1.2. Экономическая информатика и информационные системы.

Термин информатика происходит от французского слова Informatique, полученного как комбинация двух слов: Information (информация) и Automatique (автоматика). Французское словосочетание вкладывает в термин информатика смысл автоматической обработки информации.

Информатика – это наука об информации, способах ее сбора, хранения, обработки и представления с помощью электронных средств.

Таким образом, информатика имеет дело с информационными процессами, как обобщенно называют получение, хранение, обработку и представление информации, происходящими в объектах произвольной природы: технических, биологических, социальных.

Весьма авторитетный специалист в области информатики Кристен Нюгард (Kristen Nygaard) дает такое определение: информатика – это наука об информационных процессах и связанных с ними явлениях в обществе, природе и человеческой деятельности¹. В соответствии с этим определением, поле деятельности информатики гораздо шире, чем то, что обычно изучает наука о компьютерах (computer science). Занимаясь определенным классом явлений, информатика не может претендовать на то, чтобы быть строгой наукой подобно математике. Явления, возникающие в связи с информационными процессами, могут быть самой различной природы и должны изучаться с позиций соответствующей науки, как это делается в физике, экономике, социологии, биологии и т.д. Известно, что далеко не все в этих науках описывается строгими математическими законами и наука не заканчивается там, где исчерпывают себя математические методы. К таким наукам относится и информатика.

Экономическая информатика – это наука об информационных системах, применяющихся для подготовки и принятия решений в управлении, экономике и бизнесе.

Термин «информационные системы» вбирает в себя два важных понятия: «информация» и «системы». Каждое из них настолько важны, что для их описания существуют целые теории: теория информации и теория систем. Мы лишь познакомимся с базовыми понятиями, необходимыми для дальнейшего изложения.

Информация.

В последующих главах мы подробно рассмотрим определение термина «информация», рассмотрим это понятие с различных точек зрения, сейчас же дадим лишь его краткую интерпретацию на основе понятия «данные».

Данные – это фиксированные сведения о событиях и явлениях.

Будучи полученными, данные могут храниться произвольное время в неизменном виде.

Информация - это обработанные данные, представленные в виде, пригодном для принятия получателем решений.

Информация появляется при необходимости решить конкретную задачу или ответить на сделанный запрос на основании имеющихся данных. В этом случае отбираются необходимые данные из имеющегося множества. Затем они обрабатываются на основании известных методов, соответствующих поставленной задаче. Обработанные данные уже в виде информации по поводу сделанного запроса или поставленной задачи предоставляются заказчику запроса или постановщику задачи. Полученную информацию заказчик может использовать для принятия решения сформулированной задачи.

Пример. В учебной части имеется база данных, содержащая сведения о всех студентах факультета. Деканату нужна информация о количестве поступивших студентов, имеющих школьную подготовку по английскому, немецкому и французскому языках и планирующих продолжить в университете изучение того же языка. Для этого из существующей базы данных отбираются и формируются в отдельные группы (группируются) необходимые сведения. В результате получается информация в виде трех списков фамилий студентов, которые условно будут называть «англичане», «немцы» и «французы». Эта информация в виде данных списков будет использована для решения задач формирования учебных групп и составления расписания.

Таким образом, данные могут существовать вечно, будучи предоставленными всем либо открытыми только для некоторых. Но информация существует только по поводу конкретного запроса либо задачи. Нет конкретного запроса или задачи, нет информации.

Позже мы познакомимся с понятием «знания», которые также могут существовать независимо от того, есть ли на них спрос.

Система.

Воспользуемся наиболее общим и простым определением системы.

Система – набор взаимосвязанных компонентов, которые функционируют для достижения определенной цели.

В нашей жизни очень много примеров реальных систем: образования, торговли, снабжения (водо-, электро- и т.п.), теплообеспечения, связи, канализации и т.д.. Заметим, что если объединить перечисленные системы в одну, мы получим некоторое подобие общей системы, например, системы жизнеобеспечения, в которой все перечисленные ранее системы будут уже подсистемами.

Подсистема – это компонент системы, который также может рассматриваться в качестве системы.

Таким образом, систему можно представить в виде формирующих ее связанных подсистем. Чтобы понять, как функционирует большая система, надо разобраться, как действуют ее подсистемы. Иногда, чтобы правильно разобраться, как действуют подсистемы, надо представлять себе, для чего функционирует большая система.

На рисунке 1.1. дана схема, которая представляет производящую компанию в виде пяти подсистем: проектирования, производства, организации продаж, поставок и послепродажного обслуживания.

Рис 1.1. Предприятие, как система.

Источник: S.Alter. Information Systems. P.9.

В общем случае, при обсуждении систем принято выделять их основные характеристики: цель, границы, окружающая среда, входы, выходы и обратная связь.

Цель системы – это причина, ради которой система функционирует. Например, цель системы высшего образования России – обеспечение народного хозяйства страны высококвалифицированными кадрами.

