4. Изготовление электронных документов. Основные офисные программы. Виды оргтехники, правила работы с оргтехникой. Оборудование рабочего места служащего офиса.

Изготовление электронных документов.

В настоящее время не существует единого определения электронного документа.

ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" дает следующую трактовку: «11.1. электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

Семилетов С. И. предлагает следующее определение: «"Электронный документ - документ, созданный при помощи электронных аппаратно-технических (ЭВМ) и программных средств, фиксируемый в цифровом коде в форме идентифицируемого именного файла(ов) или записи в файле(ах) базы данных, доступный для последующей обработки в информационных системах, использования, воспроизведения (отображения) и визуального восприятия, а также для передачи и получения по телекоммуникационным каналам связи"»

Создание электронных документов. Создание простых текстовых документов может выполняться на пишущих машинках различного вида с последующим вводом текста с бумажного документа в ПК с помощью сканера. Но, безусловно, эффективнее даже простые документы создавать непосредственно на ПК с использованием широкого арсенала программных средств, обеспечивающих удобный и высокоэффективный сервис. Тем более этот сервис важен при создании сложных высокохудожественных документов, предназначенных для последующего тиражирования. Составление таких сложных документов требует исполнения процедур набора текста, редактирования, корректуры, подготовки иллюстраций, макетирования и верстки страниц, печати. Часто непосредственными источниками материалов для документов служат системы сканирования изображений, факсы, электронная почта, электронные таблицы, графики, чертежи и т.п. Все процедуры создания документа можно эффективно выполнить на ПК, оснащенной сканером и набором проблемно-ориентированных ППП, в первую очередь программ текстового редактирования или настольной издательской системы. Сканер может использоваться для ввода в документ отдельно подготовленных фрагментов: рисунков, фотографий, схем, печатей, подписей и др.

Пример. В системах управления электронными документами можно использовать; текстовые редакторы: Лексикон, Muiti Edit, Word Perfect, Word 7.0; художественные редакторы: Page Maker, Water Mark Professional; издательские системы; Ventura Publisher, Corel Draw, Frame Maker; редакторы изображений, получаемых от сканеров: Water Mark Professional, Photo Styler, Photo Shop, и многие другие программные продукты.

Основные офисные программы.

Программа – это последовательность инструкций (команд), описывающая алгоритм решения с помощью компьютера соответствующей задачи, для реализации которой эта программа была разработана.

Для разработки программ используются специальные языки.

Программы отличаются большим разнообразием. Среди них можно выделить:

¨ текстовые процессоры (Word, NotePad, WordPad, семейство редакторов фирмы Adobe, Лексикон и др.).

¨программы оптического распознавания текстов (FineReader, CuneiForm и др.).

¨системы электронного перевода (например, продукты фирмы ПроМТ: Stylys, ПРОМТ 98 и др.).

¨ электронные таблицы, или табличные процессоры (Lotus‑1‑2‑3, QuattroPro, Excel и др.).

¨ системы управления базами данных (Dbase, MS Access

¨ правовые системы (Консультант + и др.)

¨ финансово-управленческие, учетные системы (1С и др.).

¨ издательские системы (PageMaker, Corel Ventura, QuarkXPress и др.);

¨ организаторы работ (Lotus Organizer, Outlook и др.);

¨графические редакторы (CorelDraw!, Adobe PhotoShop, Paint, PhotoEditor, 3D Studio и др.). ¨демонстрационные системы, предназначенные для подготовки и просмотра презентаций (MS Power Point). ¨ системы мультимедиа для отображения и обработки аудио- и видеоинформации (CD Player, Media Player и др.).

Виды оргтехники, правила работы с оргтехникой.

