Свойства и структура документационной информации.

1. Свойства документационной информации;

2. Информационные уровни документа;

3. Структура документационной информации, понятия "реквизит" и "формуляр" документа, их историческое развитие;

4. Современный формуляр управленческого документа;

5. Метаданные – сведения о сведениях;

6. Юридическая сила документа.

1. Свойства документа.

Признаки, присущие документу (объективно).

• Фиксированный характер информации;

• Целевой характер;

• Знаковая форма;

• Бренность (материальные носители не вечны);

• Мультипликативность (информация может быть одновременно на разных носителях);

• Рассеяние (нет субъекта, действия - свободное существование);

• Дискретность (можно делить на части и передавать их);

• Ценность (целевое назначение). По времени и экономии ресурсов;

• Полнота информации. Избыточность - семантическая (для конкретного лица) и лингвистическая (требует больше слов);

• Субъективность;

• Эргономичность (информация оптимальна по форме и объему для конкретного потребителя).

Качество - совокупность свойств информации. Минимум 5 основных свойств:

• Точность;

• Достоверность;

• Оперативность;

• Полнота;

• Доступность.

2. Информационные уровни документа.

Путь вычисления объема информации зависит от уровня:

• Физический - физические характеристика материального носителя; 1 печатный лист - 60 на 90 см., оттиск на 1 странице;

• Синтаксический (# подсчет символов); 1 учет на издательский лист - 40000 знаков, включая пробелы; чертеж - 3 тысячи кв. см.;

• Семантический (смысловой); дескрипторы - основные смысловые идеи, которые должен воспринять потребитель; тезаурусный подход - тезаурус - объем информации в некотором документе; простая ассоциативная информативность и сложная (автор не закладывал информацию, но ее получили). Отсутствует универсальная единица измерения информации;

• Отношение физического уровня к синтаксическому свидетельствует о компактности, семантического к синтаксическому - инф. емкость (плотность).

Информационная плотность зависит от стиля, вида документа, жанра; от автора; от языка; от отрасли науки; в больших текстах отличается в начале, середине и конце.

3. Структура документированной информации, понятия "реквизит" и "формуляр" документа, их историческое развитие.

Организация документа:

Любой документ - совокупность упорядоченных элементов. Управленческие - эти элементы - реквизиты.

Термин "реквизит" - XIXв. (из лат. через Западную Европу). Первоначально - финансовая, банковская документация. 50 лет назад один из классиков советского документоведения К.Г.Митяев предложил распространить термин на все управлченческие документы. Не все приняли предложение, но в конце концов оно распространилось. Некоторые предлагают использовать ко всем документам (# Н.Н.Кушнаренко).

Аппарат издания - полная информация об издании.

Некоторые из выходных сведений; составные элементы документа:

• у любого документа есть автор (1 или несколько; известные или неизвестные; авторы стали указываться с Петра I. В древности авторы часто не обозначались, в ряде случаев авторы могут скрыться за вымышленным именем - псевдоним);

• наименование вида документа (до Петра I наименовывали редко. Самый распространенное наименование - грамота. С XVIIIв. наименования расширились. Сейчас более 100. Универсальное - письмо (иногда - информационное письмо) - не обозначается;

• дата - время создания документа (# 13.09.2011 с 2000 года, иногда - месяц прописью; 2011.09.13 - на Западе);

• подпись, печать. В настоящее время в электронных документах чаще заменяются электронной цифровой подписью.

Совокупность реквизитов - формуляр. Формуляр официального документа начал складываться ее в Междуречье - реквизиты - на глинянных табличках присутствовали текст, дата, печать, подписи свидетелей, клятва (вместо печати могли использовать оттиск ногтя, край платья и т.д.). В Древнем Риме формуляр оформился в совокупность реквизитов, которая лежит в основе современных западных и российских документах (# автор, приветствие, содержание, запрещение нарушения содержания, дата и т.д.).

4. Современный формуляр управленческого документа.

Всего реквизитов 30. Ни в одном документе нет всех.

ГОСТ - определения реквизита и формуляра.

Реквизит - обязательный элемент оформления официального документа.

Формуляр - совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом. Бывают 3 видов:

• индивидуальный (для отдельного документа);

• типовой (для конкретного вида документов);

• -образец (модель построения документа, установлены форматы, размеры полей, основные реквизиты. Регламентируется ГОСТ. Сегодня Национальный стандарт в российском документоведении и делопроизводстве - ГОСТ Р 6.30-2003).

Все реквизиты официальных документов можно разделить на несколько групп:

# Т.В.Кузнецова: - реквизиты бланка документа;

- реквизиты, опред. юридическую силу документа;

- реквизиты, которые отражают обработку и движение документа.