2. Опрацювання табличної інформації засобами програми ms Office Excel.

а) створення списків в БД. У професійній діяльності, а також у повсякденному житті ми широко використовуємо списки й таблиці. Список складається із записів, причому кожен з них відповідає певному об’єкту , а властивості записів відображаються в полях (стовпчик з даними в таблицях). Список аналогічний таблиці, що входить до складу бази даних.

У вигляді списку побудований, наприклад, телефонний довідник.

Списком називають набір зв’язаних однорідних даних. Кожний рядок, крім першого містить окремий запис списку (набір даних), кожний стовпчик є полем даних і містить однотипну інформацію. Перший рядок списку містить назви полів. Необхідно уникати порожніх рядків та стовпчиків усередині списку. Максимальний розмір списку обмежено хіба що розміром робочого аркушу.

Розглянемо приклади наборів даних Рис.1.

Рис. 1

До списків можна віднести перший та другий набори даних. Третій, з назвою Відомості, не можна вважати списком, оскільки дані в ньому не є однорідними.

Excel розпізнає списки автоматично. Перед виконанням дій зі списком достатньо активізувати будь-яку комірку всередині списку. Вміст першого рядка Excel вважає іменами полів і не опрацьовує їх, як інші дані. Якщо перед здійсненням обробки списку виділити окрему частину списку, то Excel вважатиме списком тільки виділений діапазон комірок.

Як бачимо, створити список можна, використовуючи традиційні засоби роботи з таблицями. Задавши імена полів та порядок їхнього розташування, визначивши ширину стовпчиків та параметри форматування (насамперед для дат, часу, числових значень), можна вводити дані безпосередньо в комірки.

Списки можна створювати одним із наведених нижче способів:

1 . Вручну, введенням даних з клавіатури. Елементи списку вводяться до електронної таблиці як звичайні дані. Наприклад, перелік працівників у якому стовпчики мають відповідно такі імена: № бригади, Прізвище, Сорт, Кількість, Нараховано, - являє собою список даних. Можна заповнювати клітинки таблиці значеннями, що утворюють прогресію.

З

Рис. 2 Діалогове

асіб автозаповнення дозволяє також створювати арифметичні, геоме­тричні прогресії та прогресії типу дати, крок яких подається в днях, місяцях чи роках. Для цього досить в одну з клітинок ввести значення першого члена прогресії, виділити цю клітинку та виконати протягування правою клавішею мишки за маркер автозаповнення на кілька наступних клітинок. Далі в контекстному меню, що відображатиметься на екрані, слід вибрати пункт Прогресія та задати значення її параметрів (Рис. 2). Крім того, можна створювати арифметичну прогресію з будь-яким кро­ком, якщо ввести перші два члени прогресії в дві сусідні клітинки, виділити їх та виконати протягування лівою клавішею мишки за маркер автоза­повнення на кілька наступних клітинок. У цьому випадку буде автоматич­но створюватись арифметична прогресія з кроком, що відповідає різниці між першими двома виділеними значеннями.

При використанні автозаповнення назви днів тижня та місяців будуть автоматично вводитись лише в тому випадку, якщо такий список було заздалегідь визначено. Крім того, користувач може створити власні списки текстових значень, що повторюються у певній однаковій послідовності.

2. Імпортувати список до електронних таблиць можна, виконавши команду Сервіс – Параметри та перейти на вкладку Списки; у діалоговому вікні Параметри клацнути у полі Імпорт списку із клітинок. Потім за допомогою перетягування мишкою виділити діапазон клітинок, в якому розміщуються елементи списку та натиснути кнопку Імпорт (Рис. 3). На екрані знову відображатиметься діалогове віно Параметри з елементами списку.

Рис. 3 Діалогове вікно Параметри

3. Введення даних до електронних таблиць через Форму. Відомостей у списку, які відповідають критеріям користувача дуже багато, тому користувач повинен постійно пересуватися по екрану. Відображення по одному запису даних можливе за допомогою форми. Форма даних не тільки пропонує певні зручності при внесенні змін у список, але й дозволяє здійснювати відносно простий відбір даних за вказаним критерієм, надає інформацію про кількість записів та номер поточного запису. У вікні форми даних можна використовувати до 32 полів списку.

