Предмет	Основи інформатики та обчислювальної техніки	Лк №2
Тема заняття	MS Office Word. Стандартні поля. Поля злиття. Поля форми. Макроси
Мета заняття	Розглянути види та призначення полів, навчити вставляти стандартні поля до документів, створювати однотипні документи за допомогою полів злиття, використовувати поля форми, створювати макроси; сприяти розвитку логічного мислення, уваги, пам’яті; виховувати культуру поведінки та мовлення
Вид заняття	Лекція
Тип заняття	Набуття нових знань та формування нових умінь і навичок
Забезпечення заняття	Текст лекції
Категоріально-понятійний масив навчальної теми	Поле, стандартні поля, поля злиття, поля форми, код поля, основний документ, джерело даних, макрос
Студент повинен вміти	Вставляти стандартні поля до документів. Створювати однотипні документи для розсилки за допомогою полів злиття. Використовувати поля форми для створення документів. Створювати макроси.
Література	Гаєвський О.Ю. Інформатика: 7-11 кл.: Навчальний посібник. – К.: А.С.К., 2008.- 512 с. Глинський Я.М. Практикум з інформатики. Навчальний посібник. – Львів, 2008.

І. Організаційний момент.

ІІ. Мотивація навчальної діяльності.

ІІІ. Повідомлення теми та мети заняття.

IV. Повідомлення нового матеріалу.

План лекції:

1. Поняття поля. Призначення полів. Види полів.

2. Стандартні поля та поля злиття. Панель інструментів Злиття.

3. Поля форми . Панель інструментів Форми.

4. Поняття про макроси.

5. Структура документа.

1. Поняття поля. Призначення полів. Види полів.

Поля — це об'єкти, які призначені для автоматичного вставляння в основний документ дат, текстів, рисунків чи інших об'єктів, які можуть набувати значень за певними правилами, а також для організації обчислень у доку­ментах. Їх використовують для підготовки типової документації з постійною і змінною інформацією, наприклад, бланків, анкет, ділових листів багатьом адресатам, адресування конвертів тощо.

У програмі Word розрізняють такі три типи полів: стан­дартні поля, поля злиття і поля форми.

2. Стандартні поля та поля злиття. Панель інструментів Злиття.

Операція вставляння у документ бага­тьох типів об'єктів відбувається з участю полів. Прикладами стандартних полів є поля для автоматичного вставляння поточ­ної дати (назва поля Date), дати створення документа (Create-Date), нумерації сторінок документа (Page), відомостей про автора документа (Author), адресу (AddressBlock), формул для обчислень (=формула), вставляння рисунка з файлу (Include-Picture), тексту з файлу (IncludeText).

Поля вставляють командами Вставити - Поле.

Отримаємо Діалогове вікно зі списками назв полів і коротким описом їх при­значення (повний опис разом з прикладами можна отримати з Довідкової системи, клацнувши на кнопці зі знаком запитання і на назві конкретного поля). У вікні вибирають потрібну назву натискають кнопку ОК — назва поля у фігурних дужках або значення поля з'являться в документі в позиції вставки, тобто там, де був курсор. Поле має контекстне меню, яке використовують, зокрема, з метою поновлення значення поля та для інших дій.

Кожне поле характеризується кодом і значенням. Код деяка послідовність символів у фігурних дужках. Код і значення виокремленого поля перемикають комбінацією Shift+F9. Значення полів поновлюють натисканням на клавішу F9. На практиці користувачам потрібні значення полів, а не їхні коди. Щоб в документі постійно були значення полів, потрібно скасувати режим відображення кодів полів так: Сервіс - Параметри Закладка Вигляд - Коди полів.

Приклад

Як зробити так, щоб номери сторінок з’являлися в документі тільки тоді, коли сторінок в документі більше, ніж одна?

Необхідно додати колонтитули на сторінку Вигляд – Колонтитули.

Розмістити курсор там, де буде знаходитися номер сторінки та додати поле Вставка – Поле.

В меню, яке виникає натиснути IF та натиснути ОК.

О тримаємо наступне повідомлення

В контекстному меню потрібно обрати Коди/значення полів. Поле повинне перетворитися на

Д алі виконуємо команду Вставка – Поле і обрати із списку NUMPAGES (кількість сторінок)

О тримаємо наступне

Н е змінюючи положення курсору допишемо «= 1 »

Н е змінюючи положення курсору допишемо через пробіл «»

Вставимо поле Вставка – Поле – PAGE

О тримаємо наступне

В контекстному меню виберемо Обновити поле. Отримаємо наступне

Тепер нумерація сторінок буде автоматичною, якщо їх кількість перевищать одну.

Іншим прикладом полів є поля злиття. Суть злиття документів полягає в тому, що в результаті злиття отримаємо певну кількість однотипних листів, написаних різним людям (запрошення на банкет, зустріч, весілля тощо). Замість назв полів будуть підставлені їхні конкретні значення, а кутові дужки на друк виводитися не будуть.

