Общие принципы работы конфигурации «Управление торговлей»
Конфигурация «Управление торговлей для Украины» позволяет комплексно автоматизировать решение задач оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых операций. Конфигурация автоматизирует следующие направления торговой деятельности:
• управление продажами (включая оптовую, розничную и комиссионную торговлю);
• управление поставками;
• планирование продаж и закупок;
• управление складскими запасами;
• управление заказами покупателей;
• управление денежными средствами;
• учет и анализ коммерческих затрат;
• формирование налоговых документов и отчетов;
• управление отношениями с клиентами и поставщиками;
• анализ товарооборота предприятия;
• анализ цен и управление ценовой политикой;
• мониторинг и анализ эффективности торговой деятельности.
«Управление торговлей для Украины» представляет собой цельную информационную структуру, логически разделенную по подсистемам. Конфигурация предусматривает модульное внедрение. Каждая подсистема учета предусматривает свое рабочее место (АРМ).
Механизмы автоматизации конфигурации разработаны для двух видов учета:
• управленческий учет и планирование;
• регламентированный учет (бухгалтерский, налоговый).
Управленческий учет ведется в рамках всего предприятия в целом, регламентированный учет - в рамках каждого отдельного юридического лица предприятия.
Управленческий учет - это система информационной поддержки управления предприятием. Он ведется по самостоятельно разработанным правилам и предоставляет информацию для внутреннего использования, необходимую для управления бизнес-процессами. Данные управленческого учета документально подтверждаются теми же первичными документами, которые лежат в основе регламентированного учета.
Принципы ведения регламентированного учета определены внешними законами. Регламентированный учет ведется раздельно для каждой организации, входящей в предприятие. Признак отражения операций в регламентированном учете, в основном, устанавливается лишь для целей дальнейшей выгрузки данных в базу, где ведется бухгалтерский учет. Никаких движений по бухгалтерскому учету не производится, а для налогового учета накапливается информация лишь об НДС и едином налоге.
Рис. 2.7. Виды учета в документах
Средством регистрации хозяйственной операции является документ. В процессе проведения документ записывает данные о хозяйственной операции в различные хранилища информации (регистры).
Для того чтобы посмотреть - какая информация зарегистрирована при проведении документа, нужно в форме документа, в форме списка документов или в журнале документов нажать кнопку «Перейти -> Движения документа по регистрам».
Проведение может выполняться в оперативном и неоперативном режиме. Механизм оперативного проведения предназначен для того, чтобы разделить случаи, когда документ проводится в реальном времени, и случаи, когда проведение документа отражает уже свершившийся факт. При оперативном проведении производится полный контроль выполнения операции по всем заданным параметрам (наличие свободного остатка и т.п.) При неоперативном проведении документов (т.е «задним числом») типовая конфигурация не проверяет - соответствует ли выполняемая операция принципа» корректности учета. Например, позволит провести списание любого количества ТМЦ, вне зависимости от реального состояния его остатков. При систематическом вмешательстве в информационную базу «задним числом» все равно придется предпринимать какие-то регламентные действия по сведению и закрытию периода.
Пользователям могут быль отдельно назначены права на проведение документов в оперативном и неоперативном режимах. С помощью настройки дополнительных прав пользователя можно разрешить проведение документов в оперативном режиме на выбытие товаров в большем количестве, чем есть на остатке:
• Разрешить превышение остатка товаров на складе;
• Разрешить превышение остатка товаров организации.
Если установлены флаги для этих настроек, то документы реализации (списания) будут проводиться в любом случае, но при проведении в оперативном режиме в случае необходимости будет выдаваться сообщение о недостаточности товара на остатке.