося в распоряжении;

• эффективная организация рабочего пространства (рабочий стол, архивы, компьютер);

• важное - срочное (расстановка приоритетов);

• особенности стратегического, проектного и оперативного планирования;

• составление календарных планов;

Принципы и правила тайм - менеджмента.

· Оптимальное использование имеющихся ресурсов.

· Контроль планирования.

· Пирамида приоритетов

· Матрица управления временем.

· Разделение полномочий.

· Принципы эффективного отдыха.

· Рационализация посредством группировки задач.

· Принцип Парето.

Эффективный тайм – менеджмент подразумевает тщательно продуманное планирование каждого дня, которое надо составлять предшествующим этому дню вечером. Именно планирование, если, конечно, его придерживаться, позволит сэкономить уйму времени. План лучше записывать на листке бумаги, а потом, по мере выполнения того или иного пункта, вычеркивать его и, при необходимости, добавлять новый.

Согласно принципам тайм – менеджмента, все дела в плане желательно разделить на три группы. Первая из них включает в себя первостепенные, не терпящие отложения, дела и предполагаемые проблемы, которые могут возникнуть в подлежащий планированию день. Проблем, для эффективного тайм – менеджмента, нужно определять не более двух. Все эти вопросы, независимо от того, какие чувства они вызывают, надо решать непременно именно в тот день, на который они намечены.

Вторая группа составляемого плана, – это важные, но не требующие немедленно исполнения, дела. Их можно выполнить, если в намеченный день внезапно высвободится часть рассчитанного на что-то другое времени. Если же сделать что-то важное, но не срочное, в этот день не удастся, со временем оно перекочует из второй группы плана в первую.

Третья группа плана для личного тайм – менеджмента состоит из мелких рутинных дел. Эти мелочи необходимо не только учитывать при планировании, но и как можно быстрее ликвидировать, – они имеют особенность вносить разлад в любую, даже очень хорошо организованную, деятельность.

Составление таких групп особенно важно, если применяется тайм – менеджмент в организации среднего и более масштаба. Он помогает определить наиболее значимые моменты работы всех сотрудников этой организации, включая и их руководящий состав. Однако для повышения продуктивности коллектива одного составления групп будет недостаточно. Согласно правилам тайм – менеджмента, каждое крупное дело при планировании нужно разбить на несколько подпунктов. В этих подпунктах следует подробно расписать цели выполнения той или иной работы, способы достижения целей и основные задачи этой работы. Затем для каждой группы дел надо определить оптимальное время, когда они будут выполняться, и примерную продолжительность выполнения.

Кроме того, правила тайм – менеджмента включают в себя учёт необходимости личного участия человека в реализации какой-то задачи. Например, в организациях исполнение каких-то дел можно поручить специально обученному персоналу, на который при этом возлагается и ответственность за качество работы.

К общему плану распределения времени, для повышения эффективности тайм – менеджмента, целесообразно добавить ещё один план, служащий альтернативой первому в случае возникновения каких – то форс-мажоров. Такой план является своего рода экстренным выходом из критических ситуаций. Он не только позволит быстро принимать верные решения, но и существенно сбережёт нервы и время, если случится что-то непредвиденное.

Приступать к работе нужно, руководствуясь составленным планом и выполняя все его пункты последовательно. Такая последовательность – гарантия успешности любого начинания. К тому же, она способствует повышению продуктивности процесса и увеличивает скорость выполнения любой работы. Стоит ли говорить, что планирование по правилам тайм – менеджмента существенно поднимает шансы стремительного продвижения по карьерной лестнице? Поднимает, конечно. Однако для того, чтобы максимально организовать своё время, следует руководствоваться максимумом основных принципов тайм – менеджмента.

Основные принципы тайм – менеджмента

Как мы уже говорили, наибольшую продуктивность от нашей работы можно получить, составив подробный и последовательный план действий. Что же касается успешного продвижения по карьерной лестнице, то для него желательно придерживаться основных принципов тайм – менеджмента, которые базируются на нескольких постулатах, это:

• умение верно ставить цели;

• умение правильно определять жизненные приоритеты;

• умение варьировать инструментами планирования;

• наработка необходимых привычек.

Что собой представляет умение верно ставить себе цели? Эффективный тайм – менеджмент подразумевает, что цель должна быть конкретной, реальной, измеримой и конечной. К примеру, если мы просто намереваемся выучить какой-то иностранный язык, – это не цель. А вот если мы хотим выучить его до определённого уровня к какому-то сроку, – это уже цель.

Умение правильно определять жизненные приоритеты заключается в нашей способности выбрать из множества целей наиболее весомую и важную на данный момент. Причём важную по отношению к собственной персоне. Ведь нередко мы отдаём предпочтение общественным или семейным целям в ущерб своим желаниям, а это, в итоге, может привести к накоплению усталости. И тогда об эффективности работы придётся забыть. Посему, если нам необходимо отдохнуть, приоритетной будет цель отдыха.

С наработкой необходимых привычек всё просто. Стабильность повторения правил тайм – менеджмента изо дня в день способствует наработке навыков, которые, в свою очередь, повышают плодотворность труда. Что, в целом, и является значительным шагом вперёд, идея которого лежит в основе сущности тайм – менеджмента.