3.Раздел Механизация и автоматизация работы с документами (или делопроизводственных работ)

4.РазделСоздание службы доу(документационного обеспечения управления)

Положения ГСДОУ внедряются в практику документационного обеспе­чения путем разработки и издания стандартов, инструкций по делоп­роизводству (документационному обеспечению управления), методик, правил, рекомендаций по различным аспектам делопроизводства, про­ведения унификации состава и формы управленческих документов и др.

Положения ГСДОУ получили развитие применительно к соответствую­щему уровню управления в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, разработанной в 1993 г.

54.Унифицированные системы документации(см лекции)

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреж­дений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготов­ку и обработку, достижения информационной совместимости автомати­зированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документа­ции (УСД) - совокупности взаимоувязанных унифицированных форм до­кументов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и примене­нию.

В основе создания УСД лежит метод унификации - установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную об­работку данных, содержащихся в УСД.

В настоящее время действует восемь УСД:

унифицированная система организационно-распорядительной доку­ментации;

унифицированная система банковской документации;

унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгал­терской документации бюджетных учреждений и организаций;

унифицированная система отчетно-статистической документации;

унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской доку­ментации предприятий;

унифицированная система документации по труду;

унифицированная система документации Пенсионного фонда

Российской Федерации;

унифицированная система внешнеторговой документации.

Разработка УД ведется соответствующими министерствами и ве­домствами, которым поручена эта работа.

Для поддержания УСД в актуальном состоянии осуществляется их ведение, предусматривающее внесение изменений и дополнений в конт­рольный массив унифицированных форм документов по мере необходи­мости.

55.Нормативно-методическая база делопроизводства(см лекции)

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокуп­ность законов, нормативных правовых актов и методических докумен­тов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а так­же регламентирующих работу службы делопроизводства - ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспек­ты.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

1.законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и

Документации и док-цию реглам.работу на федеральном уровне.

2.государственные стандарты на документацию;

3.унифицированные системы документации;

4.общероссийские классификаторы технико-экономической и социаль­ной информации;

5.Государственную систему документационного обеспечения управле­ния. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

6.нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

7. нормативные документы по организации архивного хранения доку­ментов.

56. Понятие и применение информационных классификаторов в документационном обеспечении организационного управления.

ОБЩЕРОССИЙСКИЕ КЛАССИФИКАТОРЫ ТЕХНИКО-ЭКОНОМИЧЕСКОЙ И СОЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ

Важными средствами информационного обеспечения, прежде всего в таких областях, как экономика, статистика, банковское дело, тамо­женное дело, внешнеэкономическая деятельность, являются классифи­каторы технико-экономической и социальной информации. Они обеспе­чивают интегрированную обработку данных в автоматизированных ин­формационных системах.

Классификаторы технико-экономической и социальной информации - нормативные документы, содержащие систематизированный свод наиме­нований объектов, представленных как классификационные группиров­ки, и присвоенные им коды. Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о ко­торых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов.

В настоящее время разработано и действует 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов. Совокупность классификаторов техникоэкономической и социальной информации, а также научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению, а также служб, осуществляющих работы по классификации и кодированию, составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной ин­формации (ЕСКК ТЭИ).

В зависимости от области применения классификаторы подразделя­ются на: общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

Все классификаторы с точки зрения содержания подразделяются на три группы:

1. Классификаторы информации об управленческих документах, за­дачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:

Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);

Общероссийский классификатор продукции (ОКП);

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

Общероссийский классификатор валют (ОКВ);

Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ);

Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД) и др.

2. Классификаторы информации об организационных структурах: Общероссийский классификатор органов государственной власти и

управления (ОКОГУ);

Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

Общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР);

Общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ);

Общесоюзный классификатор пунктов погрузки и выгрузки на желез­нодорожном, речном, морском, воздушном и автомобильном транспорте (ОКППВ) и др.

3. Классификаторы информации о населении и кадрах: Общероссийский классификатор информации по социальной защите

населения (ОКИСЗН);

Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО); Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей слу-

жащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);

Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН) и др.

57.Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). (См.лекции.)

Структура и содержание классификатора технико-экономической и

социальной информации на примере Общероссийского классификатора

управленческой документации (ОКУД) выглядят следующим образом:

ОКУД содержит информацию об унифицированных системах документа­ции и формах документов, разрешенных к применению в народном хо­зяйстве. Он предназначен для решения следующих задач:

регистрации форм документов;

упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;

сокращения количества применяемых форм;

исключения из обращения неунифицированных форм документов;

обеспечения учета и систематизации унифицированных форм;

документов на основе их регистрации;

контроля за составом документов и исключения дублирования ин­формации, применяемой в сфере управления;

рациональной организации контроля за применением унифицирован­ных форм документов.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межот­раслевые,межведомственные) унифицированные формы документов, ут­верждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации - разработчиками УСД.

