Тема 11. Технология обработки электронных таблиц

11.1. Общие принципы работы с электронными таблицами.

Основная область применения электронных таблиц - это те сферы человеческой деятельности, где информация предоставляется в виде прямоугольных таблиц (планово-финансовых и бухгалтерских документов, учета материальных ценностей и др.), требующих при обработке проведения математических расчетов, откуда, по-видимому, и возник термин «табличный процессор». Отметим, что реляционные базы данных, также представляемые с помощью таблиц, к расчетам, как правило, не приспособлены.

В настоящее время известно много вариантов электронных таблиц: АБАК, Варитаб-86. Суперплан, Multiplan, SuperCalс, QuattroPro, Excel, Lotus 1-2-3 и др. Принципиально все они представляют табличный процессор и различаются лишь интерфейсом и сервисными возможностями.

Электронная таблица (ЭТ) - это прямоугольная матрица, состоящая из ячеек, каждая из которых имеет свой номер.

Номер ячейки определяется обычным координатным способом, например, ячейка ВЗ и т.д.

Группа ячеек (диапазон) задается через двоеточие, например, B3:С4 (или B3..С4) и образует прямоугольник, включающий ячейки ВЗ, СЗ, 3, В4, С4.

В каждую из ячеек можно занести число, формулу (арифметическое выражение) или текст. Если в ячейку ЭТ записана формула, то в исходном состоянии на экране отображается значение этой формулы, а не она сама. Операндами формулы могут быть математические функции, константы, номера ячеек (содержимое ячейки с указанным номером). Ячейка ЭТ имеет сложную «многослойную» структуру, в ней может стоять ссылка на другую ячейку, значение которой является результатом вычислений по другой формуле и т.д.

Данные, входящие в таблицы, можно автоматически представлять в виде графиков, диаграмм, гистограмм и т.д.

Пользователь работает в диалоге со специальной программой, которая позволяет заполнять ячейки нужным ему содержимым (текстами, числами или формулами для расчетов); очищать их, копировать и удалять, сортировать (т.е. располагать клетки, а также строки и столбцы из них, в определенном порядке); производить вычисления над всей таблицей или ее частью, сохранять таблицу на диске и распечатывать частично или полностью на бумагу и т.д.

Панель инструментов «Стандартная»

В нем расположены:

• Шесть кнопок выполняющие функции общего характера:

создать, открыть, сохранить, напечатать файл-книгу, просмотреть перед печатью, проверить правописание;

• Четыре кнопки для операции с фрагментами: Вырезать, Копировать, Вставить, Копировать формат;

• Две кнопки для отмены и повтора последних выполненных команд;

• Σ– в текущей ячейке появится заготовка функции =SUM(…) , /Автосумма/;

• кнопки " Добавить гиперссылку" и "Панель Web";

• f_x – кнопка "Вставка функции";

• Две кнопки сортировки выделенных столбцов по строкам в порядке возрастания и убывания;

• Кнопки "Мастер диаграм" и "Карта";

• Переключатель панели "Рисования";

• Список масштабирования и кнопка Помощника;

Работа с несколькими таблицами (книгами)

Иногда приходится работать одновременно с несколькими книгами (скопировать или перенести часть таблицы с одной на другую, сравнивать документы и т.д.)

Пиктограммы (значки) открытых книг вы увидите на панели задач Рабочего стола. Пиктограмма активного окна книги, которое видно на экране, выделяется светлым цветом.

Разделение окна документа

Чтобы увидеть одновременно разные части страницы (или документа), которые не вмещаются на экран, можно разбивать окно документа по расположению курсора в ячейке, для этого выполнить команду меню Окно– Разделить– указать мышкой место разделения, затем щелкнуть левой кнопкой мыши. И это разделение можно закрепить с помощью команд Окно– Закрепить области, при этом линии разделения становятся невидимыми. Окна можно скрыть, если выполнить команды Окно– Скрыть, и чтобы отобразить, нужно выбрать команду Окно-Отобразить.

Для отмены разделения окна и закрепления областей необходимо выбрать в меню Окно– Снять разделение и Окно– Снять Закрепление областей.