40.Функции и виды контроля

Контроль представляет собой непрерывный процесс, направленный на достижение целей и задач предприятия, который способствует не только обнаружению, но и устранению возникающих в управлении проблем. Основная цель контроля: содействовать сближению фактических и необходимых результатов выполняемых работ, т.е. обеспечить выполнение задач (достижения целей), стоящих перед предприятием. Контроль является таким типом деятельности по управлению предприятием, который позволяет своевременно выявить проблемы, разработать и осуществить мероприятия по корректированию хода и содержания работ в организации до того времени, когда проблемы приобретут признаки кризиса. В то же время контроль позволяет выявить, поддержать и распространить позитивные явления и начинания, наиболее эффективные направления деятельности на предприятии. Контроль, как управленческая деятельность, должен отвечать таким требованиям:

• - быть всеобъемлющим и объективным, т.е. ориентированным на адекватное отображение достигнутых параметров относительно установленных целей и выбранных стратегий;

• - ориентироваться на конечные результаты, в этом контексте контроль рассматривается как средство достижения целей;

• -должен носить непрерывный и регулярный, неотвратимый характер;

• - быть гибким, то есть не мешать выполнению основной работы (в противоположность “советским системам” контроля, когда “под эту функцию” строилась вся система);

• - отвечать содержанию тех работ, которые контролируются, проверять не только количество и срок, но и качество работы;

• - быть понятным для тех, кого контролируют и проверяют;

• - быть своевременным, чтобы иметь возможность вмешательства и корректирования происходящих процессов;

• - обеспечивать проверяющих необходимой полной, понятной и лаконичной информацией;

• - быть экономным, то есть соответствовать требованию: затраты на его проведение не могут быть больше, чем те результаты, которых достигают в процессе контроля;

• - должен быть действенным, то есть не ограничиваться выявлением фактического состояния объекта контроля, но и сопровождаться соответствующими решениями.

Виды контроля

Три основные виды контроля:

• - предварительный;

• - текущий;

• - заключительный.

Предварительный контроль. Этот вид контроля называется предварительным потому, что осуществляется до фактического начала работ на стадии планирования и создания организационных структур Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются подчиненные сотрудники, а сам он является прерогативой их непосредственного начальника. Текущий контроль базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль таким образом, аппарату управления необходима обратная связь. Заключительный контроль. При текущем контроле используется обратная связь в ходе проведения самих работ для того, чтобы достичь требуемых целей и решить возникающие проблемы прежде, чем это потребует слишком больших затрат. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми. Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее он имеет две важные функции:

- одна из них состоит в том, что заключительный контроль дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем.

• - вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации. Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно.