4. Таблицы. Вычисления в таблицах

Таблицы широко используются для более наглядного представления данных в деловой корреспонденции, для упорядочения расположения сведений, содержащихся в документах. Табличные данные вводятся в ячейки, образующиеся при пересечении строк и столбцов. Чтобы создать таблицу нужно в меню Вставка выбрать команду Добавить таблицу.

Команда Формула в меню Таблица позволяет произвести вычисления, используя определенные формулы, по данным таблицы. Формулу, по которой будут проводится вычисления, выбирают из списка в поле Вставить функцию. В поле формула в скобки вводят ссылки на ячейки таблицы из буквенного обозначения столбца и цифрового строки. Ссылки выглядят следующим образом: А1, А2, В1, В2 и т.д. В формулах для ссылок на ячейки используется точка с запятой для разделения единичных ячеек и двоеточие – для разделения первой и последней ячейки определенной области.

= average (a1:c2) или =average (1:1;2:2)

Этими способами можно указать целую строку или столбец. Если для указания строки используется метод 1:1, то при добавлении к таблице еще одного столбца в вычислениях будет участвовать вся строка; если же для указания строки используется метод а1: с1, то при добавлении к таблице еще одного столбца в вычислениях будут участвовать только столбцы а, b и с. Для ссылки на ячейку другой таблицы извне нужно пометить таблицу закладкой. Ссылки на ячейки в Word всегда являются абсолютными и не помечаются знаками доллара, как в Excel.

+то, что в тетради стр 16,17,если успеешь

5. Типовые документы с полями форм. Типы используемых полей.

Сначала то, что в тетради стр 18, а потом это.

В некоторые документы (платежные ведомости) мы вносим информацию в заданное место. Место в форме, в котором размещаются сведения определенной категории, называется полем формы.

Назначение кнопок инструментов формы:

4. Параметры поля формы – задает параметры поля

5. Нарисовать таблицу – создает таблицу

6. Добавить таблицу – вставляет одну или несколько строк в таблицу

7. Вставить рамку – вставляет рамку или помещает выделенный фрагмент в рамку

8. Затенение полей формы

9. Защита формы – переключает защиту активного документа

Поле со списком создается так:

1. щелкнуть по кнопке Поле со списком; появится серое поле

2. щелкнуть по нему дважды и в появившейся табличке создать список

3. нажать ОК

В текстовом поле все то же самое: в таблице вводится текст, тип которого можно изменять (дата, время, стандартный текст и т.д.). Поле со списком отличается от текстового поля тем, что здесь нет необходимости каждый раз набирать нужный текст, а просто выбрать из имеющегося списка. В поле вставляется тот элемент списка, который стоит в списке первым.

6. Этапы создания серийного письма.

1. Для их создания применяется команда Слияние из меню Сервис. В появившемся окне диалога нажимается кнопка Создать и выбирается один нескольких предложенных вариантов документа (Документы на бланке, Наклейки, конверты и Каталог). Появится новое окно, предлагающее выбрать одну из двух кнопок: Активное окно или Создать основной документ. В первом случае в качестве основного документа будет определен документ, с которым мы работаем в активном окне, во втором - создан новый документ. В основной документ вносятся текст и другие элементы, которые остаются неизменными во всех документах.

2. Источник данных – это база данных, содержащая сведения, различные для каждой версии документа слияния. Кнопка получить данные открывает список, содержащий элементы: Создать источник данных, Открыть источник данных, Использовать адресную книгу, Параметры заголовка. Выбираем создать источник данных и в списке Поля в строке заголовка выделим ненужные поля, а затем удалим их, нажав кнопку Удалить поле. Все оставшиеся данные будут вставлены в источник данных. Для добавления поля, отсутствующего в списке, введем новое имя в Поле и нажмем кнопку Добавить поле. После создания источника данных появится сообщение, что вновь созданный источник не содержит записей. Для добавления новых записей следует нажать кнопку Правка источника данных и заполнить поля Форма данных. Закончив очередную запись нажать кнопку Добавить. Когда все записи закончены нажать кнопку ОК и вернуться в основной документ. В основном документе поля слияния следует добавлять в те места, где при печати должны появляться соответствующие данные. На панели инструментов Слияние нажать кнопку Добавить поле слияния и выбрать из списка требуемое поле. Поля слияния отделяются друг от друга запятой или пробелом. Чтобы увидеть результат слияния нажать кнопку просмотр результатов слияния. Когда все сделано, нужно нажать кнопку объединить.