Форма – це діалогове вікно, що містить назви всіх полів активної таблиці, поля для введення та відображення відповідних значень кожного поля та кнопки, що дозволяють виконати з даними деякі операції (Рис. 4).

Для виводу на екран вікна форми даних достатньо розташувати активну комірку в діапазоні списку та скористатися командою Дані - Форма.

Рис. 3 Діалогове вікно Форми Студенти

Якщо перед викликом вікна форми даних був виділений певний діапазон комірок, то у вікні форми відображаються тільки поля та записи, що включені в діапазон виділення. Excel автоматично розпізнає імена полів списку.

Для керування вікном форми даних можна використовувати відповідні кнопки та лінійку прокручування. Наприклад, кнопками Створити та Видалити можна ввести новий або видалити поточний запис. Скориставшись кнопкою Умови можна ввести умову для пошуку та відбору записів списку. При записуванні критеріїв можна використовувати

• традиційні відношення порівнянь ("=", "<", ">", "<>", "<=", ">=");

• константи відповідних типів;

• для текстових полів, крім звичайних символів, символи шаблона "*" (для заміни довільного числа символів) і "?" (для заміни одного символу). Критерії можна застосовувати також до обчислювальних полів. При переміщенні у списку кнопками Далі та Назад враховується заданий критерій відбору записів. Для видалення заданого критерію і відображення всіх записів можна скористатись кнопкою Очистити. Для переміщення між полями та записами списку можна також використовувати наведені нижче комбінації клавіш.

• У поточному записі для переходу до

• відповідного поля потрібно натиснути клавішу <Alt> та підкреслену в імені літеру,

• до наступного поля — клавішу <Tab>;

• до попереднього поля — комбінацію клавіш <Shift+Tab>.

• Для переходу з поточного запису до

• наступного запису потрібно натиснути клавішу <Enter> або <>,

• попереднього — комбінацію клавіш <Shift+Enter> або <>.

• записів, що розташовані на 10 записів вище або нижче поточного, — клавіші <PageUp> та <PageDown>, відповідно.

• першого або останнього запису — комбінації клавіш <Ctrl+PageUp> та <Ctrl+PageDown>, відповідно.

При створенні списків доречно скористатися наступними порадами.

• Бажано розташовувати список на окремому робочому аркуші, на якому не повинно бути більше нічого. Якщо це неможливо, то список потрібно відокремити від інших даних принаймні одним порожнім рядком та одним порожнім стовпчиком.

• Для виділення рядка з іменами полів використовують можливості форматування у вигляді шрифтів, способів їх написання та рамок. Не варто вставляти окремі рядки із дефісів, знаків рівності або інших символів, тому що Excel може сприйняти таке "підкреслення" за дані.

• Якщо потрібно зазначити довге ім’я поля для стовпчика з "вузькими" даними, можна записати ім’я у декількох рядках однієї комірки або змінити орієнтацію тексту в комірці.

• Для роботи з великими списками, дані яких не відображаються одночасно в робочому вікні, використовують команду Вікно – Закріпити області для фіксування областей або Вікно – Розділити для розбиття вікна на підвікна.

• Присвоєння імені діапазону комірок, що містить список, спрощує роботу зі списком, особливо, якщо він великий за розміром.

Існують певні вимоги до списку, які представлені нижче.

1. Максимальні розміри обмежуються 256*65536, де перша цифра відповідає кількості стовбців, які відведені для полів, а друга – кількості рядків для записів.

2. Список має бути відокремлений від інших даних хоча б одними незаповненими стовпцем і рядком.

3. Імена стовбців в списку мають розташовуватись у першому рядку таблиці, але можуть бути багаторядковими.

4. Комірки мають містити однорідну інформацію.

б) пошук, упорядкування та фільтрація даних.

Впорядкування (сортування) – це зміна відносного положення даних у списку відповідно із значенням або типом даних.

Дані впорядковуються за певними критеріями, за ключовими словами, переважно за алфавітом, за числовим значенням, за датою. Сортування зазнають записи таблиці за зростанням (спаданням) значень вибраного реквізиту-ключа або кількох ключів одночасно з урахуванням або без урахування регістра літер. Швидке сортування табличних даних забезпечується двома однойменними кнопками-піктограмами. При цьому текстові дані розміщуються за алфавітом або за зворотним йому порядку. Ключем сортування в цьому випадку є стовпець з поточною клітинкою.

