4. Поняття про макроси.

Макрос — це записана в пам'ять редактора послідовність натискань на клавіші і клацань мишею. За допомогою макросу можна вставляти рисунок, таблицю, спеціальний символ, можна форматувати вибраний текст тощо.

Макроси призначені для автоматизації роботи користувача, якщо деякі дії доводиться часто повторювати. Макрос спочатку записують, а згодом використовують. Щоб виконати макрос, досить натиснути на відповідну комбінацію клавіш тощо.

Макросу ставлять у відповідність (призначають) комбінацію клавіш на клавіатурі (або кнопку на панелі інструментів, або команду меню). Натискання на ці клавіші (кнопку тощо) веде до автоматичного виконання макросу.

Для того, щоб створити макрос необхідно виконати наступні дії:

1) Сервіс - Макрос - Почати запис - Дайте ім'я макросу і призначте макрос клавішам.

2) У діалоговому вікні Налаштову­вання клацніть у рядку Нова комбінація клавіш і натисніть деяку комбінацію на клавіатурі, наприклад, Alt+p - Зберіга­ти в поточному документі, а не в Normal.dot - Призначити - Закрити. 3) Розпочався запис макросу. Тепер усі дії користувача (крім переміщення вказівника миші) будуть записані. Коли розпочнеться записування макросу, виконайте такі дії: Вставити - Рисунок - Картинки - Виберіть картинку, з меню – Вставити - Зупиніть записування.

4) На екрані є панель Зупинити записування з кноп­ками Зупинити (ліворуч) і Пауза (праворуч). Натисніть на кнопку Зупинити і закрийте це вікно. Макрос створено.

4. Структура документа.

Під терміном “великий документ” можна розуміти документ, що за кількістю сторінок перевищує деяке значення, наприклад, 100 сторінок. Створення таких документів, робота з їх редагування та використання залежить від вміння користувача опрацьовувати інформацію за допомогою таких елементів редактора, як засоби перегляду, зміни та коригування структури документа, розставлення заголовків і встановлення їх рівнів, створення таких узагальнюючих елементів документу, як зміст, предметний покажчик тощо.

В режимі структури відображається структура документа. Технологічно для створення великого документу потрібна в деякому розумінні його схема. Такою схемою може бути послідовність заголовків і підзаголовків. Підпорядкування заголовків характеризується їх рівнем¹. Таким чином, спочатку необхідно створити заголовки різних рівнів у необхідній їх послідовності. Як наслідок цієї роботи – можливість автоматичної побудови змісту документу. Структурування документу найзручніше проводити в режимі структури.

• Для переходу в режим структури необхідно натиснути кнопку “Режим структуры” на горизонтальній смузі прокрутки, або виконати команду “Вид  Структура”. При цьому також відкривається панель інструментів “Структура”.

Режим структури спрощує процес редагування структури документу. В цьому режимі ліворуч від кожного заголовка і абзацу зображається відповідний значок , якій нагадує маркер списку. Всі ці спеціальні символи, що присутні в документі в режимі структури, не відображаються в звичайному режимі перегляду документа і не друкуються.

В режимі структури дуже зручно переміщати текст і заголовки вгору і вниз по документу, змінюючи порядок їх розташування в документі. Крім того, можна змінювати рівень заголовків і тексту (підвищувати його або зменшувати).

• Щоб перемістити текст в документі або змінити його рівень, необхідно перетягнути значок рівня заголовку  у належному напрямку:

1. вгору або вниз – для зміни порядку розташування;

2. ліворуч або праворуч – для зміни рівня.

• З накопиченням інформації в документі зявляється необхідність бачити план документу у вигляді заголовків. Така можливість реалізується в режимі “Показать только первую строку”, який можна ввімкнути (або вимкнути) за допомогою кнопки на панелі інструментів “Структура” або використовуючи комбінацію клавіш <Alt + Shift + L>. При цьому відбувається перемикання з режиму перегляду всього тексту до режиму заголовків, коли в абзацах відображається лише перший його рядок.

