Управление взаиморасчетами
Управление взаиморасчетами это не обособленная подсистема, а пересечение подсистем управления денежными средствами и управления запасами - именно при проведении документов этих подсистем и происходит изменение сумм задолженностей.
Основные принципы:
• В управленческом учете нет деления на расчеты с покупателями и расчеты с поставщиками. Информация накапливается в одном месте в разрезе контрагентов и договоров. Кем является контрагент - покупателем или поставщиком, определяется в рамках конкретного договора;
• Управленческий учет не оперирует понятиями «авансов» и «первого события», поэтому важно отслеживать не форму задолженности (денежная или товарная), а ее направление (кто кому должен);
• Договор является обязательным параметром взаиморасчетных операций;
• Для некоторых договорных отношений может потребоваться более подробная детализация взаиморасчетов. Такая Предусмотрена возможность более подробной детализации взаиморасчетов- в разрезе счетов, заказов, расчетных документов ( определяется параметром договора); в этом случае для учета и анализа взаиморасчетов будет использована дополнительная аналитика -«сделка»;
• В рамках типовой конфигурации отслеживаются взаиморасчеты не только по реальным хозяйственным операциям, но и по намерениям. Например, формирование заказа поставщику на закупку товаров - это планируемая (а точнее прогнозируемая задолженность). Информация о взаиморасчетах регистрируется:
в регистре накопления «Взаиморасчеты с контрагентами»- фактические;
в регистре накопления «Расчеты с контрагентами» - прогнозируемые взаиморасчеты.
Отрицательные остатки в отчетах по взаиморасчетам означают долг предприятия перед контрагентом или «кредиторскую задолженность» предприятия, положительные - долг контрагента перед предприятием или «дебиторскую задолженность» перед предприятием. Причем, под «дебиторской задолженностью» подразумевается:
• и долг покупателя за отгруженные ему товары,
• и долг поставщика, по перечисленной ему предприятием предоплате.
Встречные задолженности по разным по смыслу хозяйственным операциям не перемешиваются между собой, поскольку обязательным разрезом аналитического учета является договор, а дополнительным - конкретная сделка.
Договор является обязательным разрезом аналитического учета взаиморасчетов. Количество договоров с контрагентом неограничено. Договора хранятся в справочнике «Договоры контрагентов», который подчинен справочнику «Контрагенты».
Виды договоров:
С поставщиком;
С покупателем;
С комитентом;
С комиссионером;
Бартерный;
Прочее.
Варианты взаиморасчетов по договору:
Вид взаиморасчетов (Сделка) |
Счет |
Заказ |
По договору в целом |
|
|
По счетам |
Обязательно первый документ |
нет |
По заказам |
|
Обязательно первый документ |
При отражении взаиморасчетов «По договору в целом» можно формировать и счета на оплату, и заказы, но это не обязательно, и сумма взаиморасчетов по такому договору будет показывать долг по договору в целом - без учета этих документов.
По заказам. В этом режиме в качестве сделок могут выступать только товарные заказы. То есть, первым и обязательным шагом отражения хозяйственной операции является создание заказа. Все последующие товарные и денежные документы в рамках такого договора должны обязательно ссылаться на сформированный заказ. В этом режиме товарный или денежный документ, оформленный в рамках конкретного заказа, может погасить имеющуюся по этому заказу задолженность, а если сумма по документу превышает размер долга, образовать аванс. При этом аванс будет отнесен на тот же заказ;
По счетам. Здесь в качестве сделок выступают счета на оплату. Задолженность в этом случае будет погашаться аналогично вышеописанным правилам, но в рамках счета, а не заказа. Создание счета становится обязательным первым шагом отражения операций по такому договору. Последующие шаги операции (движение товаров и денег) должны иметь обязательную ссылку на сформированный счет. Задолженность по контрагенту будет отслеживаться отдельно по каждому счету.
По расчетным документам. (Независимо от использования сделок). В рамках этих документов фиксируются хозяйственные операции, влияющие на состояние взаиморасчетов. К ограничениям данного режима ведения взаиморасчетов относится то, что сумма первого документа сделки, проводимая по хозяйственной операции, не может быть превышена последующими документами, оформляемыми в рамках этой сделки. Таким образом, в рамках этого режима сумма отгрузки и сумма оплаты по сделке должны однозначно соответствовать друг другу. В частности, при оформлении хозяйственной операции в качестве сделки могут выбираться только документы, образующие «противоположный» знак задолженности, по сравнению с текущей хозяйственной операцией. Например, для документов отгрузки сделкой могут выступать только документы оплаты и наоборот. Таким образом, получается связь один ко многим: одна оплата и много отгрузок по ней или одна отгрузка и много оплат.
Валюта взаиморасчетов
Валюты как управленческого, так и регламентированного учета задаются и действуют на уровне всей информационной базы. Для целей управленческого учета взаиморасчеты ведутся одновременно в двух валютах:
• в валюте управленческого учета;
• в валюте взаиморасчетов (указывается в договоре).
Валюта взаиморасчетов однозначно определяется валютой, указанной в договоре, поэтому в дальнейшем будем считать это одним и тем же. В любом случае, хозяйственную операцию, влияющую на взаиморасчеты, можно оформить только в валюте взаиморасчетов. Независимо от валюты операции, долг будет пересчитан в валюту управленческого учета и зафиксирован параллельно. Это нужно для того, чтобы обеспечить возможность анализа и сопоставления сумм задолженностей в разных валютах, приведенных к единому знаменателю - валюте управленческого учета.
При оформлении операций в валюте, отличной от валюты управленческого учета, системой всегда будет производиться пересчет суммы операции из валюты операции в валюту управленческого учета. При этом такой пересчет происходит в два этапа:
• сумма операции сначала пересчитывается в валюту регламентированного учета;
• сумма, рассчитанная в валюте регламентированного учета, пересчитывается в валюту управленческого учета.
Документ «Корректировка долга»
С помощью документа «Корректировка долга» можно произвести ручную корректировку долга контрагента. В документе указывается контрагент и договор, по которому необходимо произвести корректировку долга. В зависимости от вида договора взаиморасчетов, корректировка долга в данном документе может быть проведена по договору в целом, по заказам, по счетам или по расчетным документам.
Если взаиморасчеты ведутся по расчетным документам, поле «Сделка» будет интерпретироваться как расчетный документ, то есть можно будет выбрать документ вида: «Реализация товаров и услуг», «Поступление товаров и услуг», «Приходный кассовый ордер» и т.д.
В колонке табличной части «Увеличение долга» вводятся суммы, на которые необходимо увеличить долг контрагента, а в колонке «Уменьшение долга» суммы, на которые долг контрагента надо уменьшить. В одном документе может быть введено несколько строк по различным договорам, оформленным с контрагентом. Суммы вводятся в той валюте, которая определена, как валюта взаиморасчетов по договору с контрагентом. Табличную часть документа можно заполнить автоматически остатками по взаиморасчетам по выбранному контрагенту. При этом суммы заполняются таким образом, чтобы «обнулить» задолженность.