13. Виды учетных записей – простая, сложная, сторнировочная, дополнительная. Хронологические и систематические записи
Фиксация первичных данных, т. е. их документация, осуществляется с помощью документов и на их материальных носителях. Это первичный учет, первая начальная стадия учетного процесса. Следующей стадией учетного процесса является текущий учет, который осуществляется ежедневно, постоянно по данным бухгалтерской документации. Традиционно этот процесс называют учетной документацией, поскольку данные первичного учета подлежат в дальнейшем учету и регистрации. Кроме того, текущий осуществляется в учетных регистрах, т.е. регистрах, которые применяются в бухгалтерском учете. В экономической литературе понятие «учетный регистр» отождествляется с его материальным носителем, а способ его регистрации – с формами учетных бумаг (таблиц), на которых производилась регистрация. Учетный регистр – это способ текущего учета первичных данных на материальных носителях, обеспечивающий их юридическую силу, и как результат обобщения учетной информации - использование с применением постоянной информации для составления отчетности и управления хозяйством. В зависимости от учетной информации все учетные регистры классифицируются по внешнему виду, по содержанию, характеру записей, виду измерителей, форме построения, целевой направленности. По внешнему виду учетные регистры могут быть в виде книг, карточек и свободных листов. Книги – сброшюрованные таблицы, как правило применяются для учета кассовых операций и аналитического учета при старых формах бухгалтерского учета. На тех предприятиях, где ведутся книги, их нумеруют, а отдельные прошивают и скрепляют сургучной печатью (это касается кассовой книги). Карточки – имеют стандартную форму и выполнены на картонной бумаге. С их помощью осуществляется аналитический учет товарно-материальных ценностей, основных средств. Хранятся карточки в картотеках (приспособленных для хранения карточек - ящиков). Карточки группируются по разделам и группам, отделяемых друг от друга разделителями и индикаторами. Свободные листы – в отличие от карточек не имеют определенной стандартной формы и выполнены не на картонной бумаге, а на обычной бумаге. Свободные листы применяются при журнально-ордерной форме учета, диалогово-автоматизированной, вместо книг и карточек. По содержанию учетные регистры подразделяются на регистры синтетического и аналитического учета, а также комбинированные. В регистрах синтетического учета учет ведется в обобщенном виде по синтетическим счетам,аналитического - по аналитическим. Регистром синтетического учета является Главная книга, к регистрам аналитического учета относятся карточки, книги и др. В комбинированныхрегистрахсинтетический и аналитический учет сочетаются. Примером комбинированного регистра является журнал-ордер № 7 по кредиту счета «Расчеты с подотчетными лицами», в котором ведутся и синтетический (по данному счету), и аналитический (по отдельным подотчетным лицам) учет. По характеру записей различают хронологические, систематические и комбинированные регистры. В хронологических регистрах записи производятся в хронологической последовательности. Так, например, ведется кассовая книга, в которой движение денег в кассе отражается по мере их получения и выдачи по приходным и расходным ордерам. Всистематическихрегистрах отражаются однородные по экономическому содержанию хозяйственные операции. К таким регистрам относится, например, Главная книга. Вкомбинированныхрегистрах одновременно ведутся систематические и хронологические записи. Так, журнале - ордере операции систематизированы по тому или иному счету и отражаются в хронологическом порядке. По виду используемых измерителей различают контокоррентные, количественно-суммовые и количественного учета учетные регистры. Контокоррентные регистры предназначены для учета хозяйственных операций в денежном выражении. К ним относятся учетные регистры, на которых ведется аналитический учет операций по денежным, расчетным и другим счетам. В регистрах количественно-суммового учета наличие и движение хозяйственных средств показываются и в количественном, и в денежном (например, книга складского учета материалов) выражении. В учетных регистрах количественного учета хозяйственные операции отражаются лишь в количественном измерении (например, карточка складского учета материалов). Форма построения учетных регистров зависит от расположения в них записей по дебету и кредиту счетов и характера этих записей –одной общей суммой или развернуто (детально). В связи с этим различают односторонние, двухсторонние, многографные и шахматной формы учетные регистры. В односторонних регистрах графы для дебетовых и кредитовых записей расположены с одной стороны (обычно правой). Примером может быть карточка складского учета материалов. Двухсторонние регистры состоят из двух одинаковых частей для записей по дебету и кредиту счета. К таким регистрам относится Главная книга. В многографныхрегистрахпо дебету либо кредиту счета при помощи целого ряда граф производится детализация записей. Примером такого регистра является карточка аналитического учета затрат производства, в которой по дебету счета основного производства расшифровываются затраты, списываемые со многих других счетов. Учетные регистры шахматной формы построены в виде шахматной доски. Запись в клетке означает кредит одного счета и дебет другого. Шахматная форма характерна в основном для журналов-ордеров. По целевой направленности учетные регистры бывают моноцелевые, используемые для решения определенной учетной задачи (например, в кассовой книге ведется учет наличия и движения денежных средств в кассе), и многоцелевые, предназначенные для решения ряда учетных задач и используемые в других подразделениях аппарата управления для контроля и анализа (например, калькуляции себестоимости продукции). В учебной литературе приводятся различные классификации учетных регистров. По виду представления учетная информация может быть цифровой, текстовой, табличной, речевой и комбинированной. По восприятию материальных носителей (в смысле учетных данных) их подразделяют на человеком читаемые (машинограммы), машиночитаемые (диски, дискеты и др.), комбинированные (видеограммы). К комбинированным относят такие материальные носители,которые имеются и в машине и могут быть представлены, например на экране дисплея. По характеру использования материальные носители делят на общесистемные,предназначенные для различных функций управления, подсистемные – циркулирующие в подсистеме бухгалтерского учета, и внутриподсистемные (по разделам учета). В зависимости от методов обмена информацией различают безмашинные (в основном в условиях ручной обработки информации), межмашинные, межпроцессорные, речевые материальные носители. По форме выдачи информации материальные носители (видеограммы, машинограммы, листы бумаги типографские) могут быть регламентированными (например, отчетные формы) инерегламентированными.
Учесть хозяйственную операцию – значит отразить в бухгалтерском учете факт ее совершения. Совершение хозяйственной операции подтверждается наличием документов, ее оформляющих.
Последовательность текущего учета хозяйственных операций:
регистрация хозяйственных операций по документам согласно календарной очередности их оформления или поступления;
разноска хозяйственных операций – запись тех же хозяйственных операций в учетные регистры по дебету одного и кредиту другого счета в определенном порядке.
При записи хозяйственных операций на счета их группируют по экономически однородным признакам, т. е. записывают по определенной системе.
Записи всех операций в текущем учете ведутся следующими способами:
хронологическим;
систематическим.
Различия в экономическом содержании операции при этом не учитываются.
