Министерство образования и науки, молодежи и спорта Украины

Киевская государственная академия водного транспорта

им.П.Конашевича-Сагайдачного

Севастопольское высшее профессиональное училище

Киевская государственная академия водного транспорта

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

Тема: Документирование распорядительной деятельности предприятия

Профессия: 4115 «Секретарь руководителя»

(предприятия, организации, учреждения)

Группа № 23/24

Учащаяся: Каднай Наталья Сергеевна

Руководитель: Мирошник Татьяна Васильевна

Дата защиты работы «___»___________20__г.

Севастополь 2013

Введение

Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается в различных документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации, применяемые в определенной сфере.

Можно дать классификацию систем документации, соотношение которых в делопроизводстве разных учреждений неодинаково:

– организационные документы;

– распорядительная документация;

– информационно-справочные документы и справочно-аналитическая документация;

– плановая документация;

– отчетно-статистическая;

– кадровая документация;

– бухгалтерская документация.

Среди большого разнообразия документов предприятий и организаций, входящих в перечисленные группы, организационно-распорядительная управленческая документация (ОРД) занимает центральное место.

ОРД классифицируется на три группы:

– организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др.);

– распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания и др.);

– информационно-справочная документация (письма, акты, протоколы, справки и др.).

В своей работе я более подробно рассмотрела систему распорядительной документации.

Цель работы – рассмотреть этапы подготовки и правила оформления распорядительных документов.

Задачи работы:

1. дать классификацию распорядительных документов;

2. определить этапы подготовки распорядительных документов в зависимости от условий принятия решений;

3. рассмотреть правила оформления распорядительных документов.

Актуальность данной темы в том, что распорядительные документы регулируют и координируют деятельность, позволяющую органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач и за счет этого получать максимальный эффект от своей деятельности, что особенно важно при рыночной экономике.

Глава 1 Общие сведения о документах

Документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов. При документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать общегосударственные правила составления и оформления документа. Ответственность и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены.

Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документацией.

Совокупность работ по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации в них движения документов характеризует термин "Делопроизводство".

Единство правил документирования управленческих действий обеспечивается унифицированной системой документации (УСД).

Национальный стандарт ДСТУ 2732 устанавливает такое определение УСД:

Унифицированная система документации – это система документации, в которой все документы созданы по единым правилам.

С 1 сентября 2003 года действует национальный стандарт Украины ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів».

Документы классифицируют по назначению, по времени создания, по происхождению, по стадии подготовки, по типу содержания, по способу представления, по месту издания, по срокам хранения, по срокам исполнения и ряду других признаков.

По назначению – организационные документы (устав, должностная инструкция, положение, штатное расписание, структура и штатная численность); распорядительные документы (приказ, выписка из приказа, распоряжение, указание, постановление, решение), информационно-справочные документы (акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, письмо, справка);

По времени создания – первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т. д.);

По происхождению документы делятся на служебные, личные и документы личного происхождения.

Служебный документ – это документ, который создала или получила организация (или другой субъект хозяйствования) в процесс деятельности.

Личный документ – Это документ, который удостоверяет личность владельца, его права, обязанности, социальное положение, а также может содержать биографические или другие сведения о нём.

Документ личного происхождения – это документ, составленный физическим лицом вне служебной деятельности или который находится в его частном собрании.

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы).

Черновик – документ, подготовленный для дальнейшего оформления. Подлинник (беловой документ) – единственный экземпляр документа,

оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.

С подлинника могут быть изготовлены копии, отпуск, выписки из документа и дубликат подлинника.

Копия – идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника.

Отпуск – копия документа, остающаяся в делах предприятия; как правило, отпуск не заверяется подписью.

Выписка из документа – заверенная часть текста подлинника. Дубли- кат – второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу

с подлинником.

По типу содержания – текстовые, иконические (графические), идеографические (схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные;

По способу представления – электронный, на бумажных носителях;

По месту составления – внутренние, внешние;

По направлению отправки – входящие, исходящие;

По срокам хранения – документы постоянного хранения и документы временного хранения;

По срокам исполнения – срочные, несрочные;

По распространению – опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные;

По степени ограничения доступа различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП) и конфиденциальные документы (в частности, содержащие коммерческую тайну).