2. Физическое местонахождение сотрудников и отделов

В ряде случаев такой относительно простой метод, как обеспечение близости местонахождения сотрудников разных функциональных подразделений, может дать хорошие результаты. Большее количество контактов между сотрудниками приводит к улучшению коммуникаций. Так, если отдел инженерных разработок находится в одном здании или на одном этаже с отделом маркетинга, можно ожидать, что инженеры с большим пониманием будут судить о потребностях рынка, и будут учитывать их в своей работе, а специалисты по маркетингу смогут лучше представить себе проблемы новых разработок. При этом коммуникации могут осуществляться неформально – в коридорах, кафетериях, местах отдыха.

Использование этого метода для улучшения коммуникаций в компании, конечно, содержит в себе проблему выбора. Если компания сфокусирована на быстром учете изменений на рынке при выпуске продукции, может оказаться целесообразным разместить в непосредственной близости маркетинговый отдел и отдел дизайна. Однако если при этом в компании существует необходимость ускорить представление новых продуктов на рынок, что требует постоянных инженерных разработок, тогда группу дизайна предпочтительно совместить по местоположению с производством.

Компания BMW в настоящее время нанимает специалистов по коммуникации для измерения коммуникационных потоков и рабочих потоков. Цель работы этих специалистов – разместить подразделения в компании таким образом, чтобы облегчить рабочие потоки.

Авиационные компании в США осуществляют практику расположения различных функций по каждой производимой секции в одном месте. Разработка, производство, качество, снабжение и другие функции, относящиеся к производству крыла, находятся в здании 101, по фюзеляжу - в здании 102, хвостовой части - 103 и т.д. Межфункциональные группы находятся в той секции продукта, над которым они работают. Организационная структура является функциональной, однако физическое местоположение связано с достижением общих задач компании. Это ведет к улучшению межфункциональных коммуникаций.

Местоположение отдельных функций компании может носить временный характер. Компания BMW имеет опытный завод по производству новых типов автомобилей. Он используется при создании новых моделей машин. Все группы, ответственные за процесс дизайна, начиная от разработки эскизов до создания готовых моделей, работают вместе от начала до конца реализации проекта. В эти группы входят дизайнеры продукта, дизайнеры процесса производства, снабженцы, дизайнеры тренинговых программ, менеджеры по маркетингу продукта, финансовые аналитики. После того, как 250 машин новой модели созданы и протестированы, группы возвращаются на свои постоянные рабочие места. В опытный завод перемещаются новые группы для разработки машин следующей серии.

3. Средства информационной технологии

Информационные технологии обладают возможностями устранять коммуникационные барьеры – временные и пространственные, а также барьеры иерархические и функциональные.

Развитие коммуникаций через использование средств информационных технологий может происходить спонтанно, например, через рассылку сообщений по электронной почте всем, кого может заинтересовать какой-либо вопрос. Практика целенаправленного использования средств информационных технологий для создания неформального общения может включать в себя, например, следующее:

• Создание базы данных по клиенту, с которым работают подразделения в разных географических регионах.

Например, если компания работает с ограниченным числом клиентов в различных регионах России, то может возникнуть необходимость координации деятельности ее региональных представительств при заключении контрактов с этими клиентами. Подразделения компании, находящиеся в Москве, Санкт-Петербурге, Екатеринбурге и других городах создают общие базы данных по обслуживаемым клиентам, в которых содержатся сведения о заключенных контрактах, их условиях, текущих переговорах, перспективах развития сотрудничества с клиентами. Такие базы данных служат исключительно важной цели координации деятельности различных региональных подразделений при работе с одним клиентом.

• Создание баз данных по персоналу, содержащей перечень сотрудников, их должностные обязанности, сферу интересов и пр. Такие базы данных формируются при обязательном согласии сотрудников, предоставляющих данные о себе.

• Использование специальных программ, позволяющих облегчить формирование неформальных сетей.

Компания Lotus разработала программу “NOTES”, которая создает возможность использования сводок сообщений. Еще более мощная программа – “Groupware”, разработанная Университетом Аризоны, которая проетсядают в различных версиях IBM и NCR. Программа обеспечивает общение сотрудников, создавая открытый для доступа набор сообщений. Все сотрудники, использующие программу, входят в систему одновременно, и сообщения появляются на экране анонимно. Процесс протекает быстрее и более эффективно, чем обычные собрания и заседания.

Новые технологии позволяют создать независимые группы, которые состоят из сотрудников географически удаленных подразделений. В компании Digital Equipment Corporation такие группы называются виртуальными командами.