Хронологическая запись – отражение хозяйственных операций независимо от содержания в последовательности их совершения во времени и оформления документами. Запись производится в специальных книгах или журналах, являющихся регистрационными.
Данные об отдельных объектах учета хронологическая запись не предоставляет, поскольку не производит их необходимой группировки.
Хронологическая запись не показывает нам общую сумму прихода материалов в целом и по отдельным их видам, общую сумму оплаты поставщикам в целом и по отдельным кредиторам и т. д.
Назначение хронологической записи – контроль полноты и правильности разноски операций по счетам, т. е. контроль систематической записи.
Систематической записью называется систематизированная группировка по экономическому содержанию на счетах бухгалтерского учета, необходимая для получения требуемых показателей об отдельных объектах учета. Систематизировать необходимо все зарегистрированные в хронологическом порядке хозяйственные операции.
Примером хронологической записи всех операций служит Книга учета доходов и расходов, применяемая организациями и предпринимателями, использующими упрощенную систему налогообложения, учета и отчетности, но Книга учета доходов и расходов предназначена для налогового учета и регистром бухгалтерского учета не является.
Учетные регистры, отражающие все хозяйственные операции только в хронологическом порядке, современными формами бухгалтерского учета не применяются. Примером хронологического регистра по отдельным объектам учета может служить Кассовая книга, где ведутся в хронологическом порядке записи кассовых операций. Книга покупок и Книга продаж учитывают стоимость налога на добавленную стоимость по приобретенным и реализованным материальным ценностям у плательщиков налога на добавленную стоимость. Хронологическая регистрация хозяйственных операций на предприятиях сочетается с систематической в учетных регистрах, предназначенных для отражения операций по одному счету (журнал-ордер № 1 по кредиту счета 50 «Касса»), по группе счетов (журнал-ордер № 10 по дебету счетов производственных затрат), по всем счетам, отражающим операции (журнал – главная форма учета). Операции разносятся по счетам в последовательности их совершения и документального оформления, что значительно сокращает и упрощает учетные записи. Все операции нумеруются.
14. Понятие, назначение и взаимосвязь синтетического и аналитического учета. Субсчет. Формы аналитических счетов.
Счета синтетического и аналитического учета, их взаимосвязь
В бухгалтерском учете для получения различной информации используется три вида счетов. По степени их детализации они подразделяются на синтетические, аналитические и субсчета.
Синтетические счета содержат обобщенные показатели об имуществе, обязательствах и операциях организации по экономически однородным группам, выраженные в денежном измерителе. К синтетическим счетам относятся: 01 «Основные средства»; 10 «Материалы»; 50 «Касса»; 51 «Расчетные счета»; 43 «Готовая продукция»; 41 «Товары»; 70 «Расчеты с персоналом по оплате груда»; 80 «Уставный капитал» и др.
Аналитические счета детализируют содержание синтетических счетов, отражая данные по отдельным видам имущества, обязательств и операций, выраженным в натуральных, денежных и трудовых измерителях. В частности, по счету 41 «Товары» следует знать не только общее количество товаров, но и конкретно наличие и местонахождение каждого вида товара или группы товаров, а по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – не только общую задолженность, но и конкретную задолженность по каждому поставщику отдельно.
Субсчета (синтетического счета II порядка), являясь промежуточными счетами между синтетическими и аналитическими, предназначены для дополнительной группировки аналитических счетов в пределах данного синтетического счета. Учет в них ведется в натуральных и в денежных измерителях. Несколько аналитических счетов составляют один субсчет, а несколько субсчетов – один синтетический счет.
В соответствии с Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» в бухгалтерском учете используется синтетический и аналитический учет.
Синтетический учет – учет обобщенных данных бухгалтерского учета о видах имущества, обязательств и хозяйственных операций по определенным экономическим признакам, который ведется на синтетических счетах бухгалтерского учета.
Аналитический учет – учет, который ведется в лицевых и иных аналитических счетах бухгалтерского учета, группирующих детальную информацию об имуществе, обязательствах и о хозяйственных операциях внутри каждого синтетического счета.
Синтетический и аналитический учет организуются так, чтобы их показатели контролировали друг друга и в конечном итоге совпадали, вот почему записи по ним проводятся параллельно; записи на счетах аналитического учета производятся на основании тех же документов, что и записи на счетах синтетического учета, но с большей детализацией.
Между синтетическими и аналитическими счетами существует неразрывная взаимосвязь. Она выражается в следующих равенствах:
1) начальное сальдо по всем аналитическим счетам, открываемым по данному синтетическому счету, равняется начальному сальдо синтетического счета:
ΣСна = Снс;
2) обороты по всем аналитическим счетам, открываемым по данному синтетическому счету, должны быть равны оборотам синтетического счета:
ΣOa = Oc
3) конечное сальдо по всем аналитическим счетам, открываемым по данному синтетическому счету, равняется конечному сальдо синтетического счета:
ΣСка = Ска
Взаимосвязь между счетами и балансом в бухгалтерском учете проявляется следующим образом. На основании данных статей баланса открываются активные и пассивные счета, названия которых в основном совпадают со статьями баланса. Так, статье актива «Нематериальные активы» соответствует счет 04 «Нематериальные активы»; статье пассива баланса «Добавочный капитал» – счет 83 «Добавочный капитал» и т. д. Иногда несколько счетов представлены в балансе одной статьей. Например, статья баланса «Запасы» включает несколько групп счетов (10, 11, 15, 16, 20, 21, 41, 43 и т. д.). Одновременно существуют счета, отражающиеся в балансе по двум статьям. Например, счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» в активе баланса включен в статью «Прочие дебиторы», а в пассиве – в статью «Прочие кредиторы». Суммы остатков по соответствующим статьям баланса являются начальными остатками открываемых синтетических счетов. Общая сумма дебетовых остатков синтетических счетов соответствует общей сумме кредитовых остатков, так как эти итоги нечто иное, чем итоги актива и пассива баланса. На основании конечных сальдо синтетических счетов составляют новый баланс на первое число следующего отчетного периода (месяца, квартала и года).
Следует отметить, что между бухгалтерскими счетами и балансом существует различие, которое состоит в том, что на бухгалтерских счетах отражаются текущие хозяйственные операции и итоговые данные за отчетные периоды в натуральных, денежных и трудовых показателях, а в балансе отражаются только итоговые данные на начало и конец отчетного периода в денежной оценке. В текущем учете представляются счета, которые в балансе отсутствуют, так как они закрываются до составления баланса – это счет 26 «Общехозяйственные расходы», 25 «Общепроизводственные расходы», 44 «Расходы на продажу», 90 «Продажи», 91 «Прочие доходы и расходы» и т. д. Не находят отражения в балансе и забалансовые счета.
15. Классификация счетов бухгалтерского учета по экономическому содержанию.
