Поняття та характеристика управлінської інформації
Усі процеси життєдіяльності людського суспільства відбуваються за допомогою обміну інформації, яка є формою зв'язку між об'єктами, що передають і приймають інформацію.
Інформація (англ. Information) означає тлумачення, повідомлення, роз'яснення, викладання.
Інформація — сукупність відомостей (даних), які сприймають з навколишнього середовища (вхідна інформація), видають у навколишнє середовище (вихідна інформація) або зберігають всередині певної системи.
Інформація повинна реально відображати навколишній світ (предметну область), бути зрозумілою користувачеві, своєчасною, достовірною, корисною.
У теорії автоматизованого оброблення інформації інформацію розглядають як сукупність знань, що є об'єктом нагромадження, реєстрації, передачі, збереження, оброблення.
Інформація - це основа управлінського рішення, так як вона передбачає її збір, обробку та аналіз в процесі опрацювання рішення. За допомогою інформації здійснюється циклічно повторюючи стадії процесу управління, одержання і переробки свідчень про стан управляючого об'єкта і передача управлінських команд цьому об'єкту. За допомогою інформації реалізується взаємозв'язок між органом управління і об'єктом управління, або між різними рівнями управляючої системи.
Інформація має такі ознаки:
на певному етапі процесу управління виступає продуктом праці, а на послідуючому-його предметом;
може тривалий час застосовуватися, і при використанні не втрачає споживчих якостей;
має здатність накопичуватися, що дозволяє більш чітко встановлювати зв'язки і тенденції розвитку управляємого процесу, а в той же час може морально застаріти в результаті змін;
структурні підрозділи організації виступають як споживачами інформації, так і джерелами.
Джерелами управлінської інформації можуть бути вище керівництво, підлеглі їм керівники і органи управління, засоби масової інформації, інформаційні системи, періодичний друк, зразки техніки, технічна документація, довідники, документи, фотознімки, мікрофільми, показники приборів та ін.
Види інформації, які використовуються в управлінні, класифікуються за наступними ознаками:
змістом - політична, директивна, правова, науково-технічна, економічна, планова, адміністративна, виробнича, бізнесова, нормативно-довідкова, обліково-бухгалтерська, статистична;
напрямом руху - вхідна, вихідна;
характером фіксації - фіксована, нефіксована;
способом фіксації - документована, звукова, аудивізуальна;
відношенням до суб'єкта управління - зовнішня, внутрішня;
ступенем обробки - первинна, довільна, підсумкова;
ступенем постійності - постійна, перемінна;
формі надання - літерна, цифрова, кодована;
можливості обробки - піддається і не піддається обробці;
насиченості - достатня, недостатня, збиткова;
правдивості - достовірна, недостовірна.
Для управлінської і бізнесової діяльності менеджерів найбільше значення має зміст інформації.
Управлінська інформація - один з найбільш масових різновидів інформації, яка використовується для прийняття управлінських рішень з метою активного впливу на суб’єкт управління та регулювання його виробничої діяльності.
Під управлінською інформацією розуміється сукупність відомостей про призначені процеси, що протікають всередині фірми і її оточенні, що служать основою прийняття управлінських рішень.
Управлінське рішення супроводжується вибором однієї з двох можливостей, результатом якої є відповідні "так" або "ні". Однозначна відповідь з двох можливих є одиницею інформації. В теорії інформації вона відома під назвою двійчастої інформації (біт).
Для опису кількісних характеристик економічної інформації використовують реквізит і економічний показник, як елементарні одиниці інформації або ж оцінюють об'єм інформації кількістю знаків (букв і цифр). Реквізит - елементарна одиниця економічного повідомлення, при подальшому діленні якої втрачається смислове значення. При поєднанні реквізиту з іншими аналогічними елементами створюється більш складна інформаційна сукупність, зокрема, економічний показник.
Економічний показник являє собою деяке повідомлення (висловлювання), що має самостійний економічний смисл і містить кількісну характеристику певного об'єкта (процесу).
Політична інформація відображає політику держави щодо бізнесу, соціально-економічного розвитку, різних форм господарювання.
Директивну інформацію виробляють вищі органи, які визначають стратегію господарської діяльності менеджерів і яка слугує основою управління.
Правова інформація визначає статус кожного працівника, його посадове положення і за допомогою якої встановлюють норми господарського і адміністративного права, додержуються законності.
Науково-технічна інформація надає дані про досягнення науки і техніки, для ознайомлення з якою створюються в організаціях відділи або бюро.
Економічна інформація — відображає процеси виробництва, розподілу, обміну і споживання матеріальних благ та послуг, використовується для обґрунтування управлінських рішень і управління економічним розвитком організації. Вона включає розрахунки економічних показників, результати господарської діяльності, аналізу ринку, ціноутворення та ін.
