82. Документационное обеспечение управления персоналом. Оформление перевода и увольнения работников.

Документационное обеспечение - организация работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Его основой является делопроизводство - полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Основными функциями по документационному обеспечению системы управления персоналом являются:

• своевременная обработка поступающей и передаваемой документации;

• доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения;

• печатание документов по кадровым вопросам;

• регистрация, учет и хранение документов по персоналу;

• формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации;

• копирование и размножение документов по кадровым вопросам;

• контроль за исполнением документов; передача документации по вертикальным и горизонтальным связям и др.

В зависимости от размеров организации делопроизводство может либо осуществляться непосредственно в одном подразделении (канцелярии, общем отделе, секретариате), либо быть рассредоточено по различным звеньям. В первом случае делопроизводство по форме организации работ является централизованным, во втором - децентрализованным. На практике преобладает смешанная форма, когда часть наиболее важных, общих для всей организации работ выполняется в одном месте, а остальная часть работ - во всех подразделениях и службах, в том числе в кадровой службе. В этом случае ответственность за делопроизводство в системе управления персоналом возлагается либо на секретаря, референта руководителя кадровой службы, либо назначается ответственное лицо из числа ее работников.

Требования к оформлению документов базируются на государственных стандартах унифицированных систем документации. Каждое подразделение службы управления персоналом разрабатывает, оформляет, исполняет ту документацию, которая соответствует его функциональному назначению.

Так, отдел кадров в обязательном порядке ведет следующие кадровые документы:

• личные дела работников организации, включающие личный листок, анкету, автобиографию, копии документов об образовании, рекомендации и т.п.;

• личные карточки;

• трудовые книжки, пенсионные дела, трудовые договоры (контракты) и т.д.

Порядок работы с этими документами регламентирован, как правило, отраслевыми и ведомственными нормативно-методическими материалами.

Большая часть документации носит внутренний для организации характер. Порядок работы с ней регулируется внутренними правилами и положениями. Особое внимание уделяется контролю за исполнением кадровых документов, который осуществляет либо руководитель системы управления персоналом, его секретарь, либо руководители подразделений кадровой службы.

Перевод на другую работу – поручение работнику работы, не соответствующей его специальности, квалификации, либо работы, при выполнении которой изменяются размер зп, льготы, преимущества, условия труда, обусловленный при заключении трудового договора.

Признаки - существенные изменения места работы, трудовой функции, размера оплаты труда, режима рабочего времени, льгот

Виды перевода:

• Перевод в той же организации, как по инициативе руководителя, так и работника

• Перевод в другую организацию на постоянную работу

• Перевод на другую местность вместе в организацией

• Перевод работника с его согласия по медицинскому заключению

Оформление перевода:

• Заявление, решение о переводе (ГенДиректору)

• Докладная записка (уведомление работника)

• Положительная резолюция руководителя (письменное соглашение работника)

• Изменение в трудовом договоре

• Приказ о переводе, запись в трудовую книжку и личную карточку

Увольнение работника по собственному желанию

• Заявление об увольнении

• Визирование заявления руководителем

• Приказ об увольнении Ген. Дир.

• Ознакомление работника с приказом

• Внесение записи в трудовую книжку и личную карточку

Компенсации при увольнении

• за неиспользованный отпуск

• за отказ от перевода в размере 2х недельного среднего заработка

• по сокращению штата в размере 3х среднемесячных окладов