Составляющие успеха организации

1. Выживание - это возможность существовать как можно дольше. Выживание является первейшей задачей большинства организаций. Это может длиться бесконечно долго, потому что организации имеют потенциал существовать бесконечно. Для того, чтобы оставаться сильными и чтобы выжить, большинству организаций приходится периодически менять свои цели, выбирая их соответственно изменяющимся потребностям внешнего мира. Почти все организации, су

ществуют ради бизнеса, периодически разрабатывают новые виды продукции или услуг для своих потребителей.

2. Результативность и эффективность. Чтобы быть успешной в течение долгого времени, чтобы выжить и достичь своих целей, организация должна быть как эффективной, так и результативной. Результативность является следствием того, что “ делаются нужные, правильные вещи”. А эффективность является следствием того, что “правильно создаются эти самые вещи”.

3. Производительность - относительная эффективность организации. Производительность выражается в количественных показателях. Производительность - это отношение количества единиц на выходе к количеству единиц на входе. Производительность на всех уровнях организации является критически важным фактором для того, чтобы организация могла выжить и добиться успеха в условиях конкуренции.

Серьезность последствий снижения производительности подчеркивается возрастающей конкуренцией,которая начинает носить поистине глобальный характер.

4. Практическая реализация. Цель управления - выполнение реальной работы реальными людьми. Успешным решением считается такое, которое реализуется реальными людьми, и реализуется практически, то есть превращается в действие результативно и эффективно.

Внутренняя среда организации внутренние переменные

Внутренние переменные - это ситуационные факторы внутри организации. Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные в основном являются результатом управленческих решений. Это, однако, не означает, что все внутренние переменные полностью контролируются руководством.

Основные переменные в самой организации, которые требуют внимания руководства, это цели, структура, задачи, технологии и люди. Мы рассмотрим их основные характеристики, позднее обсудим их взаимосвязь.

ЦЕЛИ

Организации - это группы людей с осознанными общими целями. Организацию можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнить коллективно то, чего они не могли бы выполнить индивидуально. Следовательно цели - это конечные состояния организации. В ходе процесса планирования руководство разрабатывает цели и сообщает членам организации. Этот процесс представляет собой мощный механизм координирования, потому что он дает возможность членам организации знать, к чему они должны стремиться.

Определение целей деятельности фирмы на ближайшую и дальнюю перспективы - это главное в менеджменте (management by objectives). Управление путем постановки целей осуществляется с учетом оценки потенциальных возможностей фирм и ее обеспеченность соответствующими ресурсами. Различают цели общие и специфические.

Разнообразие целей.

У организации могут быть разнообразные цели, особенно это касается организации различных типов. Организации, которые занимаются бизнесом, сосредоточены главным образом, на создании определенных товаров или услуг в рамках специфических ограничений по затратам и получаемой прибыли. Эта их задача отражена в таких целях, как рентабельность и производительность. Государственные органы, учебные институты и некоммерческие больницы не стремятся получать прибыль. Но их волнуют затраты. И это находит отражение в наборе целей, сформулированных как предоставление конкретных услуг в рамках определенных бюджетных организаций. Однако лежащие в их основе этические понятия, в сочетании с острым чувством социальной ответственности, зачастую являются скорее философией конкретных организаций, чем следствием их природы как коммерческих или некоммерческих организаций.

Цели общие отражают концепцию развития фирмы и разрабатываются на длительную перспективу. Они определяют основные направления программы развития фирмы, что требует точного формулирования целей и их увязки с ресурсами. Одновременно с формированием целей происходит их ранжирование по принципу приоритетности. В качестве примера можно привести следующую довольно типичную схему ранжирования общих целей, выражаемых в количественных показателях или путем формирования общих направленностей политики фирмы:

0. обеспечение оптимальной рентабельности; обеспечение устойчивости положения фирмы;

1. разработка новых направлений развития, новых видов деятельности фирмы.

