9. Сущность и характеристика закона информированности и упорядоченности

Процесс управления в деловой организации связан со сбором, обработкой, хранением и доведением информации.

Под информацией понимается совокупность сведений (знаний) о чем-либо. Часть этих знаний воплощена в материальных ценностях и орудиях производства. Сведения могут содержаться в виде текста, цифр, рисунков, таблиц, звука, видеоизображений.

Одни и те же сведения могут иметь для одного человека большую ценность, а для другого – быть бесполезными..

Всю совокупность информации разделяют на два больших класса:

объективную, овеществленную в какой либо продукции, товарах, услугах или знаниях;

субъективную, отраженную, организованную людьми (впечатления, мнения, инструкции, приказы, распоряжения и т.д.).

Кроме этого, информация может классифицироваться:

по областям применения: управленческая, экономическая, техническая, биологическая и т.д.;

по функциональной направленности: планирующая, организующая, активизирующая, координирующая, контролирующая, информирующая;

по времени действия: стратегическая, тактическая, оперативная;

по характеру разработки и реализации: уравновешенная, импульсивная, инертная, рискованная, осторожная;

по уровню неопределенности: низкая, средняя, высокая, сверхвысокая;

по масштабам воздействия: общая, частная;

по направлению действия: внутренняя и внешняя и т.д.

Данный закон гласит: «Любая социальная организация способна к выживанию только в том случае, если она обеспечена полной, достоверной и упорядоченной (структурированной) информацией».

Полнота информации определяется возможностями доступа к ресурсам информационного пространства, в котором действует организация, а также состоянием внешних и внутренних коммуникационных связей. Она характеризуется наличием исчерпывающих сведений об интересующем объекте (процессе, явлении). В современных условиях любой организации доступны очень большие объемы информации. Информационный голод может возникнуть не из-за отсутствия информации, а из-за необходимости затрачивать на ее поиск, обработку большое количество времени и средств (имеются в виду материальные и людские ресурсы).

В современной насыщенной информационной среде любому человеку доступны огромные объемы информации, но далеко не все, что он может узнать, доходит до его сознания, а тем более используется в жизни. Из несметного количества обрушивающейся на нас информации мы стараемся выбрать те сведения, которые нам нужны или могут понадобиться в дальнейшем.

. Каждая организация должна стремиться к тому, чтобы получить исчерпывающую информацию о деятельности своих конкурентов, партнеров и даже клиентов. Но в то же время необходимо заботиться о том, чтобы закрытая или конфиденциальная информация не стала достоянием сторонних лиц. В этой связи уместно упомянуть о грифе информации. В современных условиях он приобретает особое значение (не будем забывать о промышленном шпионаже, недобросовестной деятельности ближайших конкурентов).

К закрытой информации относятся секретные, совершенно секретные сведения и информация особой важности, которая предназначена для ознакомления узкого круга лиц. Распространение закрытой информации преследуется по закону.

Конфиденциальной информацией следует считать информацию для служебного пользования, которая защищает корпоративные потребности и интересы (сведения о кадрах, партнерах и клиентах; сведения о новых технологиях, инновациях и т.д.).

К публичной информации можно отнести газеты, выставки, телевидение, радио, лекции и т.п.

Достоверность информации – необходимое условие использования полученных данных в деятельности предприятия. Источники информации должны быть надежными и не вызывать сомнений.

В каналах передачи информации искажения могут быть вызваны как техническими, так и социально-психологическими причинами. Наслоение на передаваемую информацию личного и группового интереса является главным социально-психологическим фактором. Известно, что некоторые недобросовестные предприниматели прибегают к умышленной дезинформации, чтобы ввести в заблуждение клиентов, конкурентов или контролирующие органы.

При оценке достоверности получаемой информации целесообразно разделить ее на три информационных категории:

информационные сообщения, полученные из источника, о котором вы собираете информацию;

информация, полученная из независимых источников;

информация, полученная из неофициальных источников.

Информацию, входящую в первую категорию, получают из опубликованных материалов о деятельности интересующего предприятия, включая каталоги, проспекты и рекламные сообщения. Могут приниматься во внимание данные статистической отчетности, сведения о финансовой деятельности, официально представляемые в соответствующие государственные органы, а также высказывания сотрудников предприятия во время официальных мероприятий и при личных контактах.

Информацию, относящуюся ко второй категории, иногда удается получить от организаций, которые сотрудничают с интересующим нас предприятием, и в государственных органах, осуществляющих контроль за деятельностью организаций. К ним относятся; судебные, исполнительные и налоговые инспекции.

Информация двух первых категорий отличается друг от друга не только содержанием, но и уровнем ее достоверности. В первом случае мы имеем дело с информацией, в которой явно приукрашены положительные аспекты деятельности организации и скрыты ее отрицательные стороны, поэтому уровень достоверности этих источников информации может быть охарактеризован как средний.

Источники информации второй категории имеют, как правило, сравнительно высокий уровень достоверности. Однако в этом случае мы получаем, в основном, негативную информацию.

Сведения, полученные на уровне неофициального общения, занимают промежуточное положение между двумя первыми категориями информации. Эти сведения принято называть слухами и считать ненадежной информацией.

Упорядоченность информации подразумевает структурирование или распределение информации по степени ее важности для решения задач управления организацией.

В потоке информации, используемой деловой организацией, следует выделить два направления:

информационный обмен с окружающей средой;

коммуникации внутри организации.

В информационном обмене системы с окружающей средой могут быть выделены два основных вида информации: входная и выходная информация.

Входная информация отражает структуру рынка, содержит информацию о деятельности государственных органов и о социально-экономическом состоянии общества.

Выходная информация является активным средством, которое обеспечивает создание имиджа организации и способствует вхождению организации в рынок. С этой целью широко используется реклама. Чтобы рекламные мероприятия были эффективными, они должны осуществляться в комплексе с выбранным имиджем. Распространению выходной информации способствуют переговоры, выставки, презентации.

Для обеспечения упорядоченности информации в организации должен быть установлен строгий организационный порядок. Если этого не сделать, то организация будет неуправляемой. Хорошо известно, что нельзя управлять беспорядком, поэтому работа организации должна протекать в упорядоченном информационном пространстве, причем в понятие информационного пространства должно входить и описание порядка, регламентирующего действие самой организации. В структуре организации должны быть предусмотрены все подразделения, обеспечивающие достижение поставленной цели. Если указанное условие не соблюдается, то информация об организации будет неполной.