24. Подсистема «Управление запасами»

Подсистема управления запасами является одной из ключевых подсистем типового решения: на ней базируется ряд других его подсистем. Задачи подсистемы управления запасами :

• управление реализацией;

• управление снабжением;

• управление операционными запасами.

В рамках подсистемы осуществляется поддержка следующих функций:

• учет номенклатуры в различных единицах измерения;

• возможность определения произвольных, заранее не известных, дополнительных характеристик партий номенклатуры (цвет, размер и т.д.);

• поддержка партионного учета товаров на складах по серийным номерам, срокам годности и сертификатам;

• учет номенклатуры на множестве оптовых складов и розничных торговых точек;

• поступление и выбытие товаров по складским ордерам без стоимости;

• резервирование товаров на складах;

• ведение раздельного партионного учета:

о собственных товаров;

о товаров, принятых и переданных на комиссию,

о учет возвратной тары;

• списание себестоимости товаров в разрезе партий

о либо в оперативном режиме при регистрации хозяйственных операций;

о либо с помощью регламентной обработки в конце учетного периода;

• ведение партионного учета товаров в целом по предприятию либо в разрезе складов;

• возможность обособленного учета себестоимости купленных товаров под продажу по определенному заказу покупателя.

В основе подсистемы управления запасами лежит организация такой системы учета, которая позволяет разделить и при необходимости в разные моменты времени:

• регистрировать движения товаров в количественном измерении;

• вести учет этих движений в суммовом выражении (по партиям товаров).

Единицы измерения. В подсистеме управления запасами в качестве объекта складского учета выступает номенклатура. Каждая позиция номенклатуры характеризуется базовой единицей измерения. Кроме базовой единицы измерения, позиция номенклатуры может иметь необходимое число других единиц измерения, каждая из которых будет характеризоваться своим коэффициентом пересчета относительно базовой единицы. Одна из этих единиц измерения определяется как единица хранения остатков для конкретного товара. При этом при оформлении товарных документов, количество номенклатуры может указываться в любой единице измерения из числа введенных для данной позиции. Для хранения данных о единицах измерения конкретных товаров в конфигурации предусмотрен справочник «Единицы измерения», подчиненный справочнику «Номенклатура». При заполнении информации о единице измерения используется справочник «Классификатор единиц измерения», в который заносится общий список используемых предприятием единиц измерения.

объект складского учета характеризуется:

• номенклатурой;

• значением дополнительных характеристик;

• серией.

Дополнительные характеристики. Каждый объект складского учета должен обладать некоторым набором свойств, однозначно его характеризующих и отличающих от прочих объектов складского учета. Если необходимо вести складской учет и физически разделять одну и ту же номенклатуру на складах по каким-либо дополнительным признакам, то применяется механизм характеристик и механизм серий.

Механизм описания характеристик позволяет организовать хранение дополнительных свойств объектов. Для разных групп номенклатуры может потребоваться вести учет по разным характеристикам. (Например, одежда может характеризоваться цветом, размером и ростом, а обувь характеризоваться цветом, размером и полнотой.) Конечно, под каждую возможную комбинацию этих свойств можно создать отдельный элемент в справочнике «Номенклатура». Но это приведет к неоправданному разрастанию списка номенклатуры. Кроме того, на базе организованного таким образом справочника номенклатуры будет сложно и неудобно анализировать движение по номенклатуре в целом, без детализации до свойств номенклатуры. Для решения этой задами придется формировать дополнительные группы в справочнике, неоправданно усложняя первоначально запланированную структуру списка. Также следует понимать, что справочник «Номенклатура» используется многими подсистемами прикладного решения, в частности, для планирования снабжения и продаж. Использование дополнительных характеристик позволит формировать планы в целом по номенклатуре, не детализируя их до свойств номенклатуры. Хотя, безусловно, учет по характеристикам несколько усложнит работу персонала, оформляющего первичную документацию. Поэтому включение ведения учета номенклатуры по дополнительным характеристикам должно быть обдуманным и оправданным.

Рассмотрим еще один аспект использования характеристик. Например, раньше предприятие торговало только кожаной обувью, а в новой партии появились те же самые модели с теми же параметрами, но кожаные и замшевые. Если учет свойств велся путем клонирования элементов справочника «Номенклатура», то нужно для всех старых элементов добавить в наименование свойство «кожаные» и создать столько же новых элементов с наименованием «замшевые». Если же использовать учет номенклатуры по характеристикам, то достаточно добавить новый вид характеристики «Материал изготовления» и задать для него знамения «Кожаные» и «Замшевые». Для нового поступления товара в характеристике, кроме цвета, размера и полноты, установить еще и материал изготовления. Причем, для номенклатуры с различными значениями характеристик будет вестись отдельный количественный учет, и формироваться отдельные партии. При необходимости, для всех имеющихся остатков этой номенклатуры с неуказанным материалом изготовления также можно определить материал изготовления (с помощью документа «Корректировка серий и характеристик товаров»).

