2. Электронный документ – генезис понятия. История.

Правила учета и контроля за движением документов, должны распространяться на все подразделения и рабочие места персонала, работающего персонала с документами. Так же при решении различных функциональных задач и обработки связанных с ней документами должны использоваться специальные правила работы.

Электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме.

Технотронные док:

• Ориентация на определенный вид обработки

• Св-ва применяемого носителя записи ( термин « док. На машинной ленте»)

• Пригодность для автоматического ввода информации в вычислительную машину( машиночитаемых док)

• Для восприятия человеком без специальных технических средств ( человекомашиночитаемость)

• Указание на способ создания док. (технотронный док)

• В 60-е года матричный док. Включает информацию воспроизведенную на специальных матречных полях

• 70-е понятие машинноориентированный док., который приспособлен для обработки данных средствами вычислительной техники.

• К концу 80-х перфорационных вычислительных машин, начало применения МЧД в управлении деятельности.

• 90-е электронный документ (ЭД)

МЧД определяется как документ пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации. ( к док на машинных носителях относится : док на магнитных носителях, диски, гибкие магнитные диски и т.д.)

ЭД:

• Предназначен для передачи информации во времени и пространстве

• Совершен с помощью любой известной или возникшей в будущем технологии и в форме соответствующим правилам оформления

• Утверждающая, сопутствующая подтверждающая какой-либо факт или событие.

• Содержащая атрибуты своей подлинности.

ЭД рассматриваются как особая категория док. Выполняющая теже функции и обладающая той же значимостью, что и традиционные док., а не как диски , дискеты и т.д.

4.Классификация документов с точки зрения специфики перевода в электронный вид. С точки зрения перевода документов в электронный вид (ввода документов в компьютер) их условно делят на формализованные, неформализованные и специальные.

Формализованные документы - это документы, в которых заранее определена форма: расположение обязательных полей, в которые заносятся данные. Например, бланки, накладные, анкеты, картотеки и т.д.(бланки, анкеты)

Неформализованные документы - это документы произвольной формы: договоры, письма и т.д.

К специализированным относятся такие документы как, например, карты и отпечатки пальцев.

5. Технологии работы с электронными документами в системе электронного документооборота (сэд)

СЭД служат для интеграции всех информационных предложений в едениную информационную среду , обеспечивающую оперативное взаимодействие всех пользователей при выполнении или деловых процедур и функцией управления необходимой информацией.

Классификация документов с точки зрения перевода в электронный вид:

• Неформализованные( договора, письма)

• Специализированные (фото, карты)

• Формализованные

ЭДО включает: создание документов, их обработку, передачу, хранение, вывод информ. Циркулирующей в организации или предприятия, на основе использования комп сетей.

Управление элект док-ом- организация движения док между подразделениями предприятия или организации , группами пользователей или организации, группами пользователей или отдельныз пользователей.

Главное назначение СЭД: организация , создание и хранение эл док, а так же управление их жизненным циклом.

Основ сво-ва СЭД:

• Открытость

• Высокая степень интеграции с прикладным программным обеспечением

• Особенность хранения док

• Маршрутизация док

• Разграничение док

• Отслеживание версий и подразделений док

• Поддреживание различных клиентских программ

• Аннотирование док

• Просмотр док разных форматов

Основные технологии работы с эл док:

• Document management ( все тех упрпв док)

• Document imaging ( распоз док)

• Work flow /docflow (план и управ док)

• Groupware (группов работы, каробки, кантруктор)

• Electronic archiving ( архив)

• Electronic Document Interche