Границы системы – отделяют компоненты системы от внешней среды. Внутри границ системы высшего образования России находятся отечественные вузы, а вне границ – остальной мир, включая школы, больницы, транспорт, торговлю, производство, банки, суды, милицию, прокуратуру и т.п.

Компоненты остального мира, непосредственно связанные с системой формируют внешнюю среду. В нашем случае – это школы, банки, выдающие студентам стипендию и преподавателям - зарплату, больницы, в которых лечатся вузовские работники и студенты, предприятия, на которые идут работать выпускники и т.д.

Входы системы – материальные, финансовые объекты и информация, поступающие в систему из внешней среды. Для системы высшего образования входами являются абитуриенты, выпускники вуза, поступающие в него же в аспирантуру или на работу, финансовые потоки из федеральных и региональных источников, поставки компьютеров и другой аппаратуры, обеспечивающих учебный процесс, информация, получаемая из сети интернет для подготовки учебных курсов и проведения занятий.

Выходы системы – это материальные, финансовые объекты и информация, которые поступают из системы во внешнюю среду. В нашем случае – это выпускники, выплаты за используемые ресурсы, научные результаты и консультации, предоставляемые сотрудниками вузов сторонним организациям.

Обратная связь – информация о выходах, которая используется для корректировки функционирования системы.

Обратная связь в нашем случае – это сведения о выпускниках и от выпускников о том, что хорошо, а что плохо было в процессе обучения, каких знаний им не хватает в работе – все эти сведения могут быть использованы для коррекции учебных планов, изменения учебных программ для повышения качества обучения.

На рис 1.1. обратная связь показана в виде сведений от покупателей об их предпочтениях при выборе продуктов, получаемые отделом проектирования (учтя эти пожелания, можно увеличить объем продаж), а также – в виде заявок на обслуживание приобретенной продукции: по таким заявкам можно судить о наиболее часто встречающихся проблемах и пытаться исправить имеющиеся недостатки на этапе проектирования или производства.

Мы определили только системы и подсистемы, задав, таким образом, только два уровня системы. На самом деле, таких уровней может быть гораздо больше, тогда говорят о соответствующих уровнях иерархии системы.

Информационная система (ИС) – связанный набор аппаратных и программных средств, информационных ресурсов, а также управленческого сервиса, осуществляющих информационные процессы для обеспечения подготовки и принятия решений.

Таким образом, понятие ИС – весьма широкое и включает в себя как технические системы, управляющие конкретными технологическими процессами (например, автопилоты самолетов), так и управленческие системы, применяемые компаниями для планирования и управления собственными ресурсами – материальными, финансовыми и интеллектуальными. Такие управленческие системы, используемые в экономике, иногда называют еще интегрированными системами управления (ИСУ), корпоративными информационными системами (КИС). На самом деле существует многообразие типов информационных систем, применяющихся в практике подготовки и принятия экономических решений и по мере изложения материала, читатель познакомится с большинством из них. Иногда мы будем пользоваться термином «информационная система», имеющим наиболее общее звучание – при этом из контекста понятно, что мы имеем дело не с техническими системами. Поэтому в дальнейшем тексте ИС, ИСУ и КИС практически всегда являются синонимами, кроме тех мест, где различие носит принципиальное значение. Четкое разграничение понятий будет дано в главе 10.

Основная цель разработки и применения ИС: создание современной информационной инфраструктуры для управления компанией.

В управлении компанией принято выделять три уровня: стратегический, тактический (его иногда называют – управленческий) и оперативный или операциональный.

Основные задачи ИС:

На стратегическом уровне: обеспечение высшего руководства информацией о долгосрочных тенденциях в развитии бизнеса, лучших технологиях, продуктах, методах управления и способах изменения бизнеса - для выработки долгосрочной стратегии компании, обеспечивающей конкурентное преимущество компании.

На тактическом уровне: максимально быстрое и качественное обеспечение специалистов среднего и высшего звеньев руководства, оперативной и аналитической информацией, способствующей подготовке и принятию наилучших решений.

На оперативном уровне: качественное и быстрое выполнение рутинных, часто повторяющихся операций, связанных с обеспечением информационных процессов – прежде всего - вводу и обработке первичной информации и представлению необходимых документов.

Чтобы завершить обсуждение данного нами определения экономической информатики нам осталось уточнить, что мы понимаем под принятием решения.

Принятие решения – это выбор наилучшего в каком-то смысле варианта решения из множества допустимых на основании имеющейся информации.

Термин «в каком-то смысле» имеет вполне конкретное звучание. Например, при выборе вуза для поступления каждый абитуриент принимает решение о лучшем вузе в определенном смысле: лучший в смысле качества обучения или лучший в смысле трудности поступления.

На самом деле, основная работа экономиста и бизнесмена состоит в постоянном выборе наиболее подходящего решения. Принятие решения связано с многочисленными рисками. Эти риски ошибки, принятия неверного решения – тем меньше, чем более быстро и полно будет подготовлена необходимая для принятия решения информация. В этом и заключается одна из главных функций информационных систем: оперативная поставка достоверной информацией в процесс принятия решения.