Учет по сериям. По номенклатуре можно вести дополнительный учет по сериям (серийный номер, сертификат, срок годности). Для номенклатуры с различными сериями формируются отдельные партии.

Ордерный учет.

Документы, которыми оформляют только количественные движения товаров в разрезе мест хранения, называют ордерами на товары: «Приходный ордер на товары» и «Расходный ордер на товары».

Документы, которыми оформляют движения по суммовому учету, называются финансовыми документами. К ним относятся «Поступление товаров и услуг», «Авансовый отчет», «Реализация товаров и услуг» и т.д.

При операциях поступления товаров, как правило, финансовые документы запаздывают, поэтому приходные ордера дают возможность оперативно оформить поступление товаров на склад и увеличить объем доступных складских остатков в учетной системе. При реализации наоборот, как правило, сначала выписываются финансовые документы, а затем на их основании производится отгрузка со склада с оформлением расходного складского ордера.

Резервирование товаров. Система складского резервирования - это система организации доступа к товарам на складах. Списание зарезервированных товаров возможно только при определенных условиях, например, при продаже под определенный заказ. Все остальные товары, которые не зарезервированы, называются свободным остатком.

Реализовано два вида резервирования товаров в количественном измерении:

• «Резерв под заказ» - это количество товаров, которое зарезервировано под определенный заказ покупателя.

• «Резерв по документу» - при использовании ордерной системы документооборота возникает понятие «резерв по документу». Этот механизм необходим, для того чтобы, например, между моментом выписки финансового документа реализации и оформлением расходного ордера товар, отгружаемый по таким документам, не числился бы в свободном остатке и не был бы выписан другим менеджером под другую накладную.

Организация партионного учета.

Базовым принципом товарного учета является разделение учета количества и учета партионной себестоимости одних и тех же ТМЦ.

Метод оценки товаров при выбытии. Информация о стоимости товаров на складах в системе хранится в разрезе партий. Партия является источником информации:

• О документе, образовавшем партию;

• О контрагенте, при взаимодействии с которым образовалась партия;

• О договоре, по которому производятся взаиморасчеты, связанные с партией;

• О цене номенклатуры и др.

Подсистема учета стоимости товаров, реализованная в типовой конфигурации, удовлетворяет двум основным требованиям:

• хранит стоимостную оценку запасов товаров предприятия с нужной степенью детализации;

• при списании товаров в количественном выражении определяет стоимостную оценку перемещаемому количеству номенклатуры. Реализован механизм погашения себестоимости в разрезе партий методами ЛИФО, ФИФО или по средней.

Списание себестоимости в разрезе партий осуществляется в два этапа:

• выбор подходящих по заданным аналитическим параметрам партий, то есть удовлетворяющих некоторому локальному контексту;

• выбор списываемой партии из списка партий, отобранных на первом шаге.

Статус товаров. В подсистеме управление запасами реализована поддержка раздельного суммового учета товаров с различным статусом (купленный, принятый/переданный на комиссию, возвратная тара и другие).

Количественный складской учет товаров ведется независимо от статуса, а партионный учет стоимости ведется в разрезе измерения «товарных» регистров «Статус партии». Значение статуса устанавливается автоматически при проведении документов в зависимости от вида документа и вида отражаемой им хозяйственной операции,

В настройках можно указать значение параметра «Стратегия списания партий товаров по статусам» либо «Сначала собственные, потом принятые», либо наоборот.

Партионный учет в разрезе складов. Ведение учета стоимости партий ТМЦ в разрезе складов позволяет в дальнейшем получать информацию о стоимости одних и тех же товаров отдельно по каждому складу, что удобно использовать для целей инвентаризации, для оценки стоимости номенклатурных позиций, закрепленных за каждым МОЛ (материально-ответственным лицом) и ряда других задач. Настройка ведения партионного учета поскладам фиксируется в учетной политике предприятия («Сервис->Настройка учета->Учетная политика») путем включения флага «Вести партионный учет по складам».