В основу классификации счетов по экономическому содержанию положено экономическое содержание объектов бухгалтерского учета: хозяйственных средств и их источников и хозяйственных процессов. В зависимости от этого счета делят на три группы: • счета хозяйственных средств (активов). • счета источников хозяйственных средств (пассивов). • счета хозяйственных процессов. На счетах хозяйственных средств (активов) отражают наличие (состояние) и движение средств. В зависимости от выполняемых в хозяйстве функций они делятся на: необоротные активы, запасы, денежные средства, средства в расчетах.В таком порядке можно разделить счета, на которых учитываются различные хозяйственные средства. Счета для учета необоротных активов используют для получения и обобщения информации о наличии и движении основных средств, нематериальных активов, финансовых и капитальных инвестиций и других необоротных активов. К ним относятся счета: "Основные средства", "Нематериальные активы", "Износ необоротных активов", "Капитальные инвестиции" и др. Счета для учета запасов используют для учета и контроля запасов, необходимых для осуществления производственного процесса. К ним относятся счета "Производственные запасы", "Производство", "Готовая продукция", "Товары" и др. Счета для учета средств используют для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в национальной и иностранной валюте в кассах, на текущих и других счетах в банках, денежных документов и тп К ним относятся счета: "Касса", "Счета в банках", "Другие средства" и др. Счета для учета средств в расчетах используют для обобщения информации о расчетные отношения с покупателями и заказчиками за отпущенную продукцию (выполненные работы, оказанные услуги), с разными дебиторами по выданным авансам, подотчетным суммам, начисленным доходам и т.д. К ним относятся счета: "Расчеты с покупателями и заказчиками", "Расчеты с разными дебиторами", "Резерв сомнительных долгов", "Краткосрочные векселя полученные" и др. Все рассмотренные выше счета являются активными. По дебету этих счетов отражаются поступления (увеличение) хозяйственных средств (активов), а по кредиту - уменьшение (выбытие) активов. Остаток (сальдо) по активным счетам всегда указывает на наличие хозяйственных средств на начало и конец учетного периода. На счетах источников хозяйственных средств отражают наличие и движение источников. По характеру отображаемых на них источников счета этой группы разделяют на счета источников собственных средств и счета источников привлеченных средств. Источниками собственных средств является, как известно, капитал, резервы, нераспределенные прибыли, различные обеспечения и целевое финансирование. Отсюда для учета источников собственных средств используют группы счетов собственного капитала и обеспечение обязательств. Счета собственного капитала используют для учета и обобщения информации о состоянии и движении средств разновидностей собственного капитала - уставного, паевого, резервного, изъятого, неопла-ченого, а также нераспределенных прибылей (непокрытых убытков) и т.д. К ним относятся счета: "Уставный капитал", "Паевой капитал", "Добавочный капитал", "Резервный капитал", "Нераспределенная прибыль (непокрытые убытки)" и др. Счета обеспечения обязательств используют для получения информации о состоянии и движении различных обеспечений, целевое финансирование и целевые поступления и т.д. К ним относятся счета: "Обеспечение предстоящих расходов и платежей", "Целевое финансирование и целевые поступления". Источниками привлеченных средств является, как известно, займы банков, прочие заемные средства, кредиторская задолженность, разные обязательства. Отсюда для учета источников привлеченных средств используют две группы счетов: долгосрочные обязательства и текущие обязательства. Счета долгосрочных обязательств используют для учета и обобщения информации о состоянии и движении обязательств предприятия за полученные займы банков, по выпущенным облигациям, по выданным векселям и другими долгосрочными обязательствами, тоесть о задолженности, которая не подлежит погашению в течение операционного цикла предприятия или в течение двенадцати месяцев с даты баланса. К ним относятся счета: "Долгосрочные займы", "Долгосрочные векселя выданные", "Долгосрочные обязательства по облигациям" и др. Счета текущих обязательств используют для учета и обобщения информации о состоянии и движении текущих обязательств предприятия за полученные кредиты банков, по выданным векселям и другим обязательствам, погашение которых происходит в обычном ходе операционного цикла предприятия или в течение двенадцати месяцев с даты баланса . К ним относятся счета "Краткосрочные займы", "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", "Расчеты по оплате труда", "Расчеты с участниками" и др. Счета формирования источников хозяйственных средств являются пассивными. По кредиту этих счетов отражают увеличение источников средств, а по дебету - их уменьшение, списание. Остаток (сальдо) этих счетов всегда характеризует наличие источников хозяйственных средств на начало и конец учетного периода. Кругооборот капитала предприятия осуществляется через хозяйственные процессы: снабжение (покупка), производство и реализация (продажа). Экономический смысл этих операций отражают счета хозяйственных процессов. На этих счетах учитываются хозяйственные операции, связанные с заготовкой и приобретением ресурсов, производством продукции (выполнения работ и оказания услуг) и ее реализацией. К счетам хозяйственных процессов относятся: "Капитальные инвестиции", "Производство", "Себестоимость реализации", "Доходы от реализации" и др. Таким образом, классификация счетов бухгалтерского учета по экономическому содержанию позволяет сгруппировать счета в зависимости от того, какие объекты бухгалтерского учета на них отображаются. Такая группировка позволяет определить систему счетов, необходимых для учета хозяйственных средств (активов), источников их формирования, хозяйственных процессов и результатов деятельности предприятия.
16. Классификация счетов бухгалтерского учета по назначению и структуре.
