64. Документ. Юридическая сила документа.
В обществе документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации.
Документы - носители первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые.
Это свойство и позволяет отличать документы от других источников информации - книг, газет, журналов и др., содержащих переработанную, вторичную информацию. Фиксация, отображение информации в документе обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи во времени и пространстве, ее многократное использование, возможность обращаться к информации спустя много времени после ее создания.
Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.
Юридическая сила - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.
Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов - обязательных элементов оформления документа (наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.).
65. Делопроизводство как информационная технология
Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством. Термин "делопроизводство" в России возник, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в.
В наше время термин "делопроизводство" определяется следующим образом: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Наряду с термином "делопроизводство" в последние годы употребляется и синонимичный ему термин "документационное обеспечение управления".
Возникновение его связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации в управлении.
Таким образом, термин "документационное обеспечение управления" как бы подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства.
66. Понятие информационной системы организации
Исследование информационных аспектов функционирования организации, в том числе решение задач автоматизации управления, предполагает выделение в качестве одной из подсистем организации - ее информационную подсистему. Определение "информационная" отражает функциональное назначение такой подсистемы, отвечающей за получение, хранение, обработку и представление потребителям информации, необходимой для решения задач управления.
Информационная система современной организации включает в себя три основные компонента: персонал, документальный фонд и автоматизированную информационную систему организации (Рис. 1)
Рис 1 Информационная система организации
Персонал
Главной составляющей информационной системы любой организации является персонал, обладающий знаниями и опытом работы, необходимыми для адекватного информационного отображения реальных процессов происходящих в самой организации и внешней среде.
Каждый специалист является приемником, хранителем и генератором информации. Причем, что очень важно, информации слабоструктурированной, значительная часть которой не отображается в документах и не попадает в автоматизированные информационные системы.
Документальный фонд организации
Второй важнейшей компонентой информационной системы организации являются документы.
Документ является материальным носителем значительной части информации, необходимой для деятельности организации.
Большинство важнейших управленческих решений оформляется документально, обеспечивая этим решениям юридическую силу. Все основные аспекты производственно-экономической и управленческой деятельности также должны документироваться на бумажном носителе.
До настоящего времени во многих практических ситуациях бумага остается наиболее удобным и эффективным носителем информации. Современные электронные носители и средства автоматизированного документооборота являются дополнением к бумажному документальному фонду организации, позволяющему работать не с самим документом, а с его электронной копией. Это позволяет значительно ускорить выполнение многих операций работы над документом.
Рост масштабов и усложнение процессов производства требует создания сложных организационных структур для обработки все возрастающих объемов информации отображающих эти процессы. При этом необходимым условием эффективной работы современных организаций становится наличие специализированных документов, максимально полно регламентирующих различные аспекты ее жизнедеятельности.
АИС
В качестве третьей основной компоненты информационной системы современной организации следует рассматривать ее автоматизированную информационную систему (АИС).
АИС позволяет вывести на новый качественный уровень реализацию всех основных функций информационной системы организации: получение информации из внешних и внутренних источников; оперативную обработку и организацию эффективного хранения этой информации; многоаспектный поиск и своевременное представление информации потребителям в удобной форме и др.
Для создания и эффективного использования АИС необходимо иметь ясное представление о целях, структуре и функциях организации, системе ее документооборота, а также хорошо знать возможности современного компьютерного инструментария, ориентированного на автоматизацию задач организационного управления.
Во многих случаях удобно пользоваться узкой трактовкой понятия АИС и рассматривать такую систему исключительно как совокупность аппаратно-программных средств и компьютерных баз данных, обеспечивающих автоматизацию решения прикладной задач управления. Такой подход часто бывает вполне оправданным. Однако необходимо иметь ввиду, что функционирование АИС организации предполагают обязательное участие человека в процессе обработки информации. АИС не может быть полностью автоматической.
67. База данных. Структурирование данных.
Цель любой информационной системы — обработка данных об объектах реального мира. В широком смысле слова база данных — это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области. Под предметной областью принято понимать часть реального мира, подлежащего изучению для организации управления и, в конечном счете, автоматизации, например предприятие, вуз и т д.
Под базой данных (БД) - будем понимать поименованную совокупность структурированных данных, относящихся к определенной предметной области.
Создавая базу данных, пользователь стремится упорядочить информацию по различным признакам и быстро извлекать выборку с произвольным сочетанием признаков. Сделать это возможно, только если данные структурированы.
Структурирование — это введение соглашений о способах представления данных.
Неструктурированными называют данные, записанные, например, в текстовом файле.
Программа сможет обратиться к данным, необходимым для обработки только в том случае, если ей известен их адрес или другими словами, когда данные в базе жестко структурированы.
В самом общем смысле структурирование - это введение соглашений о взаиморасположении данных базе и их формате.
К примеру, дату рождения в кадровой базе данных нужно записывать одинаково для каждого сотрудника и она должна иметь определенное место среди остальной информации.
Мы можем создать структурированные файлы и в текстовом редакторе, например, привязывая ту или иную содержательную информацию к определенным строкам.
При условии структурированности базы она может быть использована различными прикладными программами.