Офисная техника - неотъемлемая часть технического оборудования любого офиса. К офисной технике в широком смысле можно отнести любые технические средства, облегчающие работу в офисе, начиная от карандашей и авторучек и кончая компьютерами и их сетями. К офисной технике в узком смысле относят лишь технические средства, используемые в бумажном делопроизводстве, и средства административно-управленческой связи. В более узком смысле слова под оргтехникой часто понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи

Современные средства оргтехники разделяют на следующие виды:

• электронные (персональный компьютер);

• коммуникационные (телефон проводной, сотовый, факс, электронная почта);

• печатающие (печатная машинка, принтер);

• множительные (копировальный аппарат, сканер);

• презентационные (multi-media проектор);

• многофункциональные устройства (сканер-принтер-копир, сканер-факс-копир в одной упаковке).

Основными группами средств оргтехники являются:

1. Копирование и оперативное размножение документов: фотографическое копирование; ксерография; термография; Светокопирование; средства оперативной полиграфии (гектографическая печать; офсетная печать, трафаретная печать. Ризография );

2. Составление и изготовление текстовых документов: ПК; ПМ; Диктофонная техника.

3. Обработка документов: адресовальные машины; Штемпелевальные устройства (нуменаторы), маркированные машины; ламинаторы, Брошюровальные; Степлеры; переплетное оборудование; машины для уничтожения документов; Фальцевальные машины; Листоподборочные машины; Листоукладочные машины; Пачковязальные машины, Бумагорезательное оборудование.

4. Поиск, хранение и транспортировка документов: папки; микрофильмы; картотеки; тележки; транспортеры и др.

5. Административно-управленческая связь: телефонная связь; офисные АТС; радиотелефонная; пейджинговая; телеграфная; факсимильная; Глобальная информационная сеть Интернет; Сотовые системы связи; Персональная спутниковая связь; Видеоконференции (по видеотелефону).

6. Презентационные средства: проекционный аппарат, Видеоролик, Мультимедиа

Общие требования безопасности при работе с оргтехникой:

Строго запрещается: -трогать руками разъемы соединительных кабелей; -прикасаться к питающим проводам;-прикасаться к экрану и тыльной стороне монитора, клавиатуры; -вскрывать корпус системного блока; переподключать внешние устройства в случае их неисправности с одного компьютера на другой; - класть диски, книги, тетради на монитор, системный блок, клавиатуру, принтер и другие устройства; -работать во влажной одежде и влажными руками; -употреблять пищу и напитки за компьютерным столом.

Необходимо: -бережно обращаться с техникой; -соблюдать правила личной гигиены при работе с техникой и содержать в чистоте рабочее место.

Санитарное состояние:-строго необходимо следить за чистотой монитора, системного блока, клавиатуры, мыши и оргтехники; -для поддержания чистоты необходимо протирать системный блок, монитор, мышку и клавиатуру (спиртовым раствором); -для предупреждения нарушения зрения необходимо содержать в чистоте экран монитора, протирая его специальными салфетками или сухой тканевой салфеткой.

Требования охраны труда в аварийных ситуациях: В случае появления неисправности в работе прибора следует выключить его. При плохом самочувствии, появлении головной боли, головокружения и пр. прекратить работу. При поражении электрическим током немедленно отключить видеотерминалы, оказать первую помощь пострадавшему.

Оборудование рабочего места служащего офиса.

Организация рабочего места - совокупность мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их размещению в определенном порядке, а так же схемы размещения персонала и схемы размещения мебели.

Цель рационального размещения персонала состоит в том, чтобы уменьшить время, необходимое для выполнения работы, устранить ненужные перемещения служащих, обеспечить хорошие условия труда и уменьшить напряжение и утомляемость сотрудников, наиболее экономно использовать площади и максимально повысить производительность труда персонала. Важность правильной организации рабочего места сотрудника объясняется тем, что на нем человек проводит треть своей сознательной жизни. Поэтому стоит подумать о планировке, дизайне, мебели и оборудовании рабочего места, т.к. все это влияет на производительность труда, наше настроение и здоровье.

Производительный труд в сфере управления может быть обеспечен за счет соблюдения простых правил организации рабочего места, планировки офисных помещений, создания комфортных условий труда и хорошего психологического климата.

1.«Современная мебель — дороже денег». Современная эстетически красивая и экологически чистая мебель создаст комфортные условия труда и представление о благополучии фирмы. Лучше всего оборудовать офис недорогой мебелью из ДСП, покрытой специальным защитным пластиком.

