2. Обоснования необходимости использования вычислительной техники для решения задачи

Учет рабочего времени – это неотъемлемая часть организационной работы предприятия, которая помогает вести подсчет отработанных часов и выполнение определенного вида работы. Однако большинство предприятий ведет этот учет в бумажном виде, самостоятельно заполняя все табеля и журналы данного мероприятия, отмечая по каждому сотруднику его затраченное время за день, выполненные заданий и т. д.

Использование АИС облегчит этот процесс и сэкономит не только время, отведенное для заполнения различных журналов, но и финансы организации, так как не придется оплачивать работу сотруднику, который занимался записью данных в журнал.

АИС по учету рабочего времени сотрудников поможет в быстром анализе по конкретным вопросам, связанных со временем сотрудников, а так же формировании месячных отчетов по проделанной работе.

Конечно существуют и другие системы, способные решать поставленную проблему, такие как: Small Project Organizer, ПО Таймекс, биометрические системы учета рабочего времени. Достоинство этих программ и аппаратных средств в готовности к эксплуатации или например ПО Таймекс завлекает своей низкой стоимостью, но за достоинствами возникают следующие проблемы: дороговизна, сложность в установке, их дальнейшее сопровождение организацией, которая устанавливала данное программное обеспечение.

Разработка собственной информационной системы займет не более месяца, и она будет отвечать всем требованиям, которые запрашивались заказчиком.

Данная ИС может быть разработана в разных средах разработке или платформах. Конкретно рассмотрим среду программирования Delphi, базу данных Access и платформу 1с Предприятие 8.2.

Для того чтобы сделать программу в Delphi нужно не только продумать интерфейс программы, создать и запрограммировать каждый объект, еще следует непосредственно связать Delphi с базой данных Access, в которой тоже следует проделать ряд работ. Это долгий процесс разработки программы учета рабочего времени, который делает ее трудоемкой и менее эффективной.

Если создавать программу на платформе 1с Предприятие, как приложение, то это оптимальное решение данной задачи. Во-первых благодаря конфигурации этой платформы, которая позволяет быстро создать необходимую базу данных, во-вторых все работает в одном файле и не требует заполнения отдельных приложений, например как в Delphi и Access, в-третьих удобство формирования запросов и отчетов о проделанной работе и затраченном времени. Следовательно для разработки АИС «Учет рабочего времени» необходима платформа 1с Предприятие 8.2. В конфигурации которой может проводиться модернизация данной АИС.

2. Проектная часть

1. Информационное обеспечение задачи

   1. Информационная модель и её описание

АИС «Учет рабочего времени» должна учитывать потраченное рабочее время сотрудников офиса на определенные виды работ, выполняя следующие функции:

• Подсчет затрачиваемого времени на определенный вид работ;

• Формирование отчетов;

• Сбор и хранение информации;

• Анализ расхода рабочего времени.

Пользователями АИС будут сотрудники офиса, администратор ИС и пользователь-контролер, который будет выводить итоговые отчеты.

Каждый сотрудник будет ежедневно вводить информацию о проделанной работе, на основе чего и будут формироваться отчеты.

Храниться информация будет в АИС, а так же в виде распечатанных готовых отчетах.

АИС «Учет рабочего времени» состоит из: Справочников (Сотрудники, ВидыРабот, Дожности, ЧасыРаботыСКлиентами), Документа(ОтчетОВыполненииРабот), РегистраНакопления (ЧасыРаботыСКлиентами), Отчета(ОтчетОВыполненииРабот).

Для внедрения АИС «Учет рабочего времени» на ЭВМ следует установить платформу 1с Предприятие 8.2, создать новую информационную базу, открыть конфигуратор, нажать на вкладку администрирование и выбрать загрузить информационную базу.

Для того чтобы войти в 1с Предприятие нужно распределить доступ: администратор, сотрудники, бухгалтерия. Расширенный доступ имеет бухгалтерия и администратор АИС, сотрудники имеют ограниченные возможности, а именно ввод данных и формирование отчета по себе, добавлять, изменять и удалять они не могут. Каждому пользователю выдаются пароли авторизации.

Для того, чтобы ИС была готова к эксплуатации, администратору ИС следует заполнить все справочные данные, ввести всех сотрудников организации, должности, виды работ, контрагентов.

В последующем если это будет необходимо можно изменять и добавлять информацию.

После полной готовности АИС с помощью заполнения сотрудниками документа «Отчет о выполнении работы» будут формироваться отчеты о выполненных работах.