Обособленный учет товаров в разрезе заказов покупателей. В договорах с покупателями есть возможность указать необходимость ведения обособленного учета поступивших по этому договору ценностей в разрезе заказов покупателей (флаг «Обособленный учет товаров по заказам покупателей»). При включении этого флага значение заказа покупателя будет выступать в качестве дополнительного параметра, характеризующего партию товара. Фактически, указание заказа покупателя в документах поступления ТМЦ означает резервирование поступивших партий под определенный заказ покупателя, то есть резервированием товаров с определенной себестоимостью. Соответственно, при списании себестоимости ТМЦ в разрезе партий заказ будет выступать в роли фильтра, по которому будут отбираться партии, пригодные для списания в контексте хозяйственной операции.

Списание себестоимости товаров в разрезе партий при проведении документов. На процесс списания себестоимости товаров в разрезе партий в подсистеме управления запасами непосредственное влияние оказывает параметр настройки учетной политики «Списывать партии при проведении документов». Возможны два варианта:

• формирование движений по списанию себестоимости товаров в разрезе партий непосредственно в момент проведения первичного документа, если описываемый флаг включен;

• формирование движений по списанию себестоимости товаров в разрезе партий в конце периода в рамках обработки «Проведение по партиям», если описываемый флаг выключен.

Кроме того, данную обработку имеет смысл запускать после ввода «задним числом» всех необходимых товарных документов, даже если выбран первый способ списания себестоимости в разрезе партий: в этом случае будет получен гарантированно правильный результат.

Регистры накопления товарного учета

Все регистры накопления можно условно разделить на количественные товарные регистры накопления и стоимостные товарные регистры накопления.

К количественным товарным регистрам накопления можно отнести:

• «Товары на складах» (остаточный регистр накопления) - отражаются все движения товаров, обеспечивая оперативный учет остатков товаров, физически находящихся на складах;

• «Товары организаций» (остаточный регистр накопления)- отражаются все движения товаров в разрезе организаций предприятия (юридических лиц).

• «Товары переданные» (остаточный регистр накопления) - параллельно к регистрам накопления «Товары на складах» и «Товары организаций» отражаются все движения ТМЦ, которые переданы комиссионерам на комиссию, а также возвратная тара, переданная покупателям;

• «Товары полученные» (остаточный регистр накопления) - параллельно к регистрам накопления «Товары на складах» и «Товары организаций» отражаются все движения ТМЦ, которые получены от комитентов на комиссию, или возвратная тара, полученная от поставщиков;

• «Товары к получению на склады» (остаточный регистр накопления) - параллельно к регистрам накопления «Товары на складах» и «Товары организаций» отражаются те товары, которые поступили на предприятие по приходным ордерам и еще не подтверждены финансовыми документами - то есть неотфактурованные поставки.

• «Товары к передаче со складов» (остаточный регистр накопления) - параллельно к регистрам накопления «Товары на складах» и «Товары организаций» отражаются те товары, по которым уже оформлен финансовый документ выбытия со склада, но еще не произведена отгрузка со склада по расходным ордерам.

• «Товары к передаче организаций» (остаточный регистр накопления) - параллельно к регистрам накопления «Товары на складах» и «Товары организаций» отражаются те ТМЦ, по которым уже оформлена реализация с помощью расходных накладных, но еще не произведена отгрузка со склада по расходным ордерам - то есть неотфактурованные продажи в разрезе организаций.

• «Товары в резерве на складах» (остаточный регистр накопления) - хранится информация о «недоступных» товарах, зарезервированных под внутренние заказы или заказы покупателей.

• «Товары к перемещению в неавтоматизированных торговых точках» (остаточный регистр накопления) - отражаются движения товаров, переданных в розничную торговлю (на склад вида «Неавтоматизированная торговая точка») по фиксированным ценам продажи с применением ордерной схемы документооборота;

• «Товары в неавтоматизированных торговых точках» (остаточный регистр накопления) - отражаются движения товаров, переданных в розничную торговлю (на склад вида «Неавтоматизированная торговая точка») по фиксированным ценам продажи.

К стоимостным товарным регистрам накопления можно отнести:

• «Партии товаров на складах» (остаточный регистр накопления. - используется для хранения информации о количестве и стоимости ТМЦ в разрезе партий для целей управленческого учета. Учет себестоимости ТМЦ ведется всегда в валюте управленческого учета. Если документ оформлялся в валюте, отличной от валюты управленческого учета, при проведении такого документа осуществляется пересчет себестоимости в валюту управленческого учета.

• «Партии товаров переданные» (остаточный регистр накопления) - используется для целей управленческого учета для хранения информации о количестве и стоимости ТМЦ в разрезе партий, переданных на комиссию, то есть физически отсутствующих на складах предприятия.