3. Документооборот.

Документооборот — это движение документов от момента составления или получения до сдачи в архив. Порядок документооборота регулируется графиком, который составляет главный бухгалтер и утверждает руководитель. Ответственность за его соблюдение, а также своевременное и доброкачественное создание и передачу документов несут лица, составившие документ.

Основные этапы документооборота:

• Составление и оформление документа в месте совершения хозяйственной операции.

• Движение документа по рабочим местам если это необходимо.

• Прием документов в бухгалтерии. В бухгалтерии документы подвергаются проверке по существу, по форме и арифметически. При проверке по существу устанавливается законность, правильность и целесообразность совершенной хозяйственной операции. Если бухгалтером выявлены нарушения — документ не принимается к учету, о чем должен быть поставлен в известность руководитель организации. Проверка по форме позволяет убедится, что для оформления конкретной операции был использован правильный бланк соответствующей формы, все реквизиты заполнены, цифры и содержание операции четко прописаны, имеются все необходимые подписи. Арифметическая проверка включает проверку подсчета итогов в документе, выделение налогов, перевода валют, умножение цены на количество и т. д.

• Обработка документов в бухгалтерии. Заключается в том, что на основании документа бухгалтер вносит хозяйственную операцию или операции, отраженные в документе в учетные регистры.

• Сдача документа в архив. Обработанные документы сначала хранятся в бухгалтерском архиве в разрезе классификации по видам и отчетным периодам. Все первичные документы, хранящиеся в бухгалтерии образуют номенклатуру дел в бухгалтерии. По истечении установленного срока документы из бухгалтерии передаются в общий архив предприятия. Там они хранятся в течении сроков, устанавливаемых согласно правилам организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет.

Регистры и формы бухгалтерского учета.

1. Понятие учетных регистров и их классификация.

Информация, находящаяся в принятых к учету первичных документах регистрируется, систематизируется и накапливается в таблицах специальной формы на счетах бухгалтерского учета. Эти таблицы называются учетные регистры. Записи в учетные регистры могут производится ручным способом (шариковой ручкой) или с применением вычислительной техники. При этом учетный регистр может быть распечатан и хранится на бумажном носителе.

Классификация учетных регистров.

По внешней форме:

• бухгалтерские книги (кассовая книга, книга учета и расхода и т. д.) - сброшюрованные и пронумерованные одноформатные листы, имеющие двустороннее строение: дебетовые и кредитовые операции;

• карточки (инвентарные, складские) — отдельные бланки или листы, разбитые для нужд учета на графы, обычно предназначены для ведения аналитического учета;

• свободные листы — регистры большого формата, также разбитые на графы определенным образом (различные ведомости, журналы, ордера и др.);

По степени обобщения информации:

• синтетические — ведутся записи на синтетических счетах бухгалтерского учета;

• аналитические — ведутся записи на аналитических счетах бухгалтерского учета;

По признаку последовательности регистрации:

• хронологические — регистры, в которых записываются операции по мере их совершения;

• систематические — операции группируются по экономическому содержанию;

По строению:

• односторонние — в одном регистре (на одном листе) ведется учет по кредиту и по дебету;

• двусторонние — на разных страницах или листах открываются счета — на одной по дебету, на другой по кредиту;

• шахматные — используются для одновременного отражения суммы по дебету и по кредиту счета;