Сортування буває за одним параметром або за кількома параметрами.

Як і для чого впорядковувати дані списку? Впорядкування будь-яких даних застосовується для прискорення пошуку. Наприклад, якщо список із прізвищами впорядковано за алфа­вітом, то в ньому шукати дані про людину з конкретним прізвищем легше, ніж у невпорядкованому списку. Але коли список даних достатньо великий, наприклад, у ньому багато родичів або тих, хто має однакові прізвища, відшукати відомості складніше.

Процес впорядкування відбувається у два етапи:

виділення полів таб­лиці для впорядкування

безпосередньо впорядкування.

Рис.4 Діалогове вікно Сортування діапазону

Для того, щоб впорядкувати дані в таблиці за одним або кількома полями потрібно обрати пункт меню «Данные – Сортировка» (мал. 4), в наступному діалоговому вікні обрати потрібні параметри сортування (мал. 4).

Перед сортуванням даних важливо правильно виділити область, у якій відбуватиметься сортування. Якщо перед вибором меню Данные / Сортировка помістити курсор усередину таблиці, то Excel автоматично виділить усі її рядки і стовпці. Якщо ж виділити тільки частину таблиці, то і сортування відбудеться тільки у межах виділеної області. Наприклад, якщо ви виділите тільки стовпець із прізвищами співробітників, але не виділите стовпець із сумами належних їм виплат, то прізвища будуть перевпорядковані, але суми виплат залишаться нерухомими в колишніх комірках. Так можна зіпсувати дані, на введення яких був витрачений значний час. Виправити помилку можна, якщо відразу після неправильного сортування натиснути кнопку скасування, або закрити файл, не зберігаючи на диску внесені зміни.

Я кщо сортування відбувається за одним ключем, то достатньо просто встановити

Рис.5 Діалогове вікно Сортування Діапазону

курсор у ключове поле і скористатися однією з кнопок . При цьому Excel сам виділить всю таблицю і виконає сортування за обраним ключем. Щоб Excel зміг правильно визначити межі таблиці, у ній не повинно бути пустих рядків чи стовпців.

Для сортування за декількома полями слід помістити курсор усередину таблиці або виділити діапазон комірок, що підлягає сортуванню, та вибрати в меню Данные опцію Сортировка. В результаті не екрані з'явиться вікно, показане на рис. 5. Якщо ви бажаєте сортувати стовпці (а не рядки, як це робиться за замовчуванням), то сповістіть про це програмі, клацнувши у  вікні, що з'явилося, на кнопці Параметры. Там же можна задати режим, що забезпечує сортування назв місяців, днів тижня тощо не в алфавітному, а в хронологічному порядку. Звичайно Excel вважає перший рядок шапкою таблиці, що не бере участі в сортуванні. Якщо ж таблиця не має шапки, і її перший рядок підлягає сортуванню нарівні з іншими, то у вікні сортування слід вибрати: Идентифицировать поля по позначенням столбцов листа.У графі Сортировать по  виберіть заголовок чи координату стовпця, по якому буде виконуватися сортування, а також напрямок сортування: по возрастанию або по убыванию. Записи, що містять однакові значення ключового поля, у свою чергу, можуть бути відсортовані по другому ключовому полю, якщо ви заповните графу Затем по. Наприклад, при сортуванні персоналу записи з однаковими прізвищами сортуються по іменах. Аналогічно, записи, що містять однакові значення в двох перших ключових полях, можна піддати сортуванню, указавши третє ключове поле в графі В последнюю очередь по. Наприклад, якщо збігаються і прізвище, і ім'я, то сортування здійснюється за полем по батькові.

Як здійснити пошук у списках електронних таблиць?

Пошук можна здійснювати за допомогою команди Правка – Знайти.

За допомогою форми у електронній таблиці можна знаходити дані за чергою, а не за списком (кнопки Умови, Знайти далі, Знайти назад).

Для цього потрібно виконати наступні дії

• Клацнути на будь-якій комірці таблиці;

• Обрати Дані - Форма

• Натиснути кнопку Умови. При виборі кнопки Умови на екрані відображається порожня форма із всіма полями поточного списку даних.