Поля злиття — це особливий тип полів, використовують для створення копій типових документів (листів конвертів, наклейок) методом злиття двох документів: основної і джерела даних. Поля даних для злиття мають спільну назву MergeField, a конкретні їхні назви придумує користувач.

Основний документ містить незмінну частину тексту і вставлені користувачем поля злиття для даних, значення яких змінюватимуться. Ці значення вставлятимуться в основний документ із джерела даних, яке також створює користувач.

Розглянемо типову задачу. Нехай потрібно підготувати 50 листів акціонерам банку з повідомленням про нараховані дивіденди за результатами діяльності банку протягом минулого року.

Структура основного документа може бути такою:

«Індекс», м. «Місто»

«Вулиця»

«Ім'я» «Прізвище»

{стандартне поле Date}

Вельмишановн«3акінчення» п. «Ім'я» «Прізвище»!

Дирекція банку «Сіті-Банк» з приємністю повідомляє Вас, п. «Ім'я» «Прізвище», що за результатами успішної діяльності банку Ваші дивіденди за минулий рік становлять «Сума» грн.

З повагою, {стандартне поле Author}

комерційний директор.

Коди полів даних — це назви полів, які придумує користувач для власних даних, наприклад, Місто, Вулиця, Прізвище тощо.

Кількість полів і їхні коди треба визначити для кожної задачі зазда­легідь згідно з її умовою. Поле даних користувач вставляє спеціа­льною командою Вставити - поля злиття, вибираючи назву поля зі списку назв. Система автоматично поміщає назву поля в основний документ у точку вставляння у подвійних кутових дужках.

Поля {Date} і {Author} є стандартними. Усі інші поля є полями даних для злиття. Пам'ятайте, що назви полів вручну, як у зразку листа, вводити не можна. Цей процес автоматизований.

Тепер розглянемо (створимо) джерело даних — файл, що міститиме потрібні дані про акціонерів, наприклад, у такому вигляді (тут розділювачем між даними є пропуск):

Прізвище Ім'я Індекс Місто Вулиця Сума Закінчення

Костів Роман 79053 Львів Наукова,3/4 1250 ий

Медичі Марго 79017 Львів Воровського,9/9 1570 а

Під час виконання роботи ці дані вводитимемо у спеціальну таблицю, яка називається формою. В англійській версії MS Word назви полів треба вводити англійською мовою.

Джерелом даних може бути заздалегідь створений і записа­ний на диск файл бази даних чи текстовий файл, де дані набрано у наведеному вище вигляді (придатному для перетворення в таб­лицю). Робота спрощується, якщо база даних з відповідними назвами полів була створена раніше. Тоді джерело даних створювати не потрібно, залишається його лише використати.

Щоб побачити, що листи справді написані різним людям, потрібно клацати на кнопці-лічильнику або клацнути на кнопці Злиття в новий документ — всі листи можна буде переглянути, користуючись смугою прокручування.

У MS Word 97 цю задачу можна розв'язати засобами діалогового вікна команди Злиття і панелі інструментів Злиття.

У нових версіях програми її розв'язують за допомогою майс­тра злиття. Після виконання команд Сервіс - Листи і розсилки - Злиття... потрібно виконати шість кроків.

1. Вибрати тип документа (вибираємо підкреслене): листи, конверти, повідомлення, каталоги, наклейки - виконати ко­манду Далі.

2. Вибрати документ: поточний, шаблон, існуючий - Далі.

3. Вибрати одержувачів: використання списку, створення списку. Виконати команду Створити список... У вікні Новий список адрес натиснути на останню кнопку Налаштування… і, користуючись іншими кнопками, додати, вилучити чи перейменувати назви полів даних для злиття, а також впорядкувати їх у порядку використання (за допомогою кнопок Вверх, Вниз) ОК. Ввести адресу та інші дані одної особи. Виконати команду Створити запис і ввести дані другої особи і т.д. Закрити вікно Зберегти список як базу даних у форматі mdb під назвою Список Переглянути список у вікні Одержувачі злиття, внести зміни якщо потрібно - OK - Далі.

4. Створити головний документ, набираючи незмінну частину тексту листа і вставляючи поля бази даних за допомогою команди Інші елементи... Відповідне вікно потрібно щоразу закривати, щоб продовжити набирати лист - Далі.

5. Переглянути листи. На цьому етапі можна вилучити деякий лист, скоригувати список адресатів, знайти конкретної адресата - Далі.

6. Завершити злиття. На цьому етапі можна внести зміни у листи, виконати команду друкування всіх чи вибраних листів, зберегти створений файл на диску.

Конверти та наклейки створюють подібним способом.

Розгляньте кнопки нижнього ряду на панелі Злиття (рис. 1). Вони означають таке: відображати код поля або дані, перший запис, попередній запис, перейти до запису з номером 1, наступний запис, останній запис, відкрити діалогове вікно «Злиття», пошук помилок, злиття в новий документ, злиття під час друку, злиття, знайти запис, редагувати джерело даних.

Рис. 1 Панель інструментів Злиття