24. Прагматический подход к оценке количества информации

Если информация используется для решения какой-либо конкретной задачи, то целесообразно оценивать ее не только и не столько с точки зрения структурно-статистической или семантической позиции, сколько с позиций ее полезности, ценности, для решения этой задачи.

Можно привести множество примеров того, как информация, которой мы располагаем, позволяет ускорить и облегчить достижение той или иной цели.

Каждое получаемое сообщение важно оценивать не в аспекте его познавательных характеристик, но и с точки зрения прагматической (от греческого «прагма» — действие, практика), т.е. полезности или ценности для выполнения функций управления. Интересны попытки измерения практической ценности информации, опирающейся на аппарат классической теории информации, предпринятые А.А.Харкевичем и др.

Была предложена мера ценности информации I_c, оцениваемая как изменение вероятности достижения цели при получении этой информации:

I_c = log P₁ – log P₀ = log P₁ / P₀,

где P₀ — начальная, до получения информации, вероятность достижения цели;

P₁ — вероятность достижения цели после получения информации.

При этом возможны три различных случая.

Полученная информация может не изменять вероятности достижения цели: P₁ = P₀ , и тогда I_c = 0, а информацию называют пустой.

Пустой информацией для водителя автомашины будет, например, указатель, что в 10 км в сторону от дороги, по которой он едет, находится некий населенный пункт, который не является целью его поездки.

Если же этот пункт расположен в окрестностях другого интересующего водителя пункта, то получение той же самой информации увеличивает вероятность достижения цели, т.е. P₁ > P₀, и, следовательно, количественная мера ценности информации (прагматическая информация) I_c = log P₁ / P₀ > 0, т.е. положительна.

Возможна и такая ситуация, когда вы спросили указать вам дорогу не знающего человека и последовали его ошибочному указанию. В этом случае вероятность достижения цели уменьшится P₁ < P₀, I_c = log P₁ / P₀ < 0, а такая информация будет иметь отрицательный знак и может быть названа дезинформацией.

Дезинформация имеет достаточно широкое распространение в процессах экономического управления (приписки в отчетности, неправильные сведения о расходовании средств и материалов и т.д.).

Следует отметить, что прагматические и семантические оценки информации зачастую трудно разделить, а в некоторых случаях они сливаются. В самом деле, семантические оценки характеризуют смысл, содержательность сообщений, а прагматические — их ценность, полезность. Но совершенно очевидно, что бессодержательные сообщения не могут быть полезными .

25. Сущность понятия «экономическая» информация.

Одной из важнейших разновидностей информации является информация экономическая. Она отражает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и услуг. Ее отличительная черта – связь с процессами управления коллективами людьми и организациями.

Экономическая информация представляет совокупность данных, отражающих хозяйственные процессы и взаимосвязи между органами управления экономикой, а также соответствующие им процессы управления.

Основным носителем информации в системах организационного управления является документ. Традиционно документ определяют как материальный носитель информации, используемый в системе управления и имеющий юридическую силу.

Мы будем понимать под документом любой материальный носитель информации, используемый при решении задач организации.

Содержание значительной части управленческих документов раскрывается через понятия реквизит или показатель.

Реквизит – информационный параметр, описывающий определенное свойство объекта, процесса, явления и т.п. Например, данные о каждом сотруднике организации в отделе кадров представлены посредством одинаковых наборов реквизитов: фамилия, имя, отчество; пол; год рождения; место рождения; адрес проживания и т.д. Перечисленные реквизиты характеризуют свойства объекта «сотрудник».

Реквизит имеет наименование и значения. Значение реквизита может быть представлено либо числовыми данными, например, вес, зарплата, год приема на работу, либо качественными признаками, например, цвет волос, марка машины, фамилия. Реквизиты, имеющие численные, измеряемые значения, в литературе часто называют показателями. Т.е. показатель – это количественная характеристика какого-либо объекта, явления, процесса.

Экономические показатели можно разделить на связанные (зависимые) и несвязанные (независимые). Взаимозависимость показателей может быть обусловлена содержательной связью их наименований, а также функциональной зависимостью между их значениями. В ряде случаев в сложных системах имеет место взаимосвязь нескольких показателей. Максимальный учет взаимосвязей показателей служит одним из важнейших факторов успешного решения ряда многих управленческих задач.

Многие управленческие документы имеют форму таблиц показателей.

Однако другая, еще одна существенная часть управленческой документации представлена в форме обычных текстовых документов (письма, отчеты и пр.).

Наиболее часто употребляемые параметры информации, используемой в сфере организационного управления:

• адекватность (точность) информации – характеризует уровень соответствия создаваемого с помощью полученной информации образа реальному объекту, процессу, явлению и т.п.;

• актуальность информации – характеризует степень сохранения ценности информации в момент ее использования;

• достаточность (полнота) информации – характеризует ее минимальный объем, достаточный для принятия правильного решения;

• достоверность информации – характеризует свойство отображения реальных объектов с необходимой точностью. Она может быть оценена вероятностью того, что значение отображаемого параметра отличается от истинного значения этого параметра в пределах необходимой точности. Достоверность также характеризует соответствие принятого сообщения переданному;

• доступность информации – характеризует уровень сложности процессов ее получения и восприятия конечным пользователем. Она обеспечивается разработкой и выполнением соответствующих процедур ее получения и преобразования. Семантическая форма информации должна быть согласована с тезаурусом пользователя;