Специфические цели разрабатываются в рамках общих целей по основным видам деятельности в каждом производственном отделении фирмы и могут выражаться в количественных показателях. Среди специфических целей центральное место занимают следующие:

0. определение рентабельности по каждому отдельному подразделению, выступающему центром прибыли;

1. другие специфические цели;

2. цели филиалов и других дочерних компаний.

Цели подразделений

В подразделениях, как и во всей организации, необходима выработка целей. Цели подразделений в различных организациях, которые имеют сходную деятельность, будут ближе между собой, чем цели подразделений в одной организации, занимающихся различными видами деятельности. Цели подразделений должны внести конкретный вклад в цели организации и не должны вступать в противоречия с целями других подразделений.

СТРУКТУРА

Структура организации - это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.

Под структурой аппарата управления производством понимается количество звеньев и ступеней управления, их соподчиненность и взаимосвязь.Структура аппарата управления оказывает активное воздействие на процесс функционирования систем управления развития производства.

На структуру аппарата управления оказывают воздействие следующие факторы:

0. характер производства и его отраслевые особенности (состав производимой продукции. технология изготовления, масштаб и тип производства, уровень технической оснащенности призводства);

1. формы организации управления производством: линейная, линейно-функциональная, матричная;

2. степень соответствия структуры аппарата управления иерархичной структуре производства;

3. соотношение между централизованной и децентрализованной формами управления;

4. соотношение между отраслевой и территориальной формами управления;

5. уровень механизации и автоматизации управленческих работ, классификация работников, эффективность их труда;

6. соответствие иерархичной структуре производства как управленческой системе.

Структурные переменные будут подробно рассмотрены при обсуждении процесса функционирования организации.

Специализированное разделение труда

В большинстве современных организаций разделение труда вовсе не означает случайного распределения работ между имеющимися людьми. Характерной особенностью является специализированное разделение труда - закрепление данной работы за специалистами, теми, кто способен выполнить ее лучше всех с точки зрения организации как единого целого. Разделение управленческого труда между экспертами по маркетингу, финансам и производству является наглядным тому примером. Разделение работы по производству автомобиля на многочисленные малые операции также можно рассматривать как конкретную специализацию труда. Во всех организациях, за исключением самых мелких, имеет место горизонтальное разделение труда по специализированным линиям. Если организация достаточно велика по размеру, специалистов обычно группируют вместе в пределах функциональной области. Выбор функциональных областей определяет основную структуру организации и в значительной степени возможности ее успешной деятельности. Эффективность и целесообразность способов разделения работы между людьми - сверху вниз, до самого первого уровня организации - во многих случаях определяется, на- сколько производительна может быть организация по сравнению с ее конкурентами. Не менее важно и то, как осуществляется вертикальное разделение труда.

Объем управления

Вертикальное разделение труда, то есть отделение работы по координации от непосредственного выполнения заданий, необходимо для успешной групповой работы. Преднамеренное вертикальное разделение труда в организации дает в результате иерархию управленческих уровней. Центральной характеристикой этой иерархии является формальная подчиненность лиц на каждом уровне. Лицо, находящееся на высшей ступени управления, может иметь в своем подчинении нескольких руководителей среднего звена, представляющих различные функциональные области. Руководители среднего звена могут в свою очередь иметь несколько подчиненных из числа линейных руководителей. Иерархия пронизывает всю организацию, спускаясь на уровень неуправленческого персонала.

Число лиц, подчиненных одному руководителю, представляет собой сферу контроля. Сфера контроля - это важный аспект организационной структуры. Если одному руководителю подчиняется довольно большое количество людей, то мы говорим о широкой сфере контроля, которая дает в результате плоскую структуру управления. Если сфера контроля узкая, то есть каждому руководителю подчиняется мало людей, можно говорить о многоуровневой структуре. В целом большие организации с плоской структурой имеют меньше уровней управления, чем организации сопоставимого размера с многоуровневой структурой. Не существует идеальной сферы контроля. Многие переменные внутри самой организации и во внешней среде могут влиять на нее. Более того, ни сфера контроля, ни относительная “высота” структуры организации не являются функцией размера организации.

