2.4.6.3. Создание отчета

1. Запустите программу Microsoft Access. Откройте БД (например, учебную базу данных «Деканат»). 2. Создайте Автоотчет: ленточный, используя в качестве источника данных таблицу (например, Студенты). Отчет открывается в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде

3. Перейдите в режим Конструктора и выполните редактирование и форматирование отчета. Для перехода из режима предварительного просмотра в режим конструктора необходимо щелкнуть команду Закрыть на панели инструментов окна приложения Access. На экране появится отчет в режиме Конструктора

 Редактирование:  1) удалите поля код студента в верхнем колонтитуле и области данных;  2) переместите влево все поля в верхнем колонтитуле и области данных.  3) Измените надпись в заголовке страницы 

 В разделе Заголовок отчета выделить надпись Студенты. 

 Поместите указатель мыши справа от слова Студенты, так чтобы указатель принял форму вертикальной черты (курсора ввода), и щелкните в этой позиции. 

 Введите НТУ «ХПИ» и нажмите Enter.  4) Переместите Надпись. В Нижнем колонтитуле выделить поле =Now() и перетащить его в Заголовок отчета под название Студенты. Дата будет отображаться под заголовком. 5) На панели инструментов Конструктор отчетов щелкнуть на кнопке Предварительный просмотр, чтобы просмотреть отчет Форматирование:  1) Выделите заголовок Студенты НТУ «ХПИ» 2) Измените гарнитуру, начертание и цвет шрифта, а также цвет заливки фона. 3) На панели инструментов Конструктор отчетов щелкнуть на кнопке Предварительный просмотр, чтобы просмотреть отчет.

 Изменение стиля:  Для изменения стиля выполните следующее:

 На панели инструментов Конструктора отчетов щелкнуть на кнопке Автоформат,  откроется диалоговое окно Автоформат. 

 В списке Стили объекта "отчет - автоформат" щелкнуть на пункте Строгий и затем щелкнуть на кнопке ОК. Отчет будет отформатирован в стиле Строгий. 

 Переключится в режим Предварительный просмотр. Отчет отобразится в выбранном вами стиле. Впредь все отчеты созданные с помощью функции Автоотчет будут иметь стиль Строгий, пока вы не зададите другой стиль в окне Автоформат. 

 Сохранить и закрыть отчет. 

53.Форматирование отчета.

54.Группировка и сортировка в отчете.

В этом случае очень трудно будет искать нужного человека в этом списке, особенно, если учесть, что список может быть очень большой. Что нам следует сделать? Нам следует изменить порядок сортировки.

Давайте закроем этот отчет. Он у нас выделен вот здесь. И мы выполняем следующую команду: во первых мы вызываем контекстное меню, вот так вот, а затем выполняем команду – "Конструктор".

Собственно, эту же команду мы могли бы вызвать вот отсюда, с кнопочки "Режим", но это сейчас неважно.

Далее, на вкладке "Конструктор", которая у нас сейчас здесь активна, имеется группа, которая называется "Группировка и итоги".

В этой группе у нас имеется вот эта кнопочка, которая называется "Группировка". Давайте ее, собственно, мы и нажмем. У нас, в нижней части окна, открылась соответствующая область. Что мы делаем далее?

В этой области у нас есть, фактически, два уровня. У нас имеется "Группировка Код", от минимального к максимальному. Это первый уровень. И второй уровень. Второй уровень сортировки.

Она происходит по возрастанию "Даты общения" с данным человеком. То есть сначала сортируется по коду, а затем по дате общения.

Очень хорошо. Что мы делаем затем? Кажется, что если мы изменим группировку по полю "Код".

Например, выберем "Фамилию", вот так вот, и затем перейдем в обычный режим, то у нас, на самом деле, все получится. На самом деле у нас получится далеко не все.

Давайте обратно перейдем в режим "Конструктора" и посмотрим, что мы с вами должны сделать. Вернем здесь поле "Код".

Как у нас, собственно, и было, и продолжим. Необходимо сказать, что "Код" это уникальный идентификатор таблицы "Люди". Группировка по нему обеспечивает вывод всех записей этой таблицы.

Если мы хотим отсортировать записи по алфавиту Фамилий и Имен, то мы должны сделать вот что: мы должны добавить в область "Группировка", сортировка и итоги, вот это наша, собственно, область соответствующие уровни сортировки.

Что мы с вами делаем? Мы с вами, естественно, выполняем команду, которая называется Добавить сортировку.

Добавили. В этом списке выбираем мы "Фамилию", вот так вот.

Следует заметить, что при добавлении иного поля сортировки Access автоматически назначает ему порядок сортировки начиная с буквы А. Это – прямая, по возрастанию. Если мы выберем, Начиная с Z, то соответственно будет в обратном порядке.

Ну, нас устраивает начиная с А. Вот уровень у нас, собственно, и есть. Теперь, выделяем вот эту вот Фамилию и делаем вот что: хватаем мышкой эту строчку и перетаскиваем на самый верх списка, вот так вот.

Очень хорошо. Перетащили на самый верх. Точно также добавляем группировку: выделяем Имя, начиная с А, хватаем Имя и двигаем вот сюда.

Нас интересует сортировка сначала по фамилии, а потом по имени. Что мы сейчас с вами делаем?

Во первых закрываем эту область. Сохраняем наш отчет и смотрим что у нас при этом получилось. А у нас, на самом деле, получилось все как надо. У нас сначала идет фамилия Борисов, Иванов, Иванов, Иванов и так далее, то есть правильная алфавитная последовательность. А среди однофамильцев тоже правильно проведена сортировка, например сначала идет Василий Иванов, затем Иван, Федр, вот так вот.

Предположим, попробуем сделать в обратном порядке. Попробуем, чтобы у нас это все было не по алфавиту, не от меньшего к большему, а наоборот. Что мы с вами для этого делаем?

Опять-таки переходим в режим Конструктора, вот так вот. Выполняем команду Группировка и вот здесь, в каждом пункте, соответственно, меняем - начиная с Z, вот так вот.

Сохраним давайте. Запустим. Сейчас у нас идет по убыванию. Давайте попробуем сделать еще вот что: попробуем, чтобы сначала сортировалось по имени, а уж только потом по фамилии.

Захватываем строчку Имя и перетаскиваем наверх, вот так. Сохраняем и смотрим что получилось.

Получилось у нас все правильно. Сначала имена идут в убывающем порядке, начиная от Z потом к А, а затем уже фамилии. Продолжаем.

Следует сказать, что заголовки тех групп, а в данном случае записи у нас сгруппированы, вот у нас уровни группировки, для которых нет ни одной записи в таблице Список, у нас в отчет не попадают. То есть, у нас имеются в отчете только люди, для которых хоть раз имело место какое-либо общение.

Ну на этом давайте закончим текущий урок. На следующем уроке мы поговорим о выводе результатов.