• Вести в текстові поля ознаки, за якими повинен проводитися пошук (Необхідно до потрібних полів ввести відповідні значення для пошуку, наприклад, перші літер прізвища)

• Натиснути кнопку Знайти далі або Знайти назад, щоб переглянути записи, які відповідають заданим параметрам пошуку.

Фільтри є засобом швидкого виділення зі списку певного набору даних, які відповідають заданим критеріям.

Фільтр може бути застосований до значень списку кілька разів. Після застосування фільтра на екрані в списку залишаються тільки рядки, що відповідають заданій умові, інші рядки приховуються.

Фільтрування — процес застосування до списку даних електронної таблиці правил їх добору для відображення на екрані. Критерії фільтрування (умови добору) можуть бути простими та складеними. За певних умов при роботі з електронними таблицями можна змінити критерії фільтрування даних або відобразити на екран всі дані, тобто скасувати фільтрування даних.

Наприклад, перед тим як вода з водоймища потрапить до водогону вона проходить кілька етапів очищення, на кожному з яких здійснюється добір певної групи домішок. Фільтрування використовують для очищення рідини, газів від твердих частин.

Фільтрування дозволяє організувати «сито», через яке можна «просіювати» список даних.

Фільтри бувають двох типів:

а) автофільтр;

б) розширений фільтр.

Автофільтр може працювати з простими критеріями (одна умова), складними критеріями (максимум дві умови за одним полем) і складеними критеріями, які можуть містити стільки умов, скільки полів у списку, але при цьому використовують максимум дві умови за одним полем. Критерії заносяться під час роботи Автофільтра, а результати запиту для подальшого збереження користувач може самостійно скопіювати в інше місце поточного робочого аркуша або на новий аркуш.

Автофільтр не в змозі виконати вибірку даних за умовою ИЛИ.

Розширений фільтр може працювати з усіма перерахованими типами критеріїв, при цьому кількість умов у складних і складених критеріях необмежена, а результати запиту за бажанням користувача можуть бути автоматично скопійовані у вказане місце поточного робочого аркуша.

Встановлення автофільтра. Для того, щоб встановити для таблиці автофільтр за певними критеріями, потрібно встановити курсор в будь-якій комірці таблиці. Після цього в пункті меню «Данные» вибрати підпункт «Фильтр», а в ньому команду «Автофильтр» (мал. 6). В результаті чого поряд із назвами полів з’являться кнопки розкриття списку. Для вибору критерію фільтрування потрібно у відповідному полі натиснути ліву клавішу миші на кнопці автофільтрування, тоді вибрати значення, яке повинно містити дане поле. В результаті, в списку залишаться лише записи із вказаним вмістом поля.

Щоб установити автофільтр, треба помістити курсор усередину таблиці і вибрати в меню Данные опції Фільтр і Автофильтр. В результаті біля заголовків стовпців з'являться кнопки  списків, що розгортаються, з яких можна вибрати наступні опції:

• (Все) -  знімає фільтр із даного стовпця і забезпечує вивід рядків із будь-якими

• значеннями в даному стовпці;

• (

  Рис. 6 Меню Дані

  Первые 10...) - дозволяє відфільтрувати задану кількість або заданий відсоток найбільших

або найменших елементів даного стовпця;

• (Условие...) дозволяє задати одну або дві умови фільтрації у формі рівності або нерівності Якщо умов дві, то їх можна  зв'язати логічною операцією І чи АБО. У першому випадку будуть відфільтровані рядки, для яких одночасно виконуються обидві умови, у другому - хоча б одна з них.

• У списку містяться також усі значення даних, присутніх в даному стовпці. Вибір такої опції приводить до того, що через фільтр пройдуть тільки рядки з обраним вами значенням.

Умови нерівності можна задавати не лише для чисел, а й для текстів і дат. Вважаються меншими ті дані, що стоять вище за алфавітним чи хронологічним порядком. Для фільтрації текстових даних можуть використовуватись також шаблон ?, що означає довільний символ, і шаблон *, що означає довільну кількість довільних символів.

Для зняття автофільтра потрібно виконати ті ж дії, що і при його встановленні. Встановлення розширеного фільтра. Для того, щоб встановити для таблиці розширений фільтр потрібно

обрати Данные - Фильтр - Расширенный фильтр»;

скопіювати шапку таблиці вище або нижче основної таблиці, так щоб між ними було декілька вільних таблиць.