Классификация счетов по назначению и структуре Классификация счетов по назначению и структуре раскрывает особенности назначения дебета и кредита счета в зависимости от того, что на них учитывается: хозяйственные средства, источники их образования, процессы или финансовые результаты. В соответствии со вторым признаком классификации счета подразделяются на две группы: 1. Счета, отражающие хозяйственные средства и источники 2. Счета, отражающие хозяйственные процессы и результаты деятельности. Основные счета представляются инвентарно-денежными, фондовыми счетами расчетов. Инвентарно-денежные счета предназначены для учета наличия и движения основных средств, предметов труда и денежных средств. Счета этой группы являются активными счетами (01, 04, 01, 12, 50, 51). Фондовые счета предназначены для учета источников образования средств предприятия. Все они являются пассивными.Обороты по кредиту указывают увеличение источника, по дебету его уменьшение (80, 82, 83, 66, 67). Счета расчетов предназначены для учета расчетных операций данной организации с другими предприятиями и лицами. Счета этой группы являются активно-пассивными (60, 62, 68, 69, 70, 76). Отражающие счета предназначены для уточнения и корректировки основных счетов. Счета этой группы самостоятельного значения не имеют, поскольку они уточняют, корректируют оценку отдельных видов имущества и его источников. Эти счета применяются в учете параллельно с основными счетами. Они представляются контрарными, дополнительными и котрарно-дополнительными счетами. Контрарные счета уточняют стоимость имущества и являются пассивными. К ним относятся контрактивные счета 02 "Амортизация основных средств", 05 "Амортизация нематериальных активов" и 42 "Торговая наценка". Счета 02 и 05 корректируют на величину износа первоначальную стоимость основных средств и нематериальных активов и представляет реальную оценку объектов. Счет 42 предназначен для исчисления покупной стоимости товара в том случае, текущий учет ведется по продажным ценам. Продажные цены должны быть уменьшены на сумму торговой наценки. Дополнительные счета по отношению к балансу являются активными и назначение их состоит в дополнении (увеличении) первоначальной стоимости учитываемого объекта. К ним относятся счет 15 "Заготовление материалов" и 40 "Выпуск продукции". Каждый из них дополняет (уточняет) первоначальную оценку своего основного счета. Контрарно-дополнительные счета корректируют стоимость объектов, отраженных на дополнительном счете. Таким счетом является счет 16 "Отклонение в стоимости материалов", который отражает разницу между фактическим затратами по заготовлению материалов и их стоимостью по учетным ценам. Забалансовые счета учитывают ценности, временно находящиеся на предприятии, но не принадлежащие ему. К таким ценностям относятся, например, арендованные основные средства, ТМЦ на ответственном хранении, товары принятые на комиссию и др. При регистрации хозяйственных операций на забалансовых счетах не используется метод двойной записи. Д002 - 5000 руб.- поступление материалов на ответственное хранение К002 - 5000 руб. - возврат материалов Распределительные счета служат для предварительного сбора данных с последующим их распределением. Собирательно-расчетные предназначены для предварительной группировки определенного вида затрат и дальнейшего их распределения в соответствии с назначением и принадлежностью тем или другим хозяйственным операциям. По дебету таких счетов собираются затраты, по кредиту эти затраты списываются по принадлежности. Затраты, которые отражаются на счетах данной группы связаны с организацией производства, управление и реализацией продукции. 25 - общепроизводственные расходы. 26 - общехозяйственные расходы. 44 - расходы на продажу (для учета расходов по продаже продукции), транспортные услуги, реклама. Контрольно-распределительные служат для контроля за обоснованностью распределения расходов и доходов между отчетными периодами. Наличие и применение этих счетов связано с использованием метода соответствия доходов и расходов тому отчетному периоду, в котором они имели место, независимо от фактического времени поступления и выплаты денежных средств, связанных с этими фактами. В соответствии с международными стандартами по бухгалтерскому учету данный принцип означает допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности. Для отражения данных расходов используется счет 97 "Расходы будущих периодов". По дебету отражаются произведенные расходы будущих отчетных периодов (арендная плата, уплаченные вперед расходы по подписке на газеты и журналы следующего календарного периода), по кредиту отражаются равномерно списываемые расходы при наступлении отчетного периода. 97 Д26 К97 = 100р. Д К 600 100 Для учета предстоящих доходов используется счет 98 "Доходы будущих периодов". На данном счете накапливается информация о предстоящих поступлениях по непогашенным обязательствам, выявленным в отчетном периоде за прошлые годы, а также разница между суммами, подлежащими взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостаче ценностей и др. Счет 63 "Резервы по сомнительным долгам", 59 "Резервы под обесценение вложений в ценные бумаги" и 14 "Резервы под снижение стоимости под снижение стоимости материальных ценностей" - содержат информацию о резервах, цель которых уточнение оценки отдельных объектов бухгалтерского учет за счет прибыли. Создание подобных резервов в условиях рыночной экономики определяется определенной степенью риска, связанного с выполнением договорных обязательств по сделкам с материальными ценностями, ценными бумагами и др. активами. По кредиту данных счетов учитываются резервы, цель которых снижение риска по указанным обязательствам и активам. Они образуются за счет операционных и внереализационных доходов организации. По дебету отражается использование резерва в случае наступления ситуации или их списание на восстановление прибыли при не наступлении данной ситуации. Предприятие может создавать резервы предстоящих расходов и платежей в соответствии со сметой расходов на предстоящую оплату отпусков, предстоящие ремонты оборудования и другие расход. В учете создание резервов отражается по кредиту счета 96 "Резервы предстоящих расходов" в корреспонденцию со счетами издержек. Калькуляционные счета предназначены для группировки и обобщения различных затрат, связанных с определенным хозяйственным процессом в целях выявления себестоимости. По дебету собираются все затраты по производству (прямые и косвенно-распределяемые), по кредиту определяется сумма списываемой себестоимости законченных производством изделий. 20 "Основное производство" 23 "Вспомогательное производство" 21 "Полуфабрикаты собственного производства 28 "Брак в производстве" Сопоставляющие счета. Операционно-результатные счета служат для отражения определенных хозяйственных процессов и выявления их финансовых результатов. Оценочными они называются, потому что содержат 2 различные оценки одного и того же вида хозяйственных средств, результатными называются, потому что произошло сравнение 2-х различных оценок и выявление конечного результата по операции. Счета являются активно-пассивными. По дебету отражается себестоимость продаж, по кредиту - выручка от продаж по цене реализации. Сальдо покажет на результат реализации. 90 "Продажи" - основная деятельность предприятия. 91 "Прочие доходы и расходы" - прочие доходы и расходы, отличные от доходов по обычным видам деятельности. Данные счета, обобщают смысл действующих положений (стандартов) о доходах и расходах организации, в частности, ПБУ 9/99 "Доходы организации" и ПБУ 10/99 "Расходы организации". Информация о них формируется на активно-пассивном счете "Продажи". На нем же исчисляется финансовый результат по операциям от обычных видов деятельности. С этой целью ежемесячно сопоставлением совокупного дебетового оборота по субсчетам 90-2 "Себестоимость продаж", 90-3 "Налог на добавленную стоимость" и 90-4 "Акцизы" с кредитовым оборотом по субсчету 90-1 "Выручка" организация исчисляет финансовый результат (прибыль или убыток) от продаж за отчетный месяц. Заключительными оборотами за отчетный период этот результат списывается с субсчета 90-9 "Прибыль/убыток от продаж" на счет 99 "Прибыли и убытки". Следовательно, по окончании отчетного периода счет 90 "Продажи" сальдо не имеет. В конце отчетного года все субсчета (кроме субсчета 90-9 "Прибыль/убыток от продаж") закрываются внутренними записями с отнесением результата на указанный субсчет.
17. План счетов бухгалтерского учета: назначение, содержание, нормативные основы применения.