2.«Стол и стул комфорт создают». Максимального комфорта и минимального утомления можно достичь в том случае, когда правильно подобраны по размеру стол и стул для сотрудника. Нормальная высота рабочей поверхности стола при работе служащего в зависимости от его роста составляет 70-75 см, соответственно высота стула находится в диапазоне от 40 до 45 см. Учитывая разный рост сотрудников, лучше всего использовать офисные кресла с поднимающимися сиденьями. Кроме этого, для организации рабочего места и эффективного его использования можно воспользоваться дополнительным оборудованием (полки, тумбы, шкафы), которое необходимо разместить таким образом, чтобы работал принцип «все под рукой», т.е. необходимые предметы находятся на расстоянии вытянутой руки. Также необходимо, чтобы рабочее место с компьютером было оборудовано подставкой для ног. Компьютерная клавиатура может размещаться на отдельной подставке, прикрепленной к рабочему столу снизу.

3.«Чистый стол». На рабочем столе должны находиться только те предметы и средства, которые часто и постоянно используются для решения задач управления.

4.«Каждой вещи — свое место». Все документы (папки, бумаги) надо располагать таким образом, чтобы они имели постоянное место и их можно было легко найти. Папки с постоянными документами должны быть внесены в номенклатуру делопроизводства предприятия (подразделения), храниться в определенном шкафу со свободным доступом сотрудников.

5.«Используйте органайзер». Все технические средства для ручных и механизированных работ (ручки, скрепки, карандаши, ластики, скоросшиватели, линейки, ножницы и др.) лучше всего хранить в специально приспособленном месте на столе или в компьютере — органайзере.

6.«Чисто там, где не сорят». Офис должен содержаться в идеальной чистоте и убираться 2 раза в день, если в отделе много клиентов, или один раз в конце рабочего дня. Для поддержания порядка администрация должна запретить в Правилах внутреннего трудового распорядка курение в офисе, потребление пищи, распитие спиртных напитков на рабочем месте и хранение продуктов питания.

7.«Да будет свет!». Правильная освещенность помещений — фактор создания комфортных условий, благоприятного климата и здоровья сотрудников. Прямой свет без абажуров вызывает раздражение глаз, слабая освещенность ведет к их быстрому утомлению, отраженный свет от полированных поверхностей стола и шкафов действует раздражающе. Лучше всего располагать столы так, чтобы нормальный дневной свет падал слева от рабочего стола или прямо на него. В темное время суток помогают правильно подобранные светильники или настольные лампы.

8.«Чистый воздух — здоровый дух». Вентиляция имеет важное значение для сохранения у сотрудников хорошего физического состояния и уменьшает опасность распространения инфекционных заболеваний. Оптимальным вариантом является оборудование каждого помещения кондиционером или принудительной вентиляцией. При их отсутствии необходимо проветривать помещение каждые 2 ч.

9.«Громкость музыки обратно пропорциональна интеллекту». Часть сотрудников, особенно тех, труд которых монотонен, предпочитает работать под музыку, другая часть ее не любит.

10.«Пар кости ломит». Очень плохо работать в жарком помещении и летом, и зимой, так как повышается утомляемость, снижается производительность труда, увеличивается вероятность простудных заболеваний. Кроме того, происходит перегрев организма, что ведет к увеличению заболеваемости сотрудников. Оптимальная температура помещения от 18 до 22°С.

Цель эргономики состоит в том, чтобы выстроить по цепочке человек – машина – система рабочих условий таким образом, чтобы уменьшить биологические затраты (например, первопричины профессиональных заболеваний) и достигнуть максимальной эффективности. Эргономике есть масса применений в промышленности, в офисной работе и в повседневной жизни.

Эргономичное рабочее место – хороший инструмент для мотивации и сплоченности сотрудников компании. Кроме этого, если рабочее место не является эргономичным, работники страдают от увеличения усталости, что приводит к уменьшению эффективности в работе, рассеянному вниманию и большому количеству ошибок. А ошибки, порой, очень дорого обходятся.