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифициро­ванных форм документов, входящих в утвержденные унифицированные системы документации, например:

Код

КЧ

Наименование формы

Индекс

Периодичность

0200000 2 Унифицированная система организационно-распорядитель­ной документации

0211000 0 Документация по созданию организации, предприятия

0211031 3 Договор об аренде

0211071 5 Заявление на государственную регистрацию

0211072 1 Заявление в финансовые органы об открытии расчетного счета.

Код унифицированной формы документа в ОКУД состоит из семи циф­ровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).

В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями.

Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков: блока идентификации;

блока наименований объекта классификации.

Идентификация унифицированной формы производится через класси­фикацию. Код унифицированной формы документа в ОКУД строится сле­дующим образом:

ХХ ХХ ХХХ Х

Здесь первые две цифры обозначат класс форм, следующие две циф­ры - подкласс форм, следующие три цифры - регистрационный номер; последняя цифра - контрольное число.

Например, код Расчетной ведомости по страховым взносам в Пенсионный фонд - 09010046 читается таким образом:

09 - Унифицированная система документации Пенсионного фонда;

01 - Документация по учету и распределению средств;

004 - Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд;

6 - Контрольное число.

В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации:

первый и второй знаки (класс форм) - принадлежность унифициро­ванной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации;

третий и четвертый знаки (подкласс форм) - общность содержания множества форм документов и направленность их использования;

пятый, шестой и седьмой знаки - регистрационный номер унифици­рованной формы документа внутри подкласса;

восьмой знак - контрольное число.

Блок наименований объекта классификации представляет собой за­пись наименования конкретной унифицированной формы документа.

Кроме того, в Унифицированной системе отчетно-статистической документации (06 класс), помимо кодового обозначения унифицирован­ной формы документа, контрольного числа и наименования формы, со­держатся также "индекс" и "периодичность" представления в связи с необходимостью обеспечения преемственности обозначений, сложив­шихся в органах государственной статистики.

Коды ОКУД в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной до­кументации. Требования к оформлению документов" проставляются в унифицированных формах документов.

58.История развития систем делопроизводства

Первый период. Делопроизводство в Древнерусском государстве

Развитие делопроизводства сопровождает развитие государственного управления. На ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности (до конца XV в.) государственных учреждений еще не существовало. Их функции выполняли отдельные должностные лица или органы с очень ограниченным штатом. Единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления.К первым дошедшим до нас письменным документам Древнерусского государства относятся договоры с Византией 911 и 945 гг. В них упоминается о других документах: письменных завещаниях и подорожных грамотах для купеческих кораблей.

В X-XI веках существовали должности «печатников» - хранителей княжеской печати и «металников» - судейских секретарей, писцов и дьяков при крупных феодалах.

Развитие делопроизводства шло по многим направлениям.

Основные направления развития делопроизводства.

Развитие форм документов.

Появление мест безопасного хранения документов.

Формирование профессиональных специалистов в области создания и обработки документов.

Появление приемов засвидетельствования документов: скрепов, печатей, мостов (подписи на склейках).

Формирование стадий разработки документа: чернопись - редакции - беловик.

Формирование процедуры отмены юридической силы документов:

Развитие документоносителя: пергамент - особо выделанная телячья, баранья и козлиная кожа.

Развитие языка документа. Сначала выписывались буквы с прямым очертанием, сплошным текстом без разделения на слова, без знаков препинания. И только к XIV веку начала использоваться точка в конце предложения.

Возникновение негативных явлений - подделки и подчистки документов в политических и лично-корыстных целях.

В этот период говорить о делопроизводстве как системе норм и правил еще рано, но четко намечаются направления развития делопроизводства.

Второй период. Приказное делопроизводство в XV-XVIIвв.

Система государственного делопроизводства начинает складываться в период формирования русского централизованного государства с середины XV в. С усложнением административных задач появились постоянно присутственные места - приказы (практика личных поручений-приказов великого князя ближайшему окружению - князьям и боярам по решению отдельных вопросов государственного управления). По названию первых государственных учреждений – приказов этот период становления и развития государственного делопроизводства (XV-XVII вв.) принято называть приказным периодом.

Направления развития делопроизводства этого периода.

Появление специальных ведомств, занимающихся делопроизводством - приказов.

Разделение приказов по функциям на органы территориального управления (казанский, сибирский приказы) и органы отраслевого управления (пушкарский, холопий, разбойный).

Формирование структуры приказа: разделение труда, функций между отдельными звеньями приказного управления.

Введение контроля за работой делопроиводителей и наказания за ошибки в официальном делопроизводстве.

Развитие делопроизводства в управлению территориями.Изменение формы документов.