Для отражения в учете всех хозяйственных операций, совершаемы в процессе деятельности предприятия, требуется большое количество счетов. Информация, накапливаемая на счетах, должна в полной мере удовлетворять как аппарат управления конкретной фирмы для принятия соответствующих решений, так и внешних пользователей. При этом не должна нарушаться общая методология ведения бухгалтерского учета. В противном случае нельзя будет обобщать одни и те же показатели, получаемые в различных предприятиях и организациях. Контроль за соблюдением применения единой методологии бухгалтерского учета осуществляет Министерство финансов Российской Федерации. В Российской практике учета традиционно план счетов носит регламентированный, а в настоящее время рекомендательный и в тоже время обязательный характер. Министерство финансов РФ разработало и рекомендовало к применению следующие виды планов счетов: - План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 31 октября 2000 г. N 94н - Плана счетов бюджетного учета (Инструкция по бюджетному учету Приказ от 26 августа 2004 г. N 70н МФ РФ); - Об особенностях применения Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению (Приказ от 4 сентября 2001 г. N 69н МФ РФ) - План счетов бухгалтерского учета кредитных организаций по балансовым счетам (Приказ N 02-399 31 октября 1996 г.). План счетов бухгалтерского учета представляет собой упорядоченную номенклатуру перечня синтетических счетов, который должны применять и соблюдать все предприятия и организации (кроме кредитных и бюджетных) всех форм собственности и организационно-правовых форм, осуществляющих учет методом двойной записи. Использование Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций дает возможность осуществлять в учете регистрацию и группировку фактов хозяйственной жизни конкретной фирмы. В основе организации бухгалтерского учета на любом предприятии лежит план счетов. Более правильно его следует называть единый план счетов, поскольку им обязаны руководствоваться предприятия и организации различных отраслей народного хозяйства: промышленности, сельского хозяйства, транспорта и т. п. Специфические особенности некоторых из них учитываются на отдельных счетах, которые вправе вводить организации по согласованию с Министерством финансов РФ. План счетов представляет собой строго иерархическую структуру, основу которой составляют синтетические счета (счета первого порядка) и субсчета (счета второго порядка). Причем если ведение счетов и указание их нумерации является строго обязательным, то использование в текущем учете субсчетов такой жесткой регламентации не предусматривает; их можно исключать, объединять, а также вводить новые. Обеспечение таких методологических подходов к применению единого плана счетов создает правовую базу четкой регламентации в организации руководством бухгалтерского учета. Упрощается его ведение, прежде всего за счет типизации отражения в учете однородных хозяйственных операций. Поэтому с наименьшими издержками становится возможным автоматизировать все участки бухгалтерского учета. Сводятся к минимуму ошибки в корреспонденции счетов. Этому способствует также то, что в плане счетов по каждому синтетическому счету дана типовая схема корреспонденции его с другими синтетическими счетами. Типовая схема закладывается в соответствующие программы при разработке автоматизированных систем учета. Это не исключает подхода, при котором в случае возникновения фактов хозяйственной деятельности, корреспонденция по которым не предусмотрена в типовой схеме, организации вправе ее дополнять. Единственное ограничение при проведении данных процедур - строгое соблюдение основных методических принципов ведения бухгалтерского учета, которые изложены в Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций. В Плане счетов бухгалтерского учета счета группируются по разделам в соответствии с их экономическим содержанием. В основу плана счетов положена классификация счетов по экономическому содержанию. Новый план счетов, введенный в действие с 01.01.2001 г., включает 8 разделов, объединяющих 60 синтетических счетов. Обособленную группу составляют забалансовые счета, состоящие из 11 счетов. Раздел I. Внеоборотные активы. Раздел II. Производственные запасы. Раздел III. Затраты на производство. Раздел IV. Готовая продукция и товары. Раздел V. Денежные средства. Раздел VI. Расчеты. Раздел VII. Капитал. Раздел VIII. Финансовые результаты. Счета, входящие в разделы I - VI предназначены для получения и обобщения информации о наличии и движении имущества, а также раскрытия сущности отдельных хозяйственных процессов, в целом составляющих процесс воспроизводства совокупного общественного продукта. В разделе же VI представлены счета источников имущества заемного капитала. Каждый счет в плане счетов имеет свой номер, шифр (код), состоящий из двух цифр. Например, счет 01 "Основные средства", счет 10 "Материалы" и т. п. Применение номеров (шифров, кодов) упрощает составление бухгалтерских проводок и повышает их наглядность, что очень важно в процессе понимания сущности хозяйственных операций, отражаемых на соответствующих счетах. К отдельным счетам предусмотрены субсчета с указанием их номера и наименования. Так, счет 55 "Специальные счета в банках" имеет три субсчета: 55-1 Аккредитивы. -; 55-2 Чековые книжки. 55-3 Депозитные счета. Забалансовые счета в силу своей специфики в плане счетов, как уже отмечалось, выделены обособленно и раскрывают информацию о наличии и движении имущества, не принадлежащего предприятию. Однако исходя из содержания фактов хозяйственной деятельности временно находятся в его пользовании или распоряжении. Здесь находятся также счета, на которых ведется учет и контроль за отдельными хозяйственными операциями экономического субъекта, его условных прав и обязательств. Забалансовые счета имеют трехзначную нумерацию. Например, счет 001 "Арендованные основные средства", 007 "Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов", 009 "Обеспечения обязательств и платежей выданные" и т. д. Субсчета к забалансовым счетам не предусмотрены, ибо в этом нет необходимости. На них отсутствует двустороннее движение учитываемых объектов. Поэтому счет закрывается в одностороннем порядке и записи на нем ведутся по простой системе, т. е. только по дебету счета или только по кредиту счета. В различных странах отношение к классификации бухгалтерских счетов по экономическому содержанию неоднозначно. В США, Англии и странах британского содружества каждая фирма самостоятельно разрабатывает номенклатуру четов. В странах континентальной школы учета (Германия, Франция и другие), а также в России, такая классификация счетов обеспечивает единое понимание принципов отражения и обобщения производственно-хозяйственной и финансовой деятельности и единообразие построения системы бухгалтерского учета для всех экономических субъектов, независимо от видов деятельности (кроме банков и бюджетных организаций) и форм собственности. В британо-американском учете, где каждый экономический субъект, исходя из своих особенностей, самостоятельно конструирует систему бухгалтерских счетов, бухгалтер-разработчик, как правило, классифицирует учетные объекты по пяти признакам: 1 - активы; 2 - пассивы (обязательства); 3 - капитал собственника; 4 - доходы; 5 - расходы. Это первый уровень классификации. Далее внутри каждого классификационного раздела объекты учета располагаются по определенным критериям, например, активы - в порядке убывания их ликвидности. Однородные объекты объединяются в группы (1 - текущие активы...4 - недвижимость, здания и оборудование, 5 - другие активы) - второй уровень классификации. На третьем уровне классификации каждому объекту внутри группы присваивается порядковый номер. Децентрализованный подход к разработке номенклатуры счетов в западных фирмах имеет ряд недостатков: отсутствие преемственности при смене бухгалтеров (новый бухгалтер или длительное время изучает действующий план счетов, или вносит существенные изменения, удобные для него; трудности при проведении аудита (потери времени на изучение плана счетов).
18. Оценка как метод стоимостного измерения средств и хозяйственных процессов предприятия. Принципы и виды оценок.
