Если(Умова; Значення_для_Істина; Значення_для_не_Істина)

Умова — будь-який вираз, значення якого буде або ИСТИНА, або ЛОЖЬ.

Значення_для_Істина є значення чи вираз, який поверне функція ЕСЛИ() за істинне значення параметра Умова. Якщо параметр не вказати, то як результат ЕСЛИ() буде повертатися ИСТИНА. Виразом у параметрі, зокрема, може бути будь-яка інша функція, як і ЕСЛИ() так само.

Значення_для_НЕ_Істина представляє значення чи вираз, який поверне функція ЕСЛИ() за не істинне значення параметра Умова. Якщо параметр не вказати, то як результат ЕСЛИ() буде повертатися ЛОЖЬ. Виразом у параметрі, зокрема, може бути будь-яка інша функція, так само і ЕСЛИ().

Зверніть увагу! Якщо у функції ЕСЛИ() пропускається другий параметр, то символ «;» перед третім параметром має бути обов’язково:

ЕСЛИ(Умова; ;Значення_для_НЕ_Істина);

Функція ЕСЛИ() допускає вкладення функцій ЕСЛИ() одна в одну до семи разів.

Розглянемо приклади.

1. ЕСЛИ(C7>J7–15,39;"У балансі є помилка!";"") потрібно розуміти так: при умові, що значення комірки C7 більше від комірки J7, зменшеної на величину 15,39, то значенням комірки буде текст "У балансі є помилка!". Якщо ж ця умова не виконується — значенням комірки буде порожній рядок "";

2. ЕСЛИ(C7>J7–15,39;"У балансі є помилка!"; ЕСЛИ(C7=2002;"У балансі можлива помилка!"; "Баланс нормальний!")) використовує вкладення функцій ЕСЛИ(). У самій першій ЕСЛИ() для випадку підстановки, як результату, третього параметру буде розраховуватися ще одна ЕСЛИ().

Умовне форматування, на відміну від звичайного формату комірки/діапазону, спрацьовує зміною формату на новий, попередньо вказаний вами, формат лише за виконання деяких умов. Типово цими умовами є значення у самій же комірці/діапазоні. Таких спеціальних умов застосування зміни формату може бути до трьох.

Для застосування до комірки/діапазону умовного форматування:

1. виділіть комірку/діапазон;

2. в меню Формат виберіть пункт Формат/Условное форматирование. Відкривається форма діалогу Условное форматирование;

3. у формі групою управляючих елементів пропонується задати першу умову застосування форматування. Для кожної умови (від 1 до 3-х) може бути свій варіант форматування;

4. для умови можна вибрати або (1) умову для значення комірки, або (2) задати формулу (комірку з формулою). Для значення пропонуються всі основні варіанти відношення (=, <, >, <>, <=, >=, поза відрізком значень) у списку вибору відношення, що випадає. В залежності від вибраного відношення, з’являється правіше списку відношень необхідна кількість полів для значень чи посилань на комірки із значеннями;

5. формула, як критерій застосування умовного форматування, використовується для звернення до будь-яких функцій та виразів, які повертають значення ИСТИНА або ЛОЖЬ;

6. задавши умову форматування, натискаємо кнопку Формат. Відкривається форма діалогу Формат ячеек;

7. ця форма аналогічна відомій вам формі, яка викликається через меню Формат/Ячейки;

8. задаємо формат: 1) шрифту, 2) границь та 3) тла комірки;

9. якщо потрібна ще одна умова застосування для комірки/діапазону умовного форматування (тепер вже 2-га чи 3-я), натискаємо кнопку А также;

10. якщо всі чи декілька умов (всього їх 3) потрібно анулювати, натискаємо кнопку Удалить. Відкривається діалогова форма, в якій вказується умова, що видаляється.

4. Консолідація даних в таблицях. Консолідація може об’єднувати інформацію з вихідних аркушів (до 255) в один підсумковий аркуш. Вихідні аркуші можуть розташовуватися в тій самій книзі, що й підсумковий аркуш, або в інших книгах. Наприклад, якщо в різних книгах міститься інформація про кожне відділення фірми, то для створення підсумкового аркушу з відповідними підсумками про фірму в цілому можна застосувати команду Консолидация.

Команду Консолидация можна використовувати різними способами.

Можна зв’язати дані в підсумковому аркуші з вихідними даними, щоб наступні зміни в вихідних аркушах відображалися в підсумковому аркуші.

Можна просто консолідувати дані без створення зв’язків.

Існують два види консолідації даних: за розміщенням та за категоріями.

Консолідацію за розміщенням використовують в тому випадку, коли діапазони, що об’єднуються мають однакове розміщення (назви рядків та стовпчиків мають однакові назви та розміщенні по одному шаблону).

