Вопрос №3. Организация закупок материальных ресурсов

Организация закупок материальных ресурсов у сторонних поставщиков предполагает решение следующего перечня основных задач:

1. выбор и оптимизация форм снабжения по основным видам закупаемых ресурсов;

2. проведение маркетинга поставщиков и их отбор по видам ресурсов;

3. выбор оптимальной транспортно-экспедиционной схемы доставки ресурсов;

4. заключение договоров поставки;

5. организация приемки доставленных ресурсов на складах предприятия.

Снабжение предприятия материально-техническими ресурсами может быть реализовано по двум основных формам: транзитной и складской.

При транзитной форме снабжения ресурсы поступают непосредственно с предприятия-изготовителя крупными партиями, размеры которых называются транзитными нормами или нормами заказа. При использовании данной формы снабжения существенно ускоряется поставка ресурсов потребителю, более рационально используются транспортные средства и снижаются расходы на доставку. Помимо этого, при транзитной форме снабжения устанавливается непосредственная связь между поставщиком ресурсов и их потребителем, что повышает ответственность поставщика за объемы, качество, комплектность и сроки поставки, а также ускоряет и упрощает документооборот и расчеты. Основными же недостатками транзитной формы снабжения являются:

1. излишнее замораживание оборотных средств предприятия в запасах материалов;

2. увеличение расходов, связанных с хранением материальных ресурсов;

3. увеличение потребности в складских площадях.

При складской форме снабжения предприятия получают материальные ресурсы не непосредственно у их производителей, а с баз и складов снабженческо-сбытовых организаций. Эта форма позволяет избежать возникновения сверхнормативных запасов, требует меньше складских площадей и расходов на хранение ресурсов. Вместе с тем, при использовании данной формы снабжения увеличивается удельная стоимость закупаемых ресурсов за счет уплаты наценок посреднических организаций.

В большинстве случаев промышленные предприятия одновременно используют обе формы снабжения. Поэтому, для минимизации складских запасов и максимизации оборачиваемости материальных ресурсов предприятия, необходимым является решение экономико-математических задач, устанавливающих оптимальные соотношения между формами поставок по номенклатуре закупаемых на стороне ресурсов.

Процедура подбора оптимальных поставщиков материальных ресурсов обычно делится в две стадии: стадию поиска поставщиков и стадию их оценки.

Поиск поставщиков предполагает сбор и аналитическую обработку больших объемов рыночной информации с целью выделения всех возможных источников поставок. Основными способами поиска поставщиков являются:

1. объявление тендера на осуществление поставок;

2. изучение бизнес-справочников и промышленных каталогов;

3. поиск рекламных объявлений в СМИ и сети Internet;

4. посещение промышленных выставок, ярмарок и т.д.

Оценивание выделенных поставщиков направлено на отбор ограниченного числа наиболее привлекательных для предприятия контрагентов. Непосредственная процедура оценивания обычно строится на основе метода взвешивания и предполагает реализацию следующих шагов:

1. Формирование комплекса оценочных критериев. Типовыми критериями оценки поставщиков выступают:

   1. наличие у поставщика необходимых лицензий и сертификатов;

   2. уровень качества предлагаемых поставщиком ресурсов;

   3. уровень цен поставщика и требуемые им условия оплаты;

   4. способность поставщика обеспечить стабильность снабжения (по ассортименту, объемам и срокам поставок);

   5. удаленность поставщика от предприятия и величина ожидаемых транспортных издержек;

   6. сроки выполнения поставщиком текущих и срочных заказов;

   7. величина резервных мощностей поставщика;

   8. финансовое состояние поставщика;

   9. прогрессивность применяемых поставщиком систем управления производством и менеджмента качества;

   10. деловая репутация поставщика.

       2. Выбор системы оценок по каждому из критериев и осуществление непосредственных оценочных процедур.

       3. Пересчет полученных оценок поставщиков по отдельным критериям в относительную форму с целью обеспечения их сопоставимости.

       4. Определение значимости (весов) используемых оценочных критериев для предприятия.

       5. Расчет средневзвешенных оценок каждого из поставщиков по всему комплексу выбранных критериев.

       6. Ранжирование поставщиков по полученным средневзвешенным оценкам и выбор ограниченного числа наиболее привлекательных вариантов с учетом необходимой степени диверсифицированности поставок.

