3. Разработка приложения формирования плана отпусков компании

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков.

График отпусков - это локальный нормативный акт, утверждаемый руководителем предприятия с учетом мнения представительного органа работников, если таковой имеется. График отпусков должен быть в организации обязательно, поскольку он прямо упомянут в статье 123 ТК РФ. Кроме того, даже если штат сотрудников невелик, работодателю намного удобнее планировать отпуска заранее, чтобы в будущем избежать ненужных конфликтов по поводу времени ухода в отпуск.

Оформление графика отпусков как документа происходит не в произвольной форме, а на унифицированном типовом бланке формы № Т-7 - шаблоне графика отпусков. Убирать из него графы и строчки не допускается, но его можно при необходимости дополнять. В графике указывается время предоставления очередного ежегодного отпуска каждому сотруднику организации. При его составлении учитывается специфика организации, нормы трудового законодательства и пожелания сотрудников. График отпусков (форма № Т-7) подписывают руководитель кадровой службы и руководители структурных подразделений. Этот документ утверждается подписью руководителя (проставляется непосредственно на документе) по согласованию с представительным органом работников. Специальный приказ об утверждении графика отпусков руководителем не издается.

График отпусков утверждается не позднее двух недель до начала того календарного года, в котором планируется предоставление отпусков.

Составленный не позднее, чем за две недели до наступления нового года, график отпусков будет заполняться в течение всего следующего года. В частности, в него будут вноситься сведения о фактически использованных отпусках, а также информация о переносе отпусков.

График отпусков необходимо составлять и в том случае, если на предприятии принят коллективный отпуск.

О времени начала отпуска сотрудников следует предупреждать не позднее, чем за две недели (ст. 123 ТК РФ) до его начала.    Установленная норма об извещении начала отпуска, не совсем удобна для обеих сторон, поскольку работник находится в неведении в течение всего года относительно возможности получить отпуск в желаемые сроки. Лишь за две недели до наступления отпуска работник практически ставится перед фактом скорого получения отпуска.

Трудовой кодекс не предусматривает обязанности знакомить всех сотрудников с графиком отпусков под расписку, однако лучше это все-таки сделать. В то же время достаточно того, чтобы каждый работник знал из правил внутреннего трудового распорядка, где он может увидеть утвержденный график отпусков: на доске объявлений, в отделе кадров и т.п.    Две недели - это малый срок, трудно спланировать полноценный продуманный отдых. Учитывая этот факт, кадровики поступают следующим образом. После утверждения графика отпусков с ним знакомят всех сотрудников под расписку.

Таким образом, работники заблаговременно под личную подпись (она проставляется на обратной стороне документа) ставятся в известность о дате наступления их ежегодного оплачиваемого отпуска. Кроме того, выписки из графика, заверенные руководителем кадровой службы, рассылаются для ознакомления по структурным подразделениям организации, где вывешиваются на видном месте.

Извещением о начале отпуска может служить и сам приказ о предоставлении отпуска (унифицированная форма № Т - б), если он будет издан в срок.

Отдельным работникам (в случаях, предусмотренных федеральными законами) ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в любое удобное для них время.

ОСТАТКИ ОТПУСКОВ

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8» в любой момент можно увидеть остаток отпуска у сотрудника и распечатать справку об отпуске. Для этого можно воспользоваться специальной обработкой «Остатки отпусков», которая находится на закладке «Кадровый учет». Открываем обработку и находим интересующего нас сотрудника. Нажимаем кнопку «Справка по отпуску» и видим остаток отпуска более подробно. Также в обработке видны дни неиспользованного отпуска всех сотрудников на текущую дату.

Если необходимо посмотреть остатки на другую дату, то нужно сменить системную дату компьютера и повторно запустить обработку.

ПРИКАЗ О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ ОТПУСКА

Приказ о предоставлении отпуска можно распечатать в программе из кадрового документа «Отпуска организаций». Документ находится на закладке «Кадровый учет».

В документе «Отпуска организаций» выбираем сотрудника, указываем вид отпуска, в который сотрудник будет отправлен, и ставим даты начала и окончания.

В документе можно выбрать следующие виды отпусков:

Отпуск ежегодный (для отражения основного оплачиваемого трудового отпуска сотрудника).

Отпуск учебный (например, для студентов, уходящих на сессию).

Отпуск учебный неоплачиваемый.

Отпуск без сохранения заработной платы.

При установке флажка «Напомнить» программа напомнит о необходимости уточнить и зарегистрировать дату возврата сотрудника и отдельно внести документ «Возврат на работу организации». Если на время отсутствия (возможно длительного) сотрудника необходимо принять на работу замещающего, тогда следует поставить флажок «Освобождать ставку».

Документ может быть автоматически заполнен информацией об отпусках, внесенных в график отпусков организации, или фамилиями и именами сотрудников организации, отобранными по произвольным критериям. Для этого предназначено меню «Заполнить» над табличной частью документа.

Важно помнить, что для сотрудников, работающих в организации, в том числе и по внутреннему совместительству, отпуска регистрируются отдельно для каждого места работы.

После заполнения и проведения кадрового документа «Отпуска организаций» можно распечатать формы: две унифицированные печатные формы – Т-6 и Т-6а. Приказы по форме Т-6 формируются на каждого сотрудника из документа. Кроме того, можно получить диаграмму использования ежегодных отпусков – вариант печатной формы «Диаграмма».

При нажатии на кнопку «Открыть начисления» открывается обработка «Анализ неявок», с помощью которой можно создать, рассчитать и провести расчетный документ по отпуску.