Необходимость в координации

Необходимость в координации, существующая всегда, становится поистине насущной, когда работа четко делится и по горизонтали, и по вертикали, как это имеет место в крупных современных организациях. Если руководство не создает формальных механизмов координации, люди не могут выполнить работу вместе. Без соответствующей формальной координации различные уровни, функциональные зоны и отдельные лица легко могут сосредоточиться на обеспечении своих собственных интересов, а не на интересах организации в целом.

Функционирование и сообщение целей организации в целом и каждого ее подразделения представляет собой лишь один из многочисленных механизмов координации. Каждая функция управления играет определенную роль в координировании специализированного разделенного труда. Руководители всегда должны ставить перед собой вопрос: каковы их обязательства по координации и что они делают, чтобы их выполнить.

ЗАДАЧИ

Еще одним направлением разделения труда в организации является формирование задач. Задачи - это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. С технической точки зрения задачи предписываются не работнику, а его должности. На основе решения руководства о структуре каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации.

Считается, что, если задача выполняется таким способом и в такие сроки, как это предписано, организация будет действовать успешно.

Сущность выработки и реализации задач состоит в том, чтобы выбрать нужное направление развития из многочисленных альтернатив и направить производственно-хозяйственную деятельность по избранному пути.

Высший уровень управления основан на решении следующих задач:

0. разработка стратегических целей компании;

1. оценка ее возможностей и ресурсов;

2. анализ тенденций в области маркетинговой деятельности;

3. оценка альтернативных путей деятельности;

4. определение стратегии на перспективу;

5. подготовка детальных оперативных планов, программ и бюджетов;

6. оценка деятельности фирмы на основе определяющих критериев с учетом намеченных целей и планов.

Характеристики задач.

Задачи организации традиционно делятся на 3 категории:

0. работа с людьми;

1. работа с предметами (машинами, сырьем, инструментами);

2. работа с информацией.

Два других важных момента в работе - это частота повторения данной задачи и время, необходимое для ее выполнения. Управленческая работа носит менее монотонный, повторяющийся характер, и время выполнения каждого вида работы увеличивается по мере перехода управленческой работы от низшего уровня к высшему.

Задачи и специализация

Специализация задач повышает прибыль, потому что увеличение производительности снижает затраты на производство. Специализация задач быстро нашла свое применение во многих простых операциях. Существует тенденция расширения специализации и тем самым дробления всей работы на более мелкие операции.

ТЕХНОЛОГИЯ

Технология имеет гораздо более широкое значение, чем традиционно считается. Большинство людей рассматривают технологию как нечто, связанное с изобретениями и машинами, однако социолог Чарльз Перроу, который много писал о влиянии технологий на организацию и общество, описывает технологию как средство преобразования сырья - будь то люди, информация или физические материалы в искомые продукты и услуги. Люис Дейвис предлагает сходное широкое описание: “Технология - это сочетание квалифицированных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, в информации или людях.”

Задачи и технология тесно связаны между собой. Выполнение задачи включает использование конкретной технологии как средства преобразования материала, поступающего на входе, в форму, получаемую на выходе. Влияние этой переменной на управление в значительной мере определялось тремя крупными переворотами в технологии: промышленной революцией, стандартизацией и механизацией с применением конвейерных сборочных линий.

Стандартизация и механизация

Использование стандартных частей значительно сократило стоимость производства и ремонтных работ. Концепция стандартизации стимулировала дальнейшее повышение специализации, открыв одновременно новые широкие возможность для применения неквалифицированного и малоквалифицированного труда. Именно на этом основано массовое производство товаров и услуг, являющиеся характерным для нашего общества. Стандартизация и механизация, то есть использование машин и механизмов вместо людей, в настоящее время широко распространены не только в сфере производства.