Понятие оценки хозяйственных средств, ее принципы и значение
Оценка хозяйственных средств имеет важное значение для определения текущего финансового состояния предприятия и результатов его деятельности. Оценка есть способ выражения экономических событий (явлений) в денежном измерителе, и направлена на выявление размера динамики изменения анализируемых показателей.
Оценка имущества и обязательств, а также хозяйственных процессов ведется в валюте, действующей на территории Российской Федерации, т. е. в рублях. Если имущество и обязательства выражены в иностранной валюте, то осуществляется пересчет в рубли по курсу ЦБ РФ на дату совершения хозяйственной операции.
Оценке подлежат следующие объекты бухгалтерского учета:
— основные средства;
— нематериальные активы;
— производственно-материальные запасы;
— готовая продукция;
— товары;
— финансовые вложения (краткосрочные и долгосрочные). Основополагающими принципами, определяющими
правильность оценки имущества и обязательств, являются реальность и единство.
Реальность оценки заключается в объективности соответствия стоимостной оценки отдельных объектов бухгалтерского учета их фактической величине. Для этого необходимо точное определение (калькулирование) фактической себестоимости сырья и материалов, незавершенного производства и готовой продукции.
Единство оценки означает ее единообразие и постоянство, что достигается установлением обязательных правил оценки и строгим контролем за их соблюдением.
Наряду с определяющей — первоначальной оценкой, т. е. на дату принятия к учету хозяйственной операции, применяются и другие оценки, необходимость которых связана с инфляционными процессами. Использование иных методов оценки направлено на приближение первоначальной оценки к реальной, соответствующей современным издержкам воспроизводства продукции, работ и услуг.
Неправильное исчисление реальной оценки отдельных объектов учета дает искажение в интерпретации фактов экономических событий, что может привести к принятию неэффективных управленческих решений.
Способы оценки зависят от видов имущества и обязательств.
Основные средства наряду с первоначальной стоимостью учитываются по восстановительной и остаточной стоимости.
Первоначальная стоимость — это стоимость возведения или приобретения основных средств, включая расходы по их доставке и установке.
Изменение первоначальной стоимости основных средств, в которой они приняты к бухгалтерскому учету, допускается в случаях достройки, дооборудования, реконструкции, частичной ликвидации и переоценки объектов основных средств.
Восстановительная стоимость — это стоимость воспроизводства основных средств, характеризующая их фактическую себестоимость в современных условиях. Первоначальная стоимость переводится в восстановительную в результате переоценки основных средств. Предприятия имеют право не чаще одного раза в год на дату начала отчетного года переоценивать группы однородных объектов основных средств по текущей (восстановительной) стоимости путем индексации или прямого пересчета по документально подтвержденным рыночным ценам.
Остаточная стоимость используется в учете для реальной оценки основных средств, она равна первоначальной (восстановительной) стоимости за минусом суммы их амортизации.
Аналогично оцениваются НМА. Первоначальная стоимость НМА включает их покупную стоимость либо экспертную оценку и расходы по доведению объекта в состояние готовности к эксплуатации в соответствии с его назначением.
Производственные запасы при оприходовании вначале принимаются к учету по твердым учетным ценам: нормативной или плановой себестоимости с обязательным исчислением к концу отчетного месяца фактической себестоимости их приобретения. Расход МПЗ допускается оценивать по одному из следующих трех методов:
- средневзвешенной себестоимости;
- себестоимости первых по времени закупок партий (ФИФО);
- себестоимости последних по времени закупок партий (ЛИФО);
Готовая продукция оценивается по плановой производственной себестоимости или по нормативной себестоимости с выделением разницы между плановой и фактической себестоимостью.
Товар оценивается по оптовым или розничным ценам. В оптовую цену товара входит его производственная себестоимость, прибыль, акцизы. В розничную оценку включается наценка снабженческо-сбытовых и торговых организаций.
19. Калькуляция как способ измерения стоимости объектов бухгалтерского учета. Виды калькуляций.
Калькулирование как действие представляет собой процесс исчисления себестоимости произведенного продукта, т.е. подсчет всех затрат предприятия или организации на производство и реализацию своей продукции (выполненных работ, оказанных услуг). Во многих отраслях народного хозяйства калькулирование выполняется по инструкциям или методическим рекомендациям, учитывающим отраслевую специфику.
Научно обоснованноекалькулирование себестоимости необходимо для правильного установления цен на продукцию, исчисления рентабельности и эффективности производства. Процесс исчисления себестоимости продукции заключается в составлении таблиц специальной формы, которые принято называть калькуляциями. Следовательно, под калькуляцией (или калькулированием) понимают, с одной стороны, действие, направленное на исчисление величины себестоимости произведенной продукции, с другой - саму таблицу, с помощью которой происходит это исчисление.
В зависимости от особенности технологии и характера изготовляемой продукции объектом калькулирования могут быть отдельные изделия, группы однородных изделий, части изделия, отдельные заказы и т.п. Как правило, объекты калькулирования соответствуют организационной структуре предприятия.
Исчисление себестоимости единицы продукции представляет собой завершающую стадию процесса калькулирования. Себестоимость продукции представляет собой выраженные в денежной форме затраты на ее производство и реализацию.
С учетом этого калькуляциюможно определить как исчисление себестоимости единицы отдельных видов продукции или работ и всей товарной продукции. Существует следующая классификация калькуляций.
По времени составления различают калькуляции:
предварительные;
провизорные;
отчетные.
Предварительные калькуляции составляют до начала изготовления продукции. Они могут быть сметными, плановыми и нормативными.
Сметная калькуляция - это расчет предполагаемой себестоимости единицы нового вида продукции. Она составляется на основе нормативов затрат длительного действия либо по нормативам, разрабатываемым лабораторным путем.
Плановая калькуляцияопределяет среднюю себестоимость продукции на плановый период (квартал, год). Составляют ее исходя из прогрессивных норм расходов сырья, материалов, топлива, энергии, затрат труда, использования оборудования и норм расходов по организации обслуживания производства. Эти нормы расходов являются средними для планируемого периода.
Нормативные калькуляции составляют на основе действующих норм расхода сырья, материалов и других затрат (текущих норм затрат). Текущие нормы затрат соответствуют производственным возможностям предприятия на данном этапе его работы. Текущие нормы затрат в начале года, как правило, выше средних норм затрат, заложенных в плановую калькуляцию, а в конце года, наоборот, ниже.
Провизорская калькуляция представляет собой расчет ожидаемой себестоимости единицы продукции. При ее составлении частично используются отчетные данные, частично - плановые.
Отчетные, или фактические, калькуляции составляются по данным бухгалтерского учета о фактических затратах на производство продукции и отражают фактическую себестоимость произведенной продукции (выполненных работ, оказанных услуг). В фактическую себестоимость продукции включают и не планируемые непроизводительные расходы.