Економічна інформація - це сукупність цифр, фактів, відомостей та інших даних, які переважно кількісно відображають суспільно-економічні явища і процеси. Вона містить дані соціально-економічного планування і прогнозування, фінансових планів, первинного, оперативного й бухгалтерського обліку, статистичної звітності, економічного аналізу тощо.
Планова інформація представлена завданнями, технологічними картами, планами по періодам робіт, планами-нарядами та ін.
Адміністративна інформація призначена для оформлення ділових взаємовідносин між організаціями, громадянами і усунення недоліків; оформляється у вигляді наказів, розпоряджень, вказівок, положень;
Виробнича інформація містить оперативні зведення про техніку, технологію виконання планів виробництва і реалізації продукції.
Бізнесова інформація містить зведення про ринкові ціни та їх тенденції, рівень конкуренції, строки і об'єми надходження продукції, сервіс та рекламу, можливості комерційних операцій, підприємництво, комерційний ризик та ін.
Нормативно-довідкова інформація включає норми виробітку і обслуговування, тарифну систему оплати праці, розміри посадових окладів, довідкові дані про техніку, технологію, організацію праці.
Облікова-бухгалтерська інформація дозволяє контролювати хід виробництва і його результати, використання коштів, здобуття прибутку.
Статистична інформація представляє достовірні науково-обгрунтовані зведення, які дозволяють прийняти вірне рішення.
Зміст інформації визначається потребою управлінських ланок і приймаємих управлінських рішень. Основні вимоги до інформації: точність й достовірність, правильній відбір первинних зведень; оптимальність систематизації; достатність і задоволення потреб окремих управлінців; доступність; своєчасність надходження.
Інформація повинна бути достатньою, тобто її кількість і якість в повній мірі показувати стан справ. Необхідно визначити, що дефіцит відомостей призводить до прийняття неякісних рішень, а надлишкова інформація ускладнює розробку рішень і підвищує їх вартість.
Правдивість надходження інформації визначається її вірогідністю, одноразовістю реєстрації, точністю передачі. Якщо інформація проходить три-чотири передаючих ланки, її правдивість знижується до 10% за рахунок старіння і викривлення.
Доступність інформації міститься в тому, що вона знаходиться і накопичується в такому вигляді, що її можна було швидко і легко сприймати і використовувати в управлінні. Мова повідомлення повинна бути зрозумілою адресату, важливе значення має наочна інформація: графіки, планшети, світлове табло, слайди.
В об'єктивній реальності постійно відбуваються зміни стану об'єкта управління. Ці події породжують повідомлення, що можуть бути відображені на матеріальних носіях в різних знакових системах. Сукупність повідомлень про реальні події, факти, не співвіднесені з можливостями їх використання, називають даними.
Дані — об’єктивне відображення явищ, не пов'язане з конкретним завданням управління та з певним споживачем.
Дані стають інформацією лише тоді, коли їхній споживач розв'язує певне завдання управління. Іншими словами, інформація — це дані, які використовують в управлінні.
Інформація розглядається в прагматичному, семантичному і синтаксичному аспектах. Прагматичний аспект пов'язаний із мірою цінності, корисності економічної інформації для користувача, який її використовує з метою вироблення правильного управлінського рішення.
Семантичний аспект характеризує змістове навантаження інформації, встановлення зв'язків між її складовими частинами.
Синтаксичний аспект характеризує форми подання інформації, способи її кодування при передачі, її матеріальні носії, параметри інформаційних потоків.
В автоматизованій інформаційній системі (АІС) відповідальність за прийняття управлінського рішення покладається безпосередньо на людину, яка приймає це рішення. Тобто рішення приймає людина, а АІС їй допомагає у цьому.
Взаємозв’язок фаз прийняття рішень можна представити на наступній схемі (Рис. 5).
Ікмоу
Рис. 5. Схема взаємозв’язку фаз прийняття рішень.
Фаза аналізу повідомляючої інформації - (АІ) - від обєкта управління (Іоу) та інформації від концептуальної моделі обєкта управління (Ікмоу)
Фаза постановки задачі - (ПЗ), розвязання якої дозволить найкраще управляти об’єктом у даній ситуації.
Фаза генерації альтернатив (ГА), тобто пропозиції різних варіантів розвязання задачі.
Фаза – вибору критерію (ВК) розвязання поставленої задачі.
Фаза аналізу альтернатив (АА), на якому проводиться їх дослідження за вибраним критерієм.
Фаза остаточного вибору однієї із альтернатив (ВА), яка найкраще відповідає критерію вибору.
Фаза прийняття остаточного рішення (ОР), яке УАІС приймає у вигляді потоку управляючої інформації Іу.
На даний час під час прийняття управлінських рішень найкраще автоматизованій обробці піддається інформація у фазах аналізу інформації (АІ), генерації альтернатив (ГА) і аналізу альтернатив (АА) за вибраним критерієм.