Ввести умову у клітинку за змістом (якщо умови з`єднані між собою сполучником «і», то умову записуємо в один рядок, якщо «або» – в різні строки). У вікні, що з`явилось, необхідно вказати: вихідний діапазон (адреса клітинки) та діапазон умов. Добавити вільну клітинку в діапазон умов, в яку записати необхідну формулу.

У комірки допоміжної таблиці можна включати і нерівності. Наприклад, вираз <100 забезпечить фільтрацію чисел, менших ста. Якщо рядок допоміжної таблиці містить декілька заповнених комірок, то всі  задані ними умови повинні виконуватися одночасно. Якщо в допоміжній таблиці заповнені декілька рядків, то через фільтр пройдуть дані, що задовольняють умові, заданій хоча б в одному з рядків допоміжної таблиці.

в) Підведення підсумків в електронних таблицях. Excel має засіб, який дозволяє одержати попередні результати, якщо потрібно об’єднати дані в окремі групи. Проміжні підсумки дозволяють узагальнити дані, знайти проміжні і загальні підсумки.

Автоматичне підведення підсумків – це зручний спосіб швидкого узагальнення й аналізу даних в електронній таблиці.

Для того, щоб мати можливість автоматично підводити загальні і проміжні підсумки, дані в таблиці повинні бути організовані у вигляді списку.

Перед обчисленням проміжних підсумків варто виконати сортування за тими стовпцями, за якими будуть підводитися підсумки, для того, щоб усі записи з однаковими полями цих стовпців потрапили в одну групу.

Якщо дані в таблиці організовані неправильно (не у вигляді списку), то Excel може не зрозуміти структуру таблиці і не створити проміжних підсумків.

При підведенні підсумків Excel автоматично створює формулу, додає рядок або рядки для запису проміжних підсумків і підставляє адреси клітинок даних.

Для однієї і тієї ж групи даних можна одночасно обчислювати проміжні підсумки за допомогою декількох функцій, а також обчислювати «вкладені» або багаторівневі підсумки.

Значення загальних і проміжних підсумків перераховуються автоматично при кожній зміні заданих даних.

При підведенні проміжних підсумків автоматично можуть бути обчислені:

Сума

Кількість значень

Середнє

Максимум

Мінімум

Добуток

Кількість чисел

Зміщене відхилення

Незміщене відхилення

Зміщена дисперсія

Незміщена дисперсія

Для автоматичного підведення підсумків варто виконати наступну послідовність дій:

1. Відсортувати список за стовпцем, для якого необхідно обчислити проміжні підсумки.

2. Виділити яку-небудь клітинку таблиці або потрібний діапазон.

3. Увести команду меню Данные - Итоги.

4. У діалоговому вікні Промежуточные итоги зі списку При каждом изменении в: вибрати стовпець, що містить групи, за якими необхідно підвести підсумки. Це повинен бути той стовпець, за яким здійснювалося сортування списку.

5. Зі списку Операции вибрати функцію, необхідну для підведення підсумків, наприклад Сумма.

6. У списку Добавить итоги по: вибрати стовпці, за якими потрібно підвести підсумки.

П ідсумки можуть виводитися або нижче вихідних даних або вище, якщо в діалоговому вікні Промежуточные итоги знятий перемикач Итоги под данными.

Команда Данные  - Итоги для однієї і тієї ж таблиці може виконуватися багаторазово. При цьому раніше створені підсумки можуть як замінятися новими, так і залишатися незмінними, якщо в діалоговому вікні Промежуточные итоги знятий перемикач Заменить текущие итоги.

Команда Данные  - Итоги використовується для узагальнення даних, що знаходяться на одному робочому аркуші, і в тому випадку, якщо ці дані розташовані в суміжних клітинках. Підсумки виводяться на тому ж робочому аркуші в структурованій таблиці і вихідних даних.

г) Консолідація даних. Якщо вихідні дані розташовані в несуміжних клітинках або потрібно підвести підсумки за даними, розмішеними на декількох робочих аркушах або в різних робочих книгах (файлах), то виконують консолідацію даних, що дозволяє об'єднати дані з декількох джерел і виводити підсумки в будь-якій зазначеній користувачем області.