В зависимости от объема затрат, включаемых в калькуляцию, различают калькуляцию цеховой, производственной и полной себестоимости.
Калькуляция цеховой себестоимости включает только затраты цеха на основные материалы, заработную плату производственных рабочих, начисления на заработную плату, общепроизводственные расходы, потери от брака.
Калькуляция производственной себестоимости включает все затраты предприятия на производство продукции. Она составляется по всем статьям затрат (см. ниже). На ее основе выявляется общий производственный результат работы предприятия по сравнению с принятыми нормами расходов.
Калькуляция полной себестоимости охватывает все затраты на производство и реализацию продукции: кроме затрат на производство в нее включаются внепроизводственные (коммерческие) расходы. Она используется для выявления финансового результата от реализации продукции.
По охватываемому периоду калькуляции делятся на месячные, квартальные и годовые. И, наконец, по степени детализации данных различают калькуляции по укрупненным показателям и по установленной номенклатуре статей в денежном измерении данные калькуляций могут быть и детализированными, когда на ряду с денежными измерителями применяются и натуральные. Чаще всего детализируются данные о затратах материальных ресурсов, топлива, различных видов энергии. Степень детализации калькуляций устанавливается в рекомендациях по калькулированию с учетом отраслевых особенностей производства.
Затраты на производство в зависимости от экономического содержания расходов, их целевого назначения в процессе производства делятся на основные и накладные.
Основными считаются затраты, связанные непосредственно с технологическим процессом изготовления продукции, т.е. расходы, без которых технологический процесс не может осуществляться.
Накладными называются затраты, связанные с организацией, управлением и обслуживанием производства.
В зависимости от способа отнесения затрат на себестоимость продукции все затраты делятся на прямые и косвенные.
Прямые расходы связаны с изготовлением одного определенного вида изделий. В силу этого на основании первичных документов они могут быть прямо отнесены на себестоимость соответствующих продуктов.
Косвенные расходы связаны с изготовлением нескольких видов продукции. Эти расходы учитываются, как правило, по месту их возникновения и распределяются между отдельными видами продукции пропорционально избранной каждой организацией базе.
По отношению к объему производства затраты предприятий принято подразделять на переменные и постоянные.
Переменными называют расходы, величина которых находится в более или менее прямой пропорциональной зависимости от изменения объема производства, например, расход сырья и материалов на изготовление продукции, основная заработная плата производственных рабочих и подобные им расходы. В прямой зависимости от объема изменений объема производства находятся все основные затраты, и поэтому они являются переменными статьями.
Постоянные - это такие расходы, общая сумма которых не изменяется при изменении объема производства. Таковыми являются все накладные расходы. С течением времени постоянные расходы могут возрасти, например, из-за инфляции, но они не изменяются прямо пропорционально изменениям объема производства.
По экономическому содержанию затраты организаций делят на экономические элементы и статьи калькуляции.
Экономическим элементом называют первичный однородный вид затрат на производство и реализацию продукции (работ, услуг), которые на уровне предприятия невозможно разложить на составные части.
Производственные затраты, образующие себестоимость продукции, состоят из следующих элементов:
материальные затраты (за вычетом стоимости возвратных отходов);
затраты на оплату труда;
отчисления на социальные нужды;
амортизация основных средств;
прочие затраты.
Статья затрат или калькуляционная статья - это определенный вид затрат, образующих себестоимость либо отдельных видов продукции, либо продукции предприятия в целом.
Учет затрат по назначению ведется в постатейном разрезе; перечень статей устанавливается для отдельных отраслей промышленности, исходя из особенностей технологии и организации производства.
Типовая номенклатура статей калькуляции может быть представлена в следующем виде:
Сырье и материалы.
Возвратные отходы (вычитаются).
Покупные изделия, полуфабрикаты и услуги производственного характера сторонних предприятий и организаций.
Топливо и энергия на технологические нужды.
Заработная плата производственных рабочих.
Отчисления на социальные нужды.
Расходы на подготовку и освоение производства.
Общепроизводственные расходы.
Общехозяйственные расходы.
Потери от брака.
Прочие производственные расходы.
Коммерческие расходы.
Первые одиннадцать статей входят в производственную себестоимость продукции. Производственная себестоимость и коммерческие расходы составляют полную себестоимость продукции.
Сложность процесса производства требует использования в учете целой группы производственных счетов:
20 «Основное производство»,
23 «Вспомогательные производства»,
25 «Общепроизводственные расходы»,
26 «Общехозяйственные расходы»,
28 «Брак в производстве»,
44 «Расходы на продажу»,
96 «Резервы предстоящих расходов»,
97 «Расходы будущих периодов».
Аналитический учет ведут в развитие всех синтетических счетов по учету затрат на производство. Уровень аналитичности определяется теми показателями, которые необходимы предприятию для контроля и управления.
20. Первичный учет на предприятии: понятие и принципы организации.
Первичный учет представляет собой единый, повторяющийся во времени, организованный процесс сбора, измерения, регистрации, накапливания, хранения информации, а в условиях автоматизированных систем управления - ее передачи и первоначальной обработки. При этом под первоначальной обработкой информации понимается дифференцированное накапливание количественных данных по определенному комплексу признаков, характеризующих хозяйственные операции, производственные явления и процессы. Первичный учет является начальной стадией системного восприятия и регистрации отдельных операций, связанных с хозяйственными процессами и явлениями.
Для сплошного и непрерывного отражения объектов бухгалтерского учета необходимо прежде всего фиксировать каждую хозяйственную операцию. С этой целью применяется элемент метода бухгалтерского учета - документация - основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организаций, ее первичного контроля. Каждая операция, независимо от объема и содержания, в момент ее совершения оформляется документом и является первым этапом учета.
Документ (от лат. documentum - поучительный пример, свидетельство, доказательство) представляет собой письменное доказательство, подтверждающее факт совершения хозяйственной операции, право на его совершение.
Первичный документ - это бухгалтерский документ, который составляется в момент совершения хозяйственной операции и является первым свидетельством происшедших фактов. Первичный документ подтверждает юридическую силу произведенной хозяйственной операции и устанавливает ответственность отдельных исполнителей за выполненные ими хозяйственные операции.
Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля.
Документы являются средством, при помощи которого осуществляется сама финансово-хозяйственная деятельность. Они используются для оперативного руководства и управления организацией.
Документы имеют правовое значение, они используются в качестве доказательства при спорах между организациями и лицами. Только правильно и своевременно оформленные документы имеют доказательную силу в арбитраже и судебных инстанциях.
Документы имеют контрольное значение, так как дают возможность контролировать сохранность ценностей, предупреждать случаи хищения. Большое значение имеют документ при проведении документальных ревизий, аудиторских проверок финансово-хозяйственной деятельности организации. Документы используют, анализируя результаты работы организации. Именно документ является основой информационной системы организации, которая используется в управлении.