• избыточность – характеризует степень превышение имеющегося объема информации по отношению к уровню, необходимому для принятия решения. Определенная информационная избыточность часто бывает полезной, так как повышает надежность функционирования систем управления. Но у избыточности есть и серьезные отрицательные стороны. Она вызывает необходимость усложнения организационных структур, увеличение финансовых и временных затрат на обработку информации и пр.;

• релевантность – характеризует степень соответствия исходной информации содержанию решаемой задачи или степень близости смыслового содержания документа, найденного в результате поиска содержанию запроса;

• репрезентативность информации – характеризует правильность и обоснованность отбора существенных признаков и связей отображаемого явления для адекватного отражения свойств объекта. Репрезентативность – это представительность информации, достаточная для обоснования решения, ради которого она собрана;

• своевременность информации – характеризует время ее поступления к пользователю, которое должно быть не позже заранее назначенного момента, согласованного с временем решения поставленной задачи. Запаздывание информации часто снижает, а иногда и сводит к нулю ее полезность;

• содержательность информации – отражает семантическую (смысловую) емкость, равную отношению количества семантической информации в сообщении к объему обрабатываемых данных;

• экономичность информации – характеризует уровень затрат на ее сбор, формирование, передачу и обработку .

Классификация экономической информации

1. По сроку службы организационную информацию разделяют на постоянную, условно-постоянную и переменную.

2. По отношению к функциям управления удобно различать плановую информацию, контрольно-учетную, аналитическую и оперативную (обеспечивающую регулирующие воздействия) информацию.

Плановая информация, отражает желаемое состояние выходных параметров системы, зафиксированных в перспективных, текущих и оперативных планах организации.

Контрольно-учетная информация фиксирует результаты хозяйственных процессов в специально разработанных для этих целей документах, состав которых в настоящее время, как правило, регламентируется стандартами качества ISO 9000 и др.

Аналитическая информация необходима для понимания текущего состояния работы организации и формирования планов на последующие периоды.

Оперативная регулирующая информация, обеспечивает текущую корректировку планов, она отражает конкретные производственно-экономические ситуации и призвана компенсировать разнообразные возмущающие воздействия на организацию, так чтобы обеспечить достижения поставленных целей.

3. По степени (или стадиям) обработки различают первичную и производную информацию. Первичная информация – это результат непосредственных наблюдений, измерений, сбора данных. К первичной информации относятся накладные, счета, табели и т.д. Производная информация – это следствие обработки первичной информации. При этом производная информация в свою очередь подразделяется на промежуточную и результирующую.

Промежуточная информация служит в качестве исходных данных для решения последующих задач. Она, как правило, не оформляется в виде официальных документов, а в компьютерных системах может даже не распечатываться.

Результирующая информация оформляется в виде официальных документов, по установленной форме.

4. Периодичность информации определяется принятыми в организации интервалами планирования и контроля и может подразделяться на внеочередную, ежедневную, недельную, месячную, квартальную, годовую и т.д.

5. По отношению к элементам организационной системы можно выделить входную, выходную, внутреннюю и внешнюю информацию.

Входная информация поступает в организацию, ее подразделения или на отдельные рабочие места. Выходная информация генерируется в том или ином элементе организационной структуры для передачи в другие ее элементы или внешнюю среду. Внутренняя информация генерируется и потребляется внутри отдельного элемента организационной системы. Внешняя информация циркулирует независимо от функционирования рассматриваемой организационной системы.

6. По форме отображения целесообразно различать текстовую, табличную, графическую, аудио, видео и прочую информацию.

Значительная часть экономической информации представлена в текстовой и табличной форме. Иногда для удобства она поясняется графическими образами. В настоящее время все более широкое распространение получают новые формы отображения объектов и процессов организационного управления: фотографии, компьютерные программы и пр.

Кодирование

Кодирование можно определить как процесс представления информации в виде некоторых символов или их последовательностей (кодовых комбинаций).

Кодирование экономической информации имеет свою специфику. В этой области в ходе многолетней работы по автоматизации процессов организационного управления выработаны свои особые системы кодирования, обеспечивающие удобную и эффективную обработки данных.

Наиболее распространенная система кодирования экономической информации основана на иерархической классификации объектов и формировании так называемых «классификаторов», представляющих собой упорядоченные по иерархическому принципу множества объектов, каждому из которых присвоен определенный код.

Код характеризуется длиной (число позиций в коде) и структурой (порядком расположения в коде символов, используемых для обозначения классификационного признака).

При иерархической системе классификации структура кода отображает иерархические связи классификационных признаков. Например, код студента университета содержит информацию о факультете, специальности, порядковом номере группы. Иерархическая классификация целесообразна, если необходимо агрегирование информации.

Существует и так называемая фасетная классификация, когда элементы структуры кода не зависят друг от друга. Например, код продукции предприятия, выпускающего керамическую плитку, может содержать информацию о ее размере, цвете, типе рисунка и т.д.

В нашей стране разработаны и применяются множество государственных, отраслевых, региональных классификаторов (отраслей промышленности, оборудования, профессий, единиц измерения и т.д.).

При проведении работ по автоматизации информационных процессов в организации создается множество локальных, специализированных классификаторов объектов этой организации (структурных подразделений, должностей, выпускаемой продукции и т.д.).

При создании локальных классификаторов небольшого объема часто удобно пользоваться порядковой системой кодирования предусматривающей последовательную нумерацию объектов числами натурального ряда. Можно использовать и смешанную серийно-порядковую систему кодирования, предусматривающую предварительное выделение групп объектов, которые составляют серию, а порядковая нумерация производится внутри каждой серии независимо.