Выбор оптимальной транспортно-экспедиционной схемы доставки ресурсов от поставщика предполагает принятие решения относительно использования собственного или привлеченного транспорта, а также решения о целесообразности использования услуг сторонних экспедиторских организаций. Основными критериями, учитываемыми при принятии таких решений являются степень важности ресурсов соответствующего вида для предприятия и величина полных затрат по сравниваемым вариантам доставки.

Заключение договоров поставки ресурсов осуществляется по результатам проведения переговоров с выбранными ранее поставщиками и обеспечивает фиксацию принятых сторонами условий снабжения. Традиционно договора поставки материальных ресурсов имеют следующую структуру:

1. Предмет договора (наименование товара, его количество, ассортимент, качественные параметры и комплектность).

2. Цена и порядок расчетов.

3. Порядок осуществления поставок (периодичность, сроки выполнения заказов и др.).

4. Условия транспортировки.

5. Требования к таре и упаковке.

6. Страхование поставок.

7. Ответственность сторон и санкции за несоблюдение условий поставок и расчетов.

8. Срок действия договора.

9. Иные условия.

Приемка поставленных ресурсов на складах предприятия предполагает их количественную и качественную проверку, оприходование, постановку на учет и размещение на складе.

Вопрос № 28. Основы управления запасами материальных ресурсов

Основной задачей организации и управления материально-производственными запасами (МПЗ) является достижение требуемого уровня обслуживания всех потребителей, при сохранении расходов на поддержание запасов на определенном (оптимальном) уровне.

Для эффективной организации МПЗ необходимо, во-первых, устано­вить систему учета и контроля за хранящимися запасами; во-вторых, оп­ределить, когда и сколько заказывать или производить материалов, деталей и узлов.

Системы учета запасов могут быть периодическими и непрерывны­ми.

В периодической системе учет ведется через определенные временные отрезки (например, раз в неделю), чтобы затем определить объем заказа по каждому наименованию. Подобная система сокращает затраты на и контроль, но ослабляет сам контроль над запасами в периоды между проверками. Кроме того, она требует наличия резервного запаса на возможные колебания спроса.

Непрерывная система постоянно и непрерывно отслеживает все из­менения в запасах (например, с помощью штрих-кода товара). Это снаб­жает руководство ценной информацией о фактическом состоянии МПЗ и позволяет производить пополнение запасов в нужное время и в нужном (экономически оптимальном) количестве. Вместе с тем, данная система требует дополни­тельных затрат на ведение учета.

Следует учитывать, что хранимые запасы существенно от­личаются по стоимости и по величине возможного ущерба предприятия от их нехватки. В силу этого, нет необходимости уделять одинаковое вни­мание всем позициям хранения, а следует распределить усилия пропорцио­нально важности и стоимости предметов хранения. Эту задачу можно ре­шить, используя метод ABC-анализа. В соответствии с данным методом, запасы материалов классифицируются по какому-либо показателю важности. Обычно за такой по­казатель принимают величину годового использования данно­го ресурса в денежном исчислении.

В соответствии с данным признаком, запасы материалов делятся на три класса:

• класс А, который составляет до 15% общего числа предметов по количеству и от 60% по стоимости;

• класс В - среднее значение по количеству и стоимости;

• класс С, в котором находится от 60% предметов по количеству и примерно 10% по стоимости.

В соответствии с разбиением материальных запасов на классы, для них устанавливается частота и тщательность контроля и учета. В классе А необходимо часто контролировать количество и расход предметов хранения, чтобы гарантировать должный уровень обслуживания потребителей. Материалы класса С, наоборот, должны контролироваться не столь строго и тщательно.

Организация и управление МПЗ может быть реализовано двумя основными путями.

1. Пополнение запасов (их закупка или производство) происходит партиями фиксированного объема, но через различные интервалы времени. В качестве фиксированного объема заказа выступает экономическая (оптимальная) партия.

2. Пополнение запасов производится через фиксированные (равные) интервалы времени (например, раз в месяц), но партиями различного объ­ема.