Конвейерные сборочные линии

Сегодня движущиеся конвейерные сборочные линии применяются почти повсеместно при производстве самой сложной продукции. Для полного использования их преимущества операции, выполняемые рабочими, стали узко специализированными. Стандартизация, механизация и сборочные конвейеры имели глубочайшее воздействие не только на характер служебных обязанностей и задач, содержание работы, но и в целом на управление.

Классификация технологии по Вудворд

И з всех существующих систем классификаций типов технологий наибольшей известностью пользуется система Джоан Вудворд британской исследовательницы управления. Изучая производственные фирмы, она обнаружила, что все технологии производственных фирм можно разделить на 3 категории:

1) Единичное, мелкосерийное или индивидуальное производство, где одновременно изготавливается только одно или малая серия одинаковых изделий. Часто такое изделие изготавливается для определенного покупателя по его спецификациям или является опытным образцом.

2) Массовое или крупносерийное производство применяется при изготовлении большого количества изделий, которые идентичны друг другу и очень похожи. Такой тип производства характеризуется механизацией, использованием стандартных деталей и конвейерным способом сборки.

3) Непрерывное производство использует автоматизированное оборудование, которое работает круглые сутки для непрерывного изготовления одинакового по характеристикам продукта в больших объемах.

Классификация технологии по Томпсону

Социолог и теоретик организации Джеймс Томпсон разработал для классификации технологий систему, отличающуюся, но не противоречащую предыдущей. По его мнению, технологии можно разделить на 3 следующие категории:

1) Многозвенные технологии характеризуются серией взаимозависимых задач, которые должны выполняться последовательно. Сборочные линии массового производства являются типичным образцом такого вида технологии.

2) Посреднические технологии характеризуются встречами групп людей, таких, например, как клиенты или покупатели, которые являются или хотят быть взаимозависимыми.

3) Интенсивная технология характеризуется применением специальных приемов, навыков или услуг, для того чтобы произвести определенные изменения в конкретном материале, поступающем в производство.

ЛЮДИ

Важно понимать, что и организация, и руководители, и подчиненные не что иное, как группа людей. Когда закрывается завод, принимает решение конкретный человек, а вовсе не абстрактное руководство. Когда выпускается продукция низкого качества, виноваты не “рабочие”, а несколько конкретных людей, которые недостаточно мотивированы или необучены. Если руководство не признает, что каждый работник представляет собой личность, с ее неповторимыми переживаниями и запросами, способность организации достичь намеченных целей будет поставлена под угрозу. Руководство достигает целей организации через других людей, следовательно, люди являются центральным фактором в любой модели управления, включая и ситуационный подход.

Существуют 3 основных аспекта человеческой переменной в ситуационном подходе к управлению:

0. поведение отдельных людей;

1. поведение людей в группах;

2. характер поведения руководителя, его влияние на поведение отдельных людей и групп.

Как ведет себя человек в обществе и на работе является следствием сложного сочетания индивидуальных характеристик личности и внешней среды.

Умственные и физи- Ценности и взгляды

ч еские способности

Индивидуальное

поведение и успе-

шность деятельности

Производительность Потребности

Ценности и

притязания.

Рис. 5 Факторы, влияющие на индивидуальное поведение и успешность деятельности.

Менеджер обязан:

0. в случае неудачи нести личную ответственность, не перелагая ее на подчиненных;

1. способствовать дальнейшему повышению уровня квалификации и росту талантов сотрудников;

2. проверять результаты в достижении намеченных целей, но не действовать приказным порядком, оказывая давление на мнения сотрудников;

3. проявлять лояльность по отношению к сотрудникам в случае их просчетов и неудач;

4. учитывать индивидуальность сотрудников, иметь к каждому свой подход;

5. ощущать свою ответственность перед сотрудниками, быть их начальником, а не товарищем;

6. достигать намеченных целей,улучшая условия труда сотрудников, стимулируя их к взаимодействию;

7. помочь каждому сотруднику ощутить результаты его труда.