Альтернативою є робота в режимі “Схема документа”, який викликається командою “Схема документа” з пункту меню “Вид”, або за допомогою кнопки панелі інструментів “Стандартная”. Цей режим можна комбінувати з будь-яким режимом відображення документу (Обычный, Разметка страницы, Структура і т.д.). Його можна використовувати для швидкого переміщення по документу і для визначення поточного положення в ньому. Наприклад, щоб перейти до іншого розділу документу, достатньо вибрати заголовок цього розділу на схемі документу і натиснути на нього.

Поруч з організацією нового документу шляхом створення заголовків для його частин, існують ще два способи побудови структури документу, а саме:

• Присвоїти окремим абзацам рівні структури;

• Оформити заголовки нумерованими стилями.

Для створення нового документу в режимі структури необхідно:

1. В новому документі встановити режим структури.

2. Ввести заголовки, нажимаючи клавішу <Enter> після кожного заголовку. Заголовки будуть відформатовані за допомогою вбудованого стилю «Заголовок 1».

3. Щоб присвоїти заголовку другий рівень і придати йому необхідний стиль форматування, слід відповідним чином перемістити символ заголовку в структурі документу. Щоб зменшити рівень заголовку, перемістить символ  праворуч. Щоб збільшити рівень заголовку, перемістить символ  ліворуч. Щоб розташувати заголовок на новому місце, слід перемістить символ  вгору або вниз (відповідний заголовку основний текст переміститься разом з заголовком).

4. Коли організація документу буде закінчена, встановити звичайний режим відображення документу (Обычный або Разметки страницы), щоб ввести текст, таблиці, малюнки і інші елементи документу.

Побудова змісту

Зміст – це список заголовків документу всіх рівній з відповідними номерами сторінок. Найпростіший спосіб побудови змісту це використання стандартних стилів заголовків. Після цього залишається тільки вибрати місце для автоматичної побудови змісту і далі скористатись відповідними командами із меню редактора.

• Для вставки змісту в існуючому документі необхідно:

3. Вибрати команду меню “Вставка  Оглавление и указатели”;

4. Вибрати вкладку “Оглавление”, встановити при необхідності перемикачі “Показать номера страниц” та “Номера страниц по правому краю” щодо місця розташування номерів сторінок, вибрати кількість рівнів, що будуть використані в змісті (наприклад, два з трьох можливих за текстом), вибрати заповнювач рядка між назвою заголовку і номером сторінки;

5. Натиснути клавішу <Enter>.

Після автоматичної побудови змісту документ може редагуватись.

• Для адекватної зміни змісту немає необхідності знову будувати його. Достатньо стати на цей об’єкт та обновити його (клавішею <F9>).

• Дуже зручно переміщатись по документу, якщо використовувати зміст: необхідно лише в змісті двічі клацнути мишею на відповідному номері сторінки.

Побудова предметного покажчика

Предметний покажчик використовується, коли документ, що опрацьовується, має великий об’єм. В цьому випадку предметний покажчик має перевагу перед змістом під час пошуку необхідного матеріалу, а інколи предметний покажчик буває незамінним. Оскільки предметний покажчик має достатньо великий розмір, то його побудова ручним способом і, особливо, редагування після змін в документі – важка, рутинна робота.

Автоматична побудова предметного покажчика починається з позначення елементів покажчика (слів, фраз або символів) в документі. Далі необхідно вибрати вид покажчика і зібрати його. Редактор Word знайде всі належним чином позначені елементи, відсортує їх за алфавітом, додасть відповідні номера сторінок, видалить елементи, що повторюються, і відобразить вказівник в документі.

Таким чином, процес побудови предметного покажчика складається з двох етапів:

• позначення елементів покажчика;

• вставка предметного покажчика.