РАСЧЕТ ОТПУСКНЫХ

Открыть расчетный документ «Начисление отпуска сотрудникам организаций» можно на закладке «Расчет зарплаты».

Обязательной для заполнения является дата начала отпуска. Именно она определяет расчетный период, за который будут собираться данные для расчета среднего заработка. Все остальные даты заполняются в зависимости от того, какие отпуска (основной, дополнительный и др.) предполагается оплачивать.

Продолжительность отпусков и их вид указываются на закладке «Условия». В справке к документу «Начисление отпуска» в программе указывается необходимость учитывать то, что:

если помимо ежегодного отпуска предполагается оплачивать дополнительный отпуск, то необходимо дату окончания отпуска указать с учетом даты окончания дополнительного отпуска;

если у сотрудника есть перерыв между основным и дополнительным отпуском (например, после окончания основного отпуска он на несколько дней выходит на работу), то начисление дополнительного отпуска следует внести отдельным документом. Даты основного отпуска будут соответствовать датам дополнительного;

виды дополнительных и других отпусков в обязательном порядке описываются в списке основных начислений организации. Для таких начислений указывается один из двух способов расчета: «По среднему заработку для отпуска по календарным дням» или «По среднему заработку для отпуска при расчете из рабочих дней. Для учебных отпусков дополнительно должен быть указан специальный вид времени по Классификатору использования рабочего времени – «Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка сотрудникам, совмещающим работу с обучением».

При нажатии на кнопку «Рассчитать» автоматически рассчитываются суммы отпускных выплат. Для того чтобы ознакомиться с порядком расчета и начисления сумм в документе, можно перейти на закладку «Расчет среднего заработка» (с порядком расчета среднего заработка можно ознакомиться в разделе «Справочник кадровика» информационной системы ИТС).

Здесь можно увидеть, какие суммы попали в расчет среднего заработка, какое количество дней было учтено при расчете и использовалась ли индексация заработка.

Дни расчетного периода в программе использован следующий принцип: количество дней, если месяц отработан полностью, равен 29,4. Если же месяц отработан не полностью, расчет производится по формуле:

Если при расчете отпуска сотруднику должны учитываться дополнительные начисления, отдельно созданные в программе, их необходимо включить в расчет заработка. Это можно сделать с помощью регистра расчета «Средний заработок». Регистр можно найти через меню: «Расчет зарплаты по организациям/Настройка расчета зарплаты/Средний заработок».

Теперь открываем базу для расчета отпусков, командировок и сохраняемого в других случаях среднего заработка. Добавляем соответствующий вид расчета при нажатии на кнопку «Подбор».

Суммы начислений будут учтены при расчете отпускных выплат.

После того, как отпуск начислен, его необходимо оплатить сотруднику за 3 календарных дня до начала отпуска. Произвести выплаты можно с помощью документа «Зарплата к выплате организаций». В документе выбираем характер выплат — «Отпускные» и нажимаем кнопку «Заполнить». В табличную часть документа попадают все сотрудники, которым были начислены отпускные.

Суммы начислений, не уменьшенные на величину подоходного налога, формируются в документе автоматически. Если необходимо суммы отпускных уменьшить на величину НДФЛ, то следует нажать на гиперссылку «Расчет сумм к выплате» и установить флажок «Учитывать удержания». Тогда из суммы отпускных будет рассчитан и удержан НДФЛ.

Для более детального и наглядного разъяснения вопросов расчета отпусков в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» и «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8» рекомендуем обратиться к Информационной системе ИТС.

Предоставление отпуска работнику (кроме отпуска по уходу за ребенком) регистрируется в программе документом Отпуска организаций (интерфейс Кадровый учет организации, меню Кадровый учет – Учет невыходов – Отпуска).

В шапке документа указываются:

в реквизите Организация – организация, работникам которой предоставляется отпуск;

в реквизите Ответственный - лицо из справочника Пользователи, ответственное за ввод документа в информационную базу.

Табличная часть Сотрудники заполняется списком работников, которым предоставляется отпуск. Табличная часть может быть автоматически заполнена на основании графика отпусков (по кнопке Заполнить – Заполнить по графику отпусков).

В строке табличной части указываются:

в колонке Сотрудник – работник организации, которому предоставляется отпуск;

флажок Освобождать ставку устанавливается, если сотрудник уходит в длительный отпуск, и на время его отпуска планируется принять на его ставку другого сотрудника;

в колонке Вид отпуска- выбирается один из четырех доступных видов отпусков:

Отпуск ежегодный – выбирается, если работнику предоставляется основной и/или дополнительный ежегодный отпуск;

Отпуск учебный;

Отпуск учебный неоплачиваемый;

Отпуск без сохранения зарплаты.

в колонках С, По указываются даты начала и окончания отпуска, в колонке Дней, в т.ч. доп. – автоматически подсчитывается количество дней отпуска.

По кнопке Печать можно сформировать печатную форму приказа о предоставлении отпуска работнику/работникам.

Пример

Работнику организации Абдулову Петру Петровичу предоставляется основной отпуск продолжительностью 12 календарных дней  с 09.07.2012 года.

Оформление приказа о предоставление отпуска работнику в программе производится с помощью документа Отпуска организаций

В табличной части документа указывается работник, которому предоставляется отпуск – Абдулов П.П., выбирается вид отпуска Отпуск ежегодный, вводится дата начала отпуска – 09.07.2012 и количество календарных дней отпуска – 12. Автоматически определяется дата окончания ежегодного отпуска – 20.07.2012

Работник работает в организации с 01.02.2012. Ежегодный отпуск предоставляется работнику за рабочий год с 01.02.2012 по 31.01.2013.

Печатная форма приказа формируется по кнопке Печать.