40. Разработка отчета с помощью Мастера. Групповые операции в отчетах.

Отчеты являются наилучшим средством для представления данных в виде печатного документа. Отчеты могут создаваться на основе таблиц, форм, запросов. Входим в режим «Отчет» / «Создать» и выбираем вид. Наиболее рациональный способ построения отчета заключается в использовании «Мастера» для создания заготовки, а затем самостоятельной его доработки. По аналогии с другими Мастерами в окошке «Создание отчета» в поле «Выбор таблицы/запроса» вводится наименование, например, запроса. Далее включается Мастер, в котором предлагается добавить уровни группировки и задать требуемый порядок сортировки. Допускается сортировка по возрастанию или по убыванию, включающая до 4х полей. Далее предлагается выбрать вид макета для отчета:

-макет

-табличный

-выровненный,

а также книжную или альбомную ориентацию отчета. После нажатия кнопки Далее Мастер предлагает выбрать используемый стиль отчета. Фигурирует список из шести различных стилей отчетов: деловой, обычный, полужирный, строгий, сжатый или спокойный. После выполненных операций задается имя отчета и нажимается кнопка Готово.

Если необходимо быстро сформировать отчет в один столбец, в котором будут представлены все поля записи данных конкретной таблицы или запроса, выбирается простой отчет. Для перехода к окну Конструктора, в котором можно произвести изменение формы отчета, нажимается клавиша Esc.

Конструктор отчетов позволяет оформить групповые операции.

Задание группировки или уровней группировки может осуществляться 2-мя способами.

-на определенном шаге мастера отчетов.может добавлять неск. Уровней группировки. В соответствие в этими уровнями данные из базы будут формироваться по определенному признаку.

-в режиме конструктора может использоваться соответств. Элемент управления (добавление-группировка)

41. Создание отчета в режиме Конструктора. Структура отчета. Вычисляемое поле

Отчеты являются наилучшим средством для представления данных в виде печатного документа. Макет отчета в режиме конструктора разделен на несколько частей. Перед началом работы макет имеет три стандартные области – верхний колонтитул, область данных и нижний колонтитул. Для добавления других областей необходимо войти в меню «Формат»:

заголовок отчета – с соответствующим текстом и датой; она генерируется с помощью функции =Now().

Верхний колонтитул

Заголовок группы – выводится в начале каждой новой группы

Область данных – здесь размещаются текстовые поля и другие элементы управления, которые представляют записи данных таблицы или запроса

Примечание группы – в конце каждой группы и содержит вычисленные суммы по соответствующей группе

Нижний колонтитул - содержит номер страницы; вычисляется при помощи функции Page()

Область примечаний – в конце отчета, в ней обычно располагаются общие итоги.

Чтобы выполнить отчет необходимо высветить его в окне отчет и нажать кнопку «Выполнить».

Аналогично формам, в отчетах возможно использование вычисляемых полей. В более широком смысле речь идет о создании пользователем функций, которые можно использовать в любом выражении для текущей базы. Такие процедуры пишутся на языке Access Basic и хранятся в модулях. Вычисляемые поля возможно создавать только в примечаниях. Потом тетрадь стр 42