Для позначення елементів покажчика в існуючому документі необхідно виконати наступні дії:

5. Виділити елемент тексту;

6. Виконати команду меню “Вставка  Оглавление и указатели”. З’явиться діалогове вікно “Оглавление и указатели”, в якому вибрати вкладку “Указатель”;

7. Клацнути мишею кнопку “Пометить”. Зявиться діалогове вікно “Определение элементов указателя”, в якому треба натиснути мишею кнопку “Пометить” – для одного виділеного елементу, або кнопку “Пометить все” – для всіх елементів тексту, що співпадають з виділеним;

8. Вікно “Определение элементов указателя” залишиться відчиненим, тому в документі можна виділити наступний елемент тексту для покажчику і повторити кроки 3 і 4 необхідне число разів.

Після позначення слова для покажчика редактор Word вставить в документ поле типа “XE” (поле покажчика) с виділеним словом в якості аргументу, яке має вигляд { XE “Слово”}. Це поле має атрибут “скритий”, тобто його не видно в документі в звичайному режимі, але воно відображається в режимі відображення недрукованих символів.

Для автоматичного позначення елементів покажчика можна використовувати, так званий конкорданс. Цінність використання конкордансу полягає в тому, що достатньо перелічити елементи покажчика в деякому файлі (словнику) і редактор Word знайде всі елементи в документі за зразком.

• Для використання словнику треба виконати команду “Вставка  Оглавление и указатели”, тоді зявиться діалогове вікно “Оглавление и указатели”, в якому треба вибрати вкладку “Указатель” і натиснути кнопку “Автопометка”. Потім у вікні відкриття файлу треба вказати текстовий файл зі словником і натиснути кнопку “ОК”.

Для вставки предметного покажчика в існуючий документ необхідно виконати наступні дії:

9. Вибрати місце для предметного покажчика і встановити в ньому текстовий курсор;

10. Виконати команду меню “Вставка  Оглавление и указатели” і у вікні “Оглавление и указатели” вибрати вкладку “Указатель”;

11. Вибрати із списку форматів “Вид” відповідний спосіб оформлення покажчика, наприклад, “Классический”, і змінити в разі необхідності інші опції. Для оформлення покажчика нестандартним стилем можна використати кнопку “Изменить”;

12. Натиснути кнопку “OK”.

Дуже зручно переміщатись по документу, якщо використовувати предметний покажчик: необхідно лише двічі клацнути мишею на відповідному номері сторінки в покажчику.

Побудова списку ілюстрацій

Список ілюстрацій – це послідовність підписів до всіх малюнків документу, яка включає відповідні номери його сторінок. Термін “підпис” має тут важливе значення, так як у випадку відсутності підписів у малюнків, автоматична побудова списку ілюстрацій буде неможливою.

Для вставки підписів к ілюстраціям в документі необхідно виконати наступні дії:

13. Вставити в документ потрібні ілюстрації;

14. Виділити першу з початку ілюстрацію;

15. Виконати команду меню “Вставка Название”. Зявиться діалогове вікно “Название”. В цьому вікні в якості параметру підписі вибрати “Рисунок” і натиснути клавішу “OK”;

16. Повторити кроки 2 і 3 для інших ілюстрацій.

Для побудови і вставки списку ілюстрацій в існуючий документ необхідно виконати наступні дії:

17. Вибрати місце для списку ілюстрацій і встановити текстовий курсор в цьому місці;

18. Вибрати команду меню “Вставка  Оглавление и указатели”. Зявиться діалогове вікно “Оглавление и указатели”, в якому вибрати вкладку “Список иллюстраций”;

19. Вибрати один з запропонованих стилів оформлення списку ілюстрацій зі списку “Вид”, наприклад, “Классический” і змінити в разі необхідності інші опції. Для оформлення списку нестандартним стилем можна використати кнопку “Изменить”;

20. Натиснути кнопку “OK”.

Дуже зручно переміщатись по документу, якщо використовувати список ілюстрацій: необхідно лише двічі клацнути на відповідній сторінці мишею.