21. Первичные бухгалтерские документы: понятие, реквизиты, классификация, правила и техника оформления.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, а утверждаемые организацией документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать установленные Положением по ведению бухгалтерского учета обязательные реквизиты.
В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21.11.96 первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:
наименование документа;
дату составления документа;
наименование организации, от имени которой составлен документ;
содержание хозяйственной операции;
измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи должностных лиц.
В Положении по ведению бухгалтерского учета к обязательным реквизитам первичных учетных документов наряду с перечисленными отнесены также:
код формы;
расшифровки подписей должностных лиц, подписавших данный документ, включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники.
Отсутствие в первичном учетном документе какого-либо из обязательных реквизитов является нарушением правил ведения бухгалтерского учета и может стать причиной применения к организации финансовых санкций, так как ненадлежащим образом оформленные документы не являются подтверждением факта совершения хозяйственной операции, и следовательно, возможно утверждение, что та или иная хозяйственная операция фактически не производилась.
Как правило, организации используют следующие дополнительные реквизиты:
номер документа;
адрес организации;
основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом (договор, приказ, распоряжение и т.п.);
другие дополнительные реквизиты, необходимость которых обусловлена характером документируемых хозяйственных операций.
Для упрощения обработки учетной информации в первичных учетных документах может быть предусмотрено проставление кода хозяйственной операции.
Записи в регистрах бухгалтерского учета делаются на основании первичных учетных документов, которые должны быть составлены в момент совершения операции, а если это практически невозможно, - непосредственно после окончания операции, что связано с основным назначением первичных учетных документов - фиксацией факта совершения хозяйственной операции.
Перечень лиц, имеющих право подписывать первичные учетные документы, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. При этом документы, которыми оформляются операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или лицами, ими на то уполномоченными. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.
Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. Поэтому при обнаружении в них ошибок кассовые и банковские документы не могут приниматься к исполнению и должны быть составлены заново. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями лиц с указанием даты внесения исправлений.
При поступлении документа с исправлениями в бухгалтерию целесообразно бухгалтеру также поставить свою подпись под исправительной надписью.
Для
отражения хозяйственных операций
используется большое количество
разнообразных документов. Для правильного
применения документов их принято
группировать, т.е. составлять сводные
учетные документы, которые классифицируются
по однородным признакам: по назначению,
порядку составления, способу отражения
операций, месту составления, порядку
заполнения. Классификация документов
представлена на рис.
9.1. 
По назначению документы делятся на распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления, комбинированные.
Распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факта ее осуществления, а потому основанием для учетных записей не являются. Например, приказы, платежное поручение банку на перечисление налогов и т.д.
Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции и служат основанием в бухгалтерском учете для отражения хозяйственных операций. Например, счета, подтверждающие произведенные расходы, акты приемки-передачи основных средств и т.д.
Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии в случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет, или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете. Например, накопительные ведомости, калькуляции фактической себестоимости продукции, разные виды справок и расчетов, составленных бухгалтерией, и т.д.
Комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, накладная на отпуск материальных ценностей содержит распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической выдачи; приходно-кассовый ордер.
По порядку составления документы бывают первичными и сводными.
Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, платежные требования, акты на списание основных средств и т.д.
Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые и кассовые отчеты, группировочные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетными лицами, а также описание производственных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета.
По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные.
Разовые документы применяются лишь однажды для отражения отдельной операции или несколько одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости и т.д.
Накопительные документы составляются в течение определенного периода (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. Накопительные документы отличаются от сводных тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов, является их сводкой, а накопительный представляет собой первичный документ, составленный постепенно путем накапливания операций. К накопительным документам относятся лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т.д.
По месту составления документы бывают внутренними и внешними.
Внутренние документы составляются на предприятии для отражения внутренних операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, расчетно-платежные ведомости и т.д.
Внешние документы заполняются вне пределов данного предприятия, поступают в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и др.
По порядку заполнения документы можно классифицировать на составленные вручную и при помощи вычислительной техники.
Документы, составленные ручным путем, заполняются вручную или на пишущей машинке.
Документы, выполняемые с помощью вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.
Все поступившие в бухгалтерию документы подвергаются обработке для подготовки их записям в регистры бухгалтерского учета. Основным этапом бухгалтерской обработки документов в организации является проверка поступивших документов по существу, по форме и арифметически.
22. Документооборот на предприятии и его правила.
Понятие документооборота включает в себя составление графика прохождения документов, контроль за правильностью оформления документов и соответствующим отражением операций по счетам бухгалтерского учета.
При составлении графика должны быть соблюдены следующие требования:
первичные учетные документы, принимаемые бухгалтерией, должны иметь все обязательные реквизиты;
при приеме документов должна проверяться правильность арифметических вычислений;
документы должны оформляться в соответствии с требованиями законодательных и нормативных актов (например, в накладных на получение товаров должна быть выделена сумма НДС для возможности принятия к возмещению);
все исправления в документах должны быть заверены подписями лиц, ответственных за их составление с указанием даты исправления;
по любой сделке должны быть представлены все необходимые документы (договор и дополнения к нему, накладная или акт о выполнении, счет-фактура, платежное поручение).
На начальном этапе составления графика документооборота главный бухгалтер определяет круг лиц, работающих с первичными документами; устанавливается контроль за правильностью оформления первичных учетных документов и отражения на их основании хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.
Главному бухгалтеру необходимо оптимизировать документооборот. При этом устанавливается:
перечень первичных документов, применяемых на предприятии;
кто их работников предприятия имеет право пописывать данные документы и несет ответственность за правильность их оформления и своевременность представления в бухгалтерию;
рабочая схема действующих отделов организации;
порядок движения каждого документа между отделами организации и крайний срок представления документов конечному потребителю информации (например, бухгалтерии);
график движения документов внутри бухгалтерии, позволяющий своевременно организовать начисление налогов и составление бухгалтерской отчетности.
График документооборота позволяет улучшить контроль со стороны бухгалтерии за всей работой организации, т.е. повышает эффективность всей учетной работы организации.
При составлении графика документооборота учитывают требования, предъявляемые к рациональной организации документооборота: кратчайший путь движения документов, указание конкретных исполнителей, минимальные сроки прохождения по инстанциям.
Рациональная организация документооборота усиливает контрольные функции учета, ускоряет сроки составления бухгалтерской отчетности, повышает оперативность бухгалтерского учета, необходимую при управлении предприятием.
Хранение документов. Организация обязана хранить всю бухгалтерскую документацию не менее пяти лет. Для отдельных категорий первичных учетных документов (например, для документов, подтверждающих размер заработной платы работников) действующим законодательством предусмотрены более длительные сроки хранения.
Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.
23. Учетные регистры: понятие, назначение, классификация