Існують два види консолідації даних: за розміщенням та за категоріями.

Консолідацію за розміщенням використовують в тому випадку, коли діапазони, що об’єднуються мають однакове розміщення (назви рядків та стовпчиків мають однакові назви та розміщенні по одному шаблону).

При консолідації за категоріями не обов’язково, щоб діапазони даних мали однакове розміщення за рядками та стовпчиками, Excel консолідує всі унікальні рядки зі всіх аркушів, які мають однакові заголовки.

Команда Консолидация з меню Данные може об’єднувати інформацію з вихідних аркушів (до 255) в один підсумковий аркуш. Вихідні аркуші можуть розташовуватися в тій самій книзі, що й підсумковий аркуш, або в інших книгах. Наприклад, якщо в різних книгах міститься інформація про кожне відділення фірми, то для створення підсумкового аркушу з відповідними підсумками про фірму в цілому можна застосувати команду Консолидация.

Команду Консолидация можна використовувати різними способами.

• Можна зв’язати дані в підсумковому аркуші з вихідними даними, щоб наступні зміни в вихідних аркушах відображалися в підсумковому аркуші.

• Можна просто консолідувати дані без створення зв’язків.

Консолідувати дані можна за розташуванням і за категоріями.

• Консолідація за розташуванням. У цьому випадку Excel збирає інформацію з однаково розташованих комірок кожного вихідного аркушу. При консолідації аркушів використовується функція, яку можна вибрати зі списку Функція у вікні команди Консолидация. За замовчуванням використовується функція Сумма, яка підсумовує дані з кожного аркушу і розташовує результат у підсумковому аркуші. Для консолідації вихідних аркушів у підсумковому аркуші треба виконати наступні дії:

1. активізувати підсумковий аркуш і виділити в ньому діапазон комірок, куди будуть заноситися дані, що консолідуються (наприклад, B4:F8);

2. виконати команду Консолидация з пункту меню Данные;

3. вибрати функцію для опрацювання даних з кожного робочого аркушу, наприклад, Среднее для усереднення значень з кожного робочого аркушу;

4. опції у вікні діалогу залишити не встановленими;

5. клацнути мишею у полі Ссылка та перейти до першого робочого аркушу;

6. виділити мишею область для початкового діапазону (B4:F8);

7. натиснути кнопку Добавить;

8. повторити попередні три пункти для кожного робочого аркушу;

9. натиснути кнопку ОK.

Excel усереднює підсумкові дані і розташовує їх у підсумковому аркуші.

• Консолідація за категоріями. За основу для об’єднання аркушів використовують заголовки стовпців або рядків. Наприклад, якщо стовпець «Січень» знаходиться в одному робочому аркуші у стовпці B, а в іншому — у стовпці D, то все одно їх можна об’єднати. Зауважимо, що у підсумковому аркуші не вказують заголовки рядків. Вони будуть вставлені автоматично. Для консолідації даних треба виконати наступні дії:

10. виділити у підсумковому аркуші область для розташування даних. Вона повинна містити порожній стовпець A, щоб Excel міг ввести заголовки консолідованих рядків. Ця область повинна складатися із стількох рядків, скільки є унікальних елементів рядків (наприклад, прізвищ працівників) у всіх таблицях;

11. виконати команду Консолидация з пункту меню Данные;

12. вибрати функцію для опрацювання даних з кожного робочого аркушу, наприклад, Среднее для усереднення значень з кожного робочого аркушу;

13. для консолідації за рядками встановити опцію значения левого столбца в секції Использовать в качестве имен;

14. підсумковий аркуш вже має заголовки стовпців, тому їх можна опустити з посилань на вихідні робочі аркуші. Проте наші вихідні посилання повинні включати усі заголовки рядків і стовпці, починаючи від стовпця заголовків рядків (наприклад, «Прізвища») і завершуючи стовпцем, позначеним іменем вибраної функції (наприклад, «Середнє»). Тому у полі Ссылка необхідно ввести або вказати за допомогою миші потрібні вихідні діапазони, наприклад, такі:

Лист1!$A$4:$F$8,

Лист2!$A$4:$F$8,

Лист3!$A$4:$F$10,

Лист4!$A$4:$F$6;

15. натиснути кнопку ОК і Excel заповнить Ваш підсумковий аркуш. Підсумковий аркуш тепер містить рядки, що відповідають унікальним елементам рядків консолідованих робочих аркушів (в даному випадку, для кожного працівника).