Способности

У одних людей способностей больше, чем у других, для выполнения такой работы, как печатание, планирование, компьютерное программирование, или же любой другой работы, которая требуется в организации для выполнения задач и достижения ее целей. Эти различия в способностях частично объясняются наследственностью, к ним относятся интеллектуальные способности и некоторые физические данные. Но обычно эти способности приобретаются с опытом.

Организации почти всегда пытаются воспользоваться различиями в способностях при решении вопроса, какую должность или какую работу будет выполнять конкретный работник. Отбор человека, который лучше других способен выполнять конкретную работу - это логическое средство увеличения выгоды от специализации. Можно предположить, что человек, отличающийся наибольшими способностями в конкретной области, будет выполнять работу лучше других. Однако на практике на поведение человека влияют и другие факторы, которые вынуждают человека вести себя не так, как можно было бы предположить, исходя из оценки его способностей. Это одна из причин, почему многие организации предпочитают расширять способности неконкретного работника к выполнению специфической задачи путем соответствующего обучения, если другие характеристики подходят для новой работы. Способности, вероятно, относятся к характеристикам, которые легче всего поддаются изменениям.

Предрасположенность, одаренность

Предрасположенность - это изменяющийся потенциал человека в отношении выполнения какой-либо конкретной работы. Являясь результатом сочетания как врожденных качеств, так и приобретенного опыта, предрасположенность, одаренность становятся как бы талантом, открывающимся в определенной области. Влияние одаренности часто наиболее очевидно в таких областях, как музыка и спорт. Предрасположенность в определенной области обычно облегчает приобретение способности эффективно выполнять конкретную деятельность. Если руководитель не сможет правильно оценить предрасположенность человека к определенной работе, время и расходы, понесенные в связи с его обучением, будут потрачены впустую.

Потребности

Потребность есть внутреннее состояние психологического или физиологического ощущения недостаточности чего-либо. К базисным потребностям относятся, в основном, потребности физиологические (потребность в пище, питье, тепле), а также психологические потребности причастности, принадлежности к группе, к обществу. Многие люди имеют потребность к власти и влиянию, это может долгое время не проявляться, пока не будут удовлетворены их базисные потребности. Если они не удовлетворены, человек бессознательно будет стремиться к их удовлетворению.

С точки зрения управления это означает, что организация должна стремиться создать ситуации, в которых удовлетворение потребностей работников вело бы к реализации целей организации.

Ожидание

Основываясь на прошлом опыте и оценке текущей ситуации, люди формируют ожидание относительно своего поведения. Сознательно или подсознательно они решают, насколько вероятно или нереально свершение чего-то значимого для них. Эти ожидания оказывают значительное влияние на их сегодняшнее поведение. Если люди не ожидают, что поведение, которого ждет от них организация, приведет к достижению желаемых целей или удовлетворению личных потребностей, они, вероятно, не будут работать эффективно.

Восприятие

Восприятие сильно влияет на ожидание и на все остальные аспекты поведения. Для практических целей мы определяем восприятие как интеллектуальное осознание стимулов, получаемых от ощущений. Восприятие очень важно, потому именно оно определяет, что такое “реальность” для конкретного индивида. Люди реагируют не на то, что действительно происходит в их окружении, а на то, что они воспринимают как действительно происходящее. Не существует двух людей, которые могли бы воспринять что-то совершенно одинаково. Восприятие определяет, испытывает ли человек потребность и каковы его ожидания в данной ситуации. То, что происходит в действитель-

ности, влияет на поведение только в той мере, в какой это воспринимается самим человеком. Так, если руководство хочет, чтобы работники стремились к достижению целей организации, оно не может ограничиваться созданием условий, поощряющих работников к этому.

