Майстерня з ремонту автомобілів Первинний пробний баланс

55 На 31 грудня 20хХр.

Закінчення табл. 1.8

Метою складання первинного пробного балансу є перевірка рівності дебетових і кредитових сальдо, а також забезпечення виписки інформації з Головної книги для подальшого її опрацю­вання і підготовки фінансової звітності.

Для визначення характеру сальдо бухгалтеру на початку мож­на користуватися табл. 1.9.

Таблиця 1.9

ХАРАКТЕР САЛЬДО І ПОРЯДОК ЙОГО ВИЗНАЧЕННЯ У РІЗНИХ ГРУПАХ РАХУНКІВ

Разом з тим, наявність рівності між дебетовими і кредитовими сальдо ще не означає, що господарські операції правильно про­аналізовані і записані на відповідні рахунки. Такі помилки, як

56

неправильна сума по дебету і кредиту рахунків або сума занесена на дебет одного замість дебету іншого рахунку, або навіть про­пуск господарської операції, — не порушать цієї рівності.

Якщо все ж таки пробний баланс вказує на допущену помилку (дебетові сальдо не дорівнюють кредитовим), то пошуки її реко­мендується проводити у такому порядку:

1. Перевірити правильність сум обох колонок пробного балан­су шляхом додавання їх у зворотному порядку.

2. Якщо встановлено, що помилка не у додаванні, то треба ви­значити точну суму дисбалансу — нерідко вона буває ключем до пошуку помилки. Так, якщо знайдена різниця ділиться на 9, то помилка може бути в перестановці цифр, наприклад, замість 275 записано 257. Різниця транспозиції (18) ділиться на 9. Якщо різ­ниця між дебетовими і кредитовими сальдо ділиться на 2, то по­милка могла бути допущена внаслідок запису суми в колонку «Дебет» замість колонки «Кредит», або навпаки, а також якщо операцію занесено лише на один рахунок, тобто не виконано по­двійного запису операції.

3. Порівняти суми пробного балансу із залишками рахунків Головної книги. Пересвідчитись, що залишки рахунків правильно перенесені у відповідну колонку пробного балансу.

4. Перерахувати сальдо кожного рахунку Головної книги.

5. Перевірити правильність перенесення операцій із Журналу до Головної книги, відмічаючи як у Журналі, так і в Головній книзі кожну перевірену цифру. При цьому увагу треба звертати не тільки на правильність цифр, а й на їх запис у відповідні коло­нки «Дебет» чи «Кредит».

Пробний баланс складають наприкінці облікового періоду, але він ще не є завершальною фазою облікового циклу. Поки що ми розглянули лише такі його складові (рис. 1.2).

Сальдо рахунків, зібрані в пробному балансі, надають уза­гальнену інформацію і не містять детальних даних. На практиці підприємства мають тисячі клієнтів і на рахунках відображається велика кількість схожих операцій, які потребують деталізованого обліку. Фахівцям добре відомі поняття синтетичного і аналітич­ного обліку, і зрозуміло, що Головна книга, на підставі якої скла­дено пробний баланс, виконує функції регістра синтетичного об­ліку. В західній практиці рахунки Головної книги називають контрольними, інколи — зведеними. Подробиці інформації розміщуються у допоміжних реєстрах. Формат рахунків допо­міжних реєстрів такий, як і в Головну книзі. У навчальному при­кладі наведено тільки два контрольних рахунки — «Рахунки до

57

отримання» та «Рахунки до сплати». Допоміжні реєстри до них відображають інформацію про борг кожного клієнта та заборго­ваність кожному постачальнику.

Рис. 1.2. Фази опрацювання облікової інформації

При застосуванні допоміжних реєстрів інформацію з первин­них документів спочатку записують у Журнал, потім переносять до Головної книги. Кожний рахунок і квитанція про оплату відо­бражається у допоміжному реєстрі на сторінці, що відноситься до даного клієнта чи постачальника. Щоб відмітити, що сума пере­несена у допоміжний реєстр, в примітках до журнальних записів ставиться зірочка (*) біля відповідного числа.

Допоміжна книга містить стільки індивідуальних рахунків, скі­льки дебеторів чи кредиторів підприємство. Сума сальдо всіх ін­дивідуальних рахунків допоміжного реєстру повинна дорівнювати сальдо відповідного контрольного рахунка Головної книги. Для перевірки такої відповідності складають зведену відомість індиві­дуальних рахунків (табл. 1.10). Підсумкова сума у допоміжній книзі повинна дорівнювати сальдо контрольного рахунка. Наяв­ність розбіжності свідчить про допущену помилку. Разом з тим, узгодженість даних не є повною гарантією відсутності помилки.

58

Таблиця 1.10