При консолідації за категоріями не обов’язково, щоб діапазони даних мали однакове розміщення за рядками та стовпчиками, Excel консолідує всі унікальні рядки зі всіх аркушів, які мають однакові заголовки.

• Консолідація за розташуванням. У цьому випадку Excel збирає інформацію з однаково розташованих комірок кожного вихідного аркушу. При консолідації аркушів використовується функція, яку можна вибрати зі списку Функція у вікні команди Консолидация. За замовчуванням використовується функція Сумма, яка підсумовує дані з кожного аркушу і розташовує результат у підсумковому аркуші. Для консолідації вихідних аркушів у підсумковому аркуші треба виконати наступні дії:

1. активізувати підсумковий аркуш і виділити в ньому діапазон комірок, куди будуть заноситися дані, що консолідуються (наприклад, B4:F8);

2. виконати команду Консолидация з пункту меню Данные;

3. вибрати функцію для опрацювання даних з кожного робочого аркушу, наприклад, Среднее для усереднення значень з кожного робочого аркушу;

4. опції у вікні діалогу залишити не встановленими;

5. клацнути мишею у полі Ссылка та перейти до першого робочого аркушу;

6. виділити мишею область для початкового діапазону (B4:F8);

7. натиснути кнопку Добавить;

8. повторити попередні три пункти для кожного робочого аркушу;

9. натиснути кнопку ОK.

Excel усереднює підсумкові дані і розташовує їх у підсумковому аркуші.

• Консолідація за категоріями. За основу для об’єднання аркушів використовують заголовки стовпців або рядків. Наприклад, якщо стовпець «Січень» знаходиться в одному робочому аркуші у стовпці B, а в іншому — у стовпці D, то все одно їх можна об’єднати. Зауважимо, що у підсумковому аркуші не вказують заголовки рядків. Вони будуть вставлені автоматично. Для консолідації даних треба виконати наступні дії:

1. виділити у підсумковому аркуші область для розташування даних. Вона повинна містити порожній стовпець A, щоб Excel міг ввести заголовки консолідованих рядків. Ця область повинна складатися із стількох рядків, скільки є унікальних елементів рядків (наприклад, прізвищ працівників) у всіх таблицях;

2. виконати команду Консолидация з пункту меню Данные;

3. вибрати функцію для опрацювання даних з кожного робочого аркушу, наприклад, Среднее для усереднення значень з кожного робочого аркушу;

4. для консолідації за рядками встановити опцію значения левого столбца в секції Использовать в качестве имен;

5. підсумковий аркуш вже має заголовки стовпців, тому їх можна опустити з посилань на вихідні робочі аркуші. Проте наші вихідні посилання повинні включати усі заголовки рядків і стовпці, починаючи від стовпця заголовків рядків (наприклад, «Прізвища») і завершуючи стовпцем, позначеним іменем вибраної функції (наприклад, «Середнє»). Тому у полі Ссылка необхідно ввести або вказати за допомогою миші потрібні вихідні діапазони, наприклад, такі:

Лист1!$A$4:$F$8,

Лист2!$A$4:$F$8,

Лист3!$A$4:$F$10,

Лист4!$A$4:$F$6;

6. натиснути кнопку ОК і Excel заповнить Ваш підсумковий аркуш. Підсумковий аркуш тепер містить рядки, що відповідають унікальним елементам рядків консолідованих робочих аркушів (в даному випадку, для кожного працівника).

• Створення зв’язків з початковими робочими аркушами. У попередніх прикладах ми консолідували дані за допомогою вибраної функції. В результаті було отримано ряд значень у підсумковому аркуші. При цьому зміни у вихідних аркушах не впливатимуть на підсумковий аркуш, доки ми не повторимо консолідацію.

Якщо у вікні команди Консолидация з пункту меню Данные встановити опцію Создавать связи с исходными данными і виконати консолідацію, то тепер змінюючи дані вихідних аркушів, ми одразу отримуємо зміни у підсумковому аркуші.

5. Зведені таблиці. Створення звіту зведеної таблиці. Зведена таблиця — це спеціальна таблиця, яка підсумовує інформацію з окремих полів списку або бази даних. Зведені таблиці використовують для аналізу значної кількості даних у великих таблицях. Зведена таблиця містить всі або лише потрібні для аналізу дані основної таблиці, які відображені на екрані так, щоб залежності між ними було видно якнайліпше. Зведену таблицю будує програма-майстер. Користувач залежно від умови задачі має лише зазначити, що відображати в заголовках рядків і стовпців, які дані відображати на їх перетині, а також по якому полю з основної таблиці групувати дані.