Практична робота 3 автоматизація роботи менеджера на основі пакету прикладних програм microsoft office (microsoft word, excel, power point, access, outlook).

Мета: закріпити теоретичні знання відносно планування особистої роботи менеджера з використанням комп'ютерної техніки та виконання поставлених задач менеджера на основі інтегрованого пакету прикладних програм Microsoft Office як зручного та ефективного засобу автоматизації роботи.

Теоретичні відомості

Прикладне програмне забезпечення призначене для користувачів, що звичайно не створюють своїх програм, а лише використовують програмні засоби для вирішення певних задач. Прикладні програмні засоби будуються таким чином, щоб створити користувачу максимальний комфорт при виконанні дій і при цьому не вимагати від нього надмірно великих навиків і спеціальних знань, що не відносяться безпосередньо до його фахових інтересів.

Значне місце в прикладному ПЗ займають пакети прикладних програм, які по сфері застосування діляться на проблемно-орієнтовані, пакети загального призначення й інтегровані пакети.

Відмінною рисою проблемно-орієнтованих ППП є їх порівняно вузька спрямованість на певне коло розв'язуваних завдань і велика їхня різноманітність.

Пакети загального призначення (методоорієнтовані пакети) призначені для рішення типових завдань обробки даних.

Інтегровані ППП - це сукупність функціонально різних програмних модулів, здатних взаємодіяти між собою шляхом обміну даними через єдиний користувацький інтерфейс. Областю застосування таких пакетів є в основному економічна сфера. Інтегровані пакети забезпечують обчислювальні потреби користувача без звертання до інших програмних продуктів. У структурі пакета передбачений модуль керування, що забезпечує переключення між додатками й безконфліктне використання спільних даних. Сучасні інтегровані пакети містять, як правило, п'ять функціональних компонентів: табличний процесор; текстовий редактор (процесор); систему керування базами даних (СУБД); графічний редактор; комунікаційні засоби.

Робоче місце сучасного менеджера практично неможливо уявити без офісного пакету. Універсальне цільове призначення засобів, що входять в його склад, обумовили широке розповсюдження цього програмного забезпечення.

Офісний пакет - сукупність програм (додатків) з уніфікованим інтерфейсом, які дозволяють виконувати роботу з обробки інформації.

Одним із представників найпоширеніших інтегрованих пакетів є ППП офісних додатків MS Office

Пакет Microsoft Office складається з декількох додатків, які були розроблені фірмою Microsoft для того, щоб, з одного боку, забезпечити одноподібний підхід до управління різносортною інформацією, а з іншого -для того, щоб спростити доступ до даних, які сумісно використовуються різними додатками. Пакет Office призначений для підвищення продуктивності без суттєвих зусиль. З допомогою Microsoft Office можна створювати різного виду ділові документи, проводити комплексний фінансовий аналіз та створювати професіональні презентації. В пакет Microsoft Office входять наступні прикладні програми.

Word. Найбільш розповсюджений на ринку програмних продуктів текстовий процесор для Windows. Microsoft Word надає невідомі раніше можливості обробки текстів за допомогою множин інструментів, що значно полегшує форматування.

Excel. Microsoft Excel - достатньо потужна та проста в використанні програма обробки електронних таблиць. Крім широких можливостей роботи з електронними таблицями, Excel може оперувати декількома листами, які зберігаються в одному файлі електронної таблиці ( концепція робочої книги). Excel працює з діаграмами та графіками і може використовувати електронні таблиці в інших розповсюджених форматах, наприклад у форматі Lotus 1-2-3.

PowerPoint. Це графічна програма для створення презентацій, яка допоможе вам підготуватися до ділової зустрічі, створити слайди, презентацію та багато іншого. Вона проста у використанні та наділена достатньою кількістю інструментів, що дозволяє легко створювати презентації, які в доступній формі зможуть відобразити все те, про що ви хотіли б сказати.

Access. З Microsoft Access (вона поставляється у професіональній версії Microsoft Office) ви отримаєте потужний засіб управління базами даних, що має всі можливості реляційних баз даних та дозволяє створювати складні додатки. Інструменти Access дозволяють створювати такі бази даних, з якими в подальшому легко працювати кінцевим користувачам.

Outlook. Це система планування, яку можна використовувати для управління проведенням зустрічей, розподіленням задач, організацією контактів та заходів. Крім того, можна отримувати та відправляти електронну пошту, управляти кореспонденцією, переглядати та відкривати файли, а також розподіляти інформацію. Outlook містить "поштові скриньки" вхідної та вихідної кореспонденції, календар, засоби організації контактів, список задач, журнал та сторінку для приміток.