Отношение, точка зрения

Отношения формируют наше необъективное восприятие окружающей среды и тем самым влияют на поведение. Выдающийся социальный психолог Дэрил Бем определяет отношение, как “то, что нравится, и то, что не нравится, как нашу неприязнь или привязанность к предметам, людям, группам или к любым воспринимаемым аспектам окружающей нас среды”.

Отношение к работе является важным фактором, определяющим, как люди будут реагировать на изменение условий и продолжительности работы, стимулирование труда.

Ценности

В то время как отношение является конкретным убеждением или чувством в преломлении к тем или иным аспектам окружающей среды, ценности - это общие убеждения, вера по поводу того, что хорошо и что плохо, что безразлично в жизни. Ценность всегда предполагает субъективное ранжирование по важности, качеству или по признанию чего-то благом.

Ценности, как и многие другие индивидуальные характеристики, приобретаются посредством обучения. Им обучают в школах, религиозных заведениях, их воспитывают в детях родители, они укрепляются в других социальных контактах, также через средство развлечения и досуга.

Организации и их руководители, как можно ожидать, имеют ценности, существующие в культуре данного общества. Конкретные ценности руководителей, в особенности высшего звена, часто ощущаются во всей организации и отражаются в ее целях и политике.

Каждая организация сознательно или подсознательно устанавливает свою собственную систему ценностей. Обретя плоть, эта система составляет организационную культуру или нравственный облик организации. Как и более крупное общество, организация стремится иметь свою собственную мораль, обычаи и табу.

Влияние среды на личность и поведение

Личность проявляется через “характеристики отдельного человека и его поведение, которые сгруппированы таким образом, что отражают уникальный характер приспособления данного лица к окружающей среде”.

Традиционно психологи описывали поведение отдельного человека с точки зрения отдельных свойств личности, таких как агрессивность, честность, уверенность в собственных силах, решительность или нерешительность, открытость или замкнутость. До 70-х годов большинство психологов полагало, что эти черты являются постоянными во всех ситуациях, то есть уверенный в себе человек всегда будет проявлять уверенность в поведении, а робкий человек всегда будет робким. Сегодня многие психологи утверждают, что поведение человека зависит от ситуации. Эти недавние выводы имеют очень большое значение, потому что они указывают на важность создания такой окружающей обстановке на работе, которая бы поддерживала тип поведения, желательный для организации.

Таким образом, руководители должны совершенствовать свои способности, направлять поведение работников так, чтобы добиться целей организации. Рабочая среда - некая совокупность всех внутренних переменных, которые с помощью процесса управления модифицированы и приспособлены к потребностям организации.

Группы

Любой человек, который принимал участие в демонстрациях или бывал на рок-концертах, хорошо знает, что группы могут оказывать влияние на поведение конкретных людей. Благодаря многочисленным возможностям социального взаимодействия, группы формируются спонтанно. Члены группы формируют разделяемые ими установки, ценности и ожидания в вопросах, связанных с пониманием поведенческих норм. Нормой называются стандарты поведения, признаваемые применяемыми к данным условиям. Чем в большей степени человек ценит свою принадлежность к группе, тем в большей степени его поведение будет совпадать с групповыми нормами. Групповые нормы могут способствовать или противодействовать достижению формальных целей организации.

Лидерство

Чтобы быть эффективным менеджером, необходимо быть и эффективным лидером. Лидерство - это средство, с помощью которого руководитель влияет на поведение людей, заставляя их вести себя

определенным образом. В условиях организации существует несколько точек зрения на лидерство. Одна из них касается стиля лидерства.

Стиль руководства, лидерства отражает ценности и взгляды менеджера, его отношение к подчиненным, его самооценку и личность. Эффективность конкретного стиля зависит от ситуации, которая включает содержание выполняемой работы и индивидуальной характеристики подчиненных.