Информационные системы – основной объект экономической информатики.

В центре внимания экономической информатики находятся предпринимательские и организационные задачи, возникающие на предприятиях, в компаниях и учреждениях, а также задачи и проблемы национальной экономики, требующие информационного обеспечения. Экономическая информатика - в своей основной части - специализируется на анализе информационных потоков и возникающих при этом технологических и экономических трехсторонних отношений между: 1)источником, 2)получателем информации и 3)обеспечивающими информационные процессы информационными технологиями и специалистами. Кроме того, к основным проблемам экономической информатики относятся: внедрение информационных систем в процесс решения реальных предпринимательских и народнохозяйственных задач, их поддержание в рабочем состоянии и обеспечение эффективного развития.

Вместе с тем, у экономической информатики есть и другая задача – быть может еще более трудоемкая и сложная: оценивать экономическую эффективность информационных систем. Правильное измерение экономической эффективности позволяет получить объективные оценки затрат на ИС, равно как и реально взвесить отдачу от этих затрат. Подход к ИС с точки зрения экономической эффективности в принципе должен отвечать на важные вопросы:

Какая ИС нужна в данной компании?

Какими параметрами должна обладать ИС, чтобы решить предназначенные ей задачи компании?

Как используемая ИС может участвовать в добавлении стоимости, создании конкурентного преимущества компании?

Рассмотрение ИС с точки зрения экономической эффективности их применения является основным предметом экономической информатики.

В дальнейшем мы будем много внимания уделять именно информационным системам, используемым в хозяйственных объектах различного уровня. С этой точки зрения - ИС для подготовки и принятия решений могут применять:

отдельные индивиды;

предприятия (или компании, фирмы, учреждения – будем считать их синонимами в нашем курсе);

отраслями;

национальная экономика в целом.

Наибольший интерес для нас будет представлять уровень предприятия: он дает достаточно широкий класс задач, умение решать которые с помощью ИС позволит найти подходы к задачам всех других уровней.

Совсем просто - наши задачи в курсе – понять об информационных системах:

А) что это такое;

Б) из чего состоят;

В) как работают;

Г) как развиваются;

Д) как управляются;

Е) сколько стоят;

Ж) для чего применяются;

З) какую выгоду приносят.

ИС, рассматриваемые экономической информатикой, обладают тремя основными компонентами: информационные технологии (ИТ), функциональные подсистемы (ФП) и бизнес-приложения, управление информационными системами.

В реальности компания может располагать несколькими ИС, которые могут работать независимо друг от друга. Однако, как правило, появляется необходимость объединить их действия – сделать возможным доступ авторизованных² пользователей к однажды введенной в систему информации (сделать единым пространство данных, состоящее, как правило, из нескольких баз данных), обеспечить ввод и предоставление информации в едином стандарте и т.д. В этом случае создается интегрированная система управления (ИСУ), объединяющая существующие ИС. Структура отдельной ИС, входящей в ИСУ представлена на рис. 1.2. Заметим, что каждая ИС, входящая в ИСУ, располагает собственным набором функциональных подсистем (ФП). На практике это может означать, что объединяются сравнительно небольшие ИС, обеспечивающие различные аспекты функционирования компании, например, бухгалтерские системы и системы обслуживающие сбытовые операции, а также системы кадрового учета. Для обеспечения процессов интеграции может быть использована дополнительная ИС, либо одна из существующих, располагающая достаточными для этого ресурсами. В любом случае интегрирующая ИС считается ядром всей интегрированной системы управления (ИСУ) в целом.

Помимо собственных функциональных подсистем, действующих в каждой ИС, компания может располагать прикладными системами, работающими на уровне всей компании в целом. Это могут быть системы, обеспечивающие доступ к внешним источникам информации, таким как REUTERS, BLOOMBERG, RBC, ГАРАНТ и т.д., либо собственные (корпоративные) системы общего назначения, позволяющие вести аналитическую работу и помогать в выборе наилучшего возможного решения (так называемые – системы поддержки принятия решений, сокращенно – СППР, по-английски – Decision Support Systems – DSS). К собственным прикладным системам или иначе – бизнес-приложениям - относятся еще несколько систем – упомянем здесь две из них. Это системы, отвечающие за поставку в компанию необходимых для функционирования ресурсов (по-английски их называют Supply Chain Management Systems, сокращенно - SCM – т.е. системы управления цепочками поставок) и системы, обеспечивающие эффективное взаимодействие с клиентами (по-английски – Customer Relationship Management Systems, сокращенно – CRM). Интегрированная система управления, вместе с корпоративными приложениями образует корпоративную информационную систему (КИС). Более подробно мы рассмотрим эти вопросы в главе 11 «Архитектура информационных систем».

В дальнейшем мы, как правило, будем обсуждать информационную систему, как таковую, особо оговаривая случаи интеграции и применения корпоративных приложений.