Модель с фиксированным объемом заказа. В данной модели интенсивность потребления ресурса со склада может изменяться, принимая любое значение в интервале (I_min; I_max), а время выполнения заказа поставщиком и размеры партии поставки являются фиксированными параметрами. Циклы поставки ресурса на склад при данной системе управления имеют различную продолжительность вследствие меняющейся интенсивности потребления ресурса производством. В таких системах базовым управляющим параметром является остаточный уровень складского запаса соответствующего вида ресурсов. Тот уровень запаса, при достижении которого поставщику должна быть заказана очередная партия ресурса, называется точкой заказа. Величина точки заказа рассчитывается таким образом, чтобы выполнялось следующее базовое требование: склад должен обеспечить бездефицитное снабжение производственных подразделений соответствующим ресурсом в течение всего срока между моментом осуществления заказа и моментом его реального получения от поставщика. Выполнение данного условия возможно лишь в том случае, если в расчетах будет учтен наихудший с точки зрения предприятия вариант развития ситуации, при котором в период выполнения заказа будет иметь место максимально возможная интенсивность потребления ресурса производством:

;

(23.1)

где Q_тз – величина точки заказа;

Т_вз – продолжительность периода выполнения заказа поставщиком;

I_max – максимально возможная интенсивность потребления ресурса.

В рамках складского запаса, выраженного точной заказа, принято выделять отдельный объем ресурсов, называемый резервным запасом. Он характеризует такой объем складского запаса, который остается на складе к моменту поступления от поставщика очередной партии при средней интенсивности потребления ресурса производством в период выполнения заказа:

;

(23.2)

где Q_рез – величина резервного запаса ресурса на складе;

I_min – минимально возможная интенсивность потребления ресурса.

Резервный запас предназначен для снабжения производства в том случае, если интенсивность расходования соответствующего ресурса в период выполнения заказа окажется больше нормальной (средней). В противном случае резервный запас ресурса на складе окажется не задействованным.

Важным параметром данной системы управления также является максимальный складской запас ресурса, величина которого определяет необходимую для хранения емкость склада. Размер такого максимального запаса рассчитывается по формуле:

;

(23.3)

где Q_max – величина максимального запаса ресурса на складе;

Z_o – принятая (оптимальная) величина заказываемой партии ресурса.

Графическая иллюстрация работы рассматриваемой системы управления запасами для трех различных вариантов потребления ресурса производством (нормального, минимально- и максимально-возможного) представлена на рис. 23.1.

Базовой задачей, решаемой при внедрении рассматриваемого типа систем управления запасами, является выбор оптимального размера закупаемой партии. В качестве критерия оптимальности при этом традиционно используется минимум общих годовых затрат предприятия, связанных с хранением закупаемых партий и самой закупкой:

;

(23.4)

где З_хр - затраты на хранение материалов;

З_в – затраты на возобновление запаса (затраты, связанные с закупками).

Решение соответствующей оптимизационной задачи позволяет рассчитывать оптимальный размер закупаемых партий по формуле:

;

(23.5)

где N – годовая потребность в ресурсе.

Рис. 23.1. График управления запасами ресурса в системе с фиксированным объемом заказов

В целом, система управления запасами с фиксированным объемом заказа обладает двумя преимуществами. Во-первых, она позволяет предприятию закупать ресурсы партиями такого размера, который ему экономически наиболее выгоден. Во-вторых, при использовании данной системы не имеет значения, по какой траектории текущий запас ресурса на складе снижается до уровня точки заказа, а важным является лишь характер расходования ресурса непосредственно в период выполнения заказа. Это означает, что в данной системе управления для обеспечения надежной работы склада резервирование ресурсов необходимо лишь на интервале выполнения заказа, что позволяет минимизировать величину замораживания оборотных средств предприятия.

Основной же недостаток систем данного типа состоит в том, что в них очень важно правильно установить срок, когда нужно сделать заказ поставщикам на очередную партию материальных ресурсов. Как следствие этого, такие системы управления запасами требуют использования непрерывных систем контроля, которые являются относительно дорогостоящими.

Модель с фиксированным интервалом поставки. В данной модели параметры интенсивности использования ресурсов (I_min; I_max) и время выполнения заказа поставщиком заданы, а вместо объема заказа по договору с поставщиком зафиксирована периодичность (ритм) поставок. В таких системах управляющим параметром является время, т.е. заказ и получение очередных партий происходят через строго определенные промежутки времени партиями различного размера. Величина максимального складского запаса ресурса в рамках данной системы управления устанавливается из расчета того, что в период между очередными поставками (зафиксированный параметр) склад должен бесперебойно обеспечивать производственные подразделения даже в условиях максимально возможной интенсивности потребления ресурса:

;

(23.6)

где Т_мп – принятый период между поставками партий ресурса.

В момент осуществления очередного заказа фиксируется текущий остаток ресурса на складе, а также средняя интенсивность потребления ресурса. На основе этих значений проводится расчет величины очередной партии, получение которой позволит предприятию пополнить имеющийся запас до максимального уровня:

;

(23.7)