• Створення зв’язків з початковими робочими аркушами. У попередніх прикладах ми консолідували дані за допомогою вибраної функції. В результаті було отримано ряд значень у підсумковому аркуші. При цьому зміни у вихідних аркушах не впливатимуть на підсумковий аркуш, доки ми не повторимо консолідацію.

Якщо у вікні команди Консолидация з пункту меню Данные встановити опцію Создавать связи с исходными данными і виконати консолідацію, то тепер змінюючи дані вихідних аркушів, ми одразу отримуємо зміни у підсумковому аркуші.

д) Створення звіту зведеної таблиці. Зведені таблиці є ще одним засобом підведення підсумків. Зведені таблиці (pivot tables) використовують для аналізу значної кількості даних у великих таблицях. Зведена таблиця містить всі або лише потрібні для аналізу дані основної таблиці, які відображені на екрані так, щоб залежності між ними було видно якнайліпше. Зведену таблицю будує програма-майстер (рис. 7). Користувач залежно від умови задачі має лише зазначити, що відображати в заголовках рядків і стовпців, які дані відображати на їх перетині, а також по якому полю з основної таблиці групувати дані.

Рис. 7. Вікно майстра побудови зведеної таблиці

Діаграми призначені для графічного відображення числових даних у звітах, на презентаціях, рекламних сторінках тощо. Діаграми поділяються на стандартні (більш поширені), яких налічується в Excel 14 та нестандартні (використовуються зрідка), яких існує 20 типів.

Є багато типів стандартних діаграм: гістограма, лінійчата, кругові, кільцеві, точкова, діаграми з областями, поверхні, графіки тощо.

Найчастіше будують кругові, точкові, стовпчикові стандартні діаграми різних видів. Наприклад:

Кругова діаграма відображає один виокремлений рядок чи стовпець даних з таблиці у вигляді круга з секторами. Вона демонструє співвідношення частин і цілого, де ціле відповідає 100%.

Точкова діаграма (інколи її називають X-Y діаграма) призначена дл побудови традиційних математичних графіків.

Гістограма (стовпцеві діаграма) показує числові дані з вибраних стовпців таблиці у вигляді стовпчиків. Її найчастіше використовують для ілюстрації змін у часі чи просторі.

Усі діаграми (окрім кругової) мають дві осі: горизонтальну – вісь категорій, вертикальну – вісь значень. Об’ємні діаграми мають третю вісь - вісь рядів.

Діаграма складається з багатьох елементів, таких як:

• область об’єкта-діаграми;

• область побудови діаграми;

• легенда;

• заголовок діаграми;

• вісь ряду даних;

• вісь категорій;

• вісь значень;

• ряд;

• назва осі значень;

• назва осі категорій;

• стіни, кути (в об’ємних діаграмах).

Процедура побудови графіків та діаграм в Excel виділяється як широкими можливостями, так і надзвичайною легкістю.

Будь-які дані можуть бути представлені в графічному вигляді. Перед створенням діаграми потрібно вибрати клітинки, які містять дані для побудови діаграми. Цей крок не є обов’язковим, оскільки дані можна задати по ходу побудови діаграми, але спрощує подальший процес. Кожному значенню клітинки виділеного діапазону на діаграмі буде відповідати маркер даних (полоса, крапка, сегмент тощо)ж. В свою чергу, маркери даних одного кольору утворюють ряд даних – зв’язані між собою елементи даних. Діаграми всіх типів, крім кругових, могуть мати декілька рядів даних.

Для побудови власне діаграми використовують Майстер діаграм, який викликається:

- за допомогою кнопки Майстер діаграм, що знаходиться на панелі інструментів Стандартна;

- за допомогою команди Вставка – Діаграма.

Майстер діаграми являє собою процедуру побудови діаграми, яка складається із чотирьох кроків:

Крок 1: вибирають тип і вигляд діаграми

Крок 2: задають діапазони з даними (якщо не були задані).

Крок 3: задають параметри (підписи, легенду) діаграми.

Крок 4: зазначають куди заносити діаграму (на окрему чи поточну сторінку).