В XV веке пергамент стала вытеснять западноевропейская бумага, в XVII веке - отечественная бумага (+чернила + гусиные перья + мелкий кварцевый песок)

Способы хранения документов: в кулях, мешках, сундуках. Появляются шкафы для хранения документов и замки на сундуках. Т.о. в приказной период создается система делопроизводства центральных и местных учреждений: кадры делопроизводителей, устойчивые формы документов и приемы их составления.

С середины XVII века появляются первые отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления частных актов, то есть начинает развиваться нормативная база.

Третий этап. Система коллежского делопроизводства в VIII веке.

Существенное упорядочение делопроизводства происходит при Петре I. В 1720 году Петр утвердил Генеральный регламент, которым ввел систему делопроизводства, получившую название «коллежской» по названию учреждения нового типа - коллегии. Всего за 1718-1720 гг. вместо упраздненных приказов создано 12 коллегий:

Новым явлением в документоведении явилось появление архивов (европейское наименование), как особых от канцелярии подразделений для хранения оконченных дел Архивариус + процедура сдачи документов в архив и условия их хранения в архиве.

Генеральный регламент устанавливал порядок пользования печатями. Приложение печати в присутствии двух свидетелей + государственная тайна и присяга о ее хранении.

Наказание за подделку и хищение документов, разглашение тайны голосования, неправильное составление и искажение смысла документа: смертная казнь, ссылка на галеры с вырезанием ноздрей, конфискация имущества, денежные штрафы, лишение чина.

В делопроизводство, как и в русский язык, проникло много западноевропейских слов, заменивших прежние слова.Появились и новые названия документов: векселя, облигации.

Существенные изменения в петровское время претерпевает и форма документов. Для многих из них разрабатываются «генеральные формуляры» - образцы, по которым следовало составлять документы.

Возникла проблема: обилие дел, усложнение делопроизводства, разбухание канцелярских штатов, неспособность справиться с делами—бюрократическая волокита.

Иерархический порядок взаимоотношений учреждений, определяющий порядок документоведения, присутствует и в современном делопроизводстве. Таким образом, XVIII век в развитии делопроизводства характеризовался усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений, развитие бюрократии.

Начало XIX .Новая система управления - министерская; основана на принципе единоначалия министра. Это необходимо для более гибкой и оперативной системы управления. Коллегиальный принцип принятия решений не был исключен вовсе из новой системы: сначала коллегии ввели в состав вновь созданных министерств; позже при министрах создали советы, имевшие статус коллегиального совещательного органа. Тем не менее отношение к министрам как к единоличным исполнителям воли царя определило делопроизводство министерств как «исполнительное»

Самостоятельную стадию производства дела составляла отправка дел. С ней связано появление с середины XIX века в России почтовых конвертов, марок, сургучной печати.

Другим самостоятельным участком делопроизводства явилась ревизия дел - проверка правильности ведения дел, хранения документов, сроков движения дел. Ревизия вменялась начальникам отделений, директорам департаментов, в губерниях - губернатору и начальникам присутственных мест.

Особенностью организации делопроизводства в этот период является не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление обширной делопроизводственной литературы, в частности сборники образцов документов.

В последней трети XIX века сначала в делопроизводстве военного ведомства, а затем и в гражданских министерствах и учреждениях начинает использоваться пишущие машинки - революционный шаг в документоведении: ускорение + копии + сокращение объема (компактность), телеграф - новый вид переписки – телеграммы, телефон – телефонограммы, гектограф - копирование документов.

Большая работа по упрощению делопроизводства: сокращение количества служебных документов и их унификация.

Делопроизводство в Советский период

созданный в 1926 году Государственный институт техники управления (ИТУ) в 1931 году и издал проект «Общих правил документации и документооборота»

В 20-е годы наряду с общей документацией развивалась и система специальной документации. В 1921 году создана Государственная общеплановая комиссия (Госплан РСФСР), которая разрабатывала документацию по планированию развития народного хозяйства

Заметным явлением в истории делопроизводства 70-80-х годов стало издание ГОСТов на управленческие документы (Гост 6.38-72 и Гост 6.39-72 и др., общесоюзных классификаторов ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др., унифицированных систем документации УСД).

Российское делопроизводство в 20 веке

Российское делопроизводство в 20 веке имеет следующие особенности:

• четко выраженный вертикальный характер движения документа (руководитель – исполнитель – руководитель) внутри организации;

• отслеживание всего комплекта работ с документами в регистрационных журналах или картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюциях начальства, контроле сроков исполнения, отчетах и т. п.;

• ведение централизованных регистрационно-контрольных и отчетных массивов (файлов, карточек или журналов);

• создание специализированных служб для обработки документов: управлений делами, секретариатов, канцелярский;

• высокая степень стандартизации и унификации;

• основы технологии документационного обеспечения управления закреплены в государственных нормативно-методических документах.