Создание списка иллюстраций с помощью названий
Перед тем как начать, добавьте названия к иллюстрациям, которые нужно включить в список. Дополнительные сведения о см. в статье Добавление названий в приложении Word.
Щелкните место, куда нужно выставить список иллюстраций.
На вкладке Ссылки в группе Названия нажмите кнопку Список иллюстраций.
В списке Название выберите тип метки для элементов, которые нужно включить в список иллюстраций.
Укажите другие нужные параметры и нажмите кнопку ОК.
ПРИМЕЧАНИЕ. При изменении, перемещении или удалении названий обновите список иллюстраций. Для этого щелкните его и нажмите клавишу F9. Если появится запрос, выберите команду обновить целикомили обновить только номера страниц и нажмите кнопку ОК.
Создание списка иллюстраций с помощью стилей
Если вы уже применили пользовательский стиль к названиям, можно создать на основе него список. Этот способ хорошо подходит в том случае, если список должен включать несколько меток (например, рисунки и таблицы).
Не применяйте этот стиль к другим элементам документа.
Щелкните место, куда нужно выставить список иллюстраций.
На вкладке Ссылки в группе Названия нажмите кнопку Список иллюстраций.
Нажмите кнопку Параметры.
Установите флажок Стиль.
В списке Стиль выберите стиль, примененный к названиям, а затем нажмите кнопку ОК.
Укажите другие нужные параметры и нажмите кнопку ОК.
Чтобы создать составной документ Microsoft Word с помощью мастера, необходимо:
В окне базы данных выделить имя экспортируемого запроса, выбрать в меню Сервис (Tools) команду Связи с Office (Office Links) и подкоманду Слияние с MS Word (Merge It with MS Word).
В окне Слияние с документами Microsoft Word (Microsoft Word Mail Merge Wizard) установить один из двух переключателей: Установить связь с готовым документом Microsoft Word (Link your data with existing MS Word document) или Создать новый документ и установить связь с ним (Create new document and then link data to it), а затем нажать кнопку OK (рис. 4.40).
В первом случае необходимо выбрать требуемый файл в окне открытия файла и нажать кнопку Открыть (Open).
Откроется пустой документ Word, и отобразится панель инструментов Слияние (Mail Merge). Чтобы вставить в документ нужные поля, используйте кнопку Добавить поле слияния (Insert Merge Field) на этой панели.
Рис.
4.40.
Окно слияния с документами Word
Для того чтобы осуществить экспорт запроса в файл данных составного документа Microsoft Word, необходимо:
В окне базы данных выбрать имя экспортируемого запроса, а затем выполнить команду Экспорт (Export) из меню Файл (File).
В окне Экспорт объекта (Export Object) выбрать тип файла Слияние с MS Word (Microsoft Word Merge) в полеТип файла (File Type), а в поле Имя файла (File name) ввести имя файла и нажать кнопку Экпорт (Export).
Сила слияния
Слияние применяется в тех случаях, когда необходимо создать набор однотипных документов, каждый из которых содержит уникальные элементы. Например, при подготовке объявления о выпуске нового продукта, рассылаемого по почте, в каждую копию необходимо включить стандартную эмблему компании и описание продукта, при этом адрес получателя и строка приветствия должны быть уникальными.
С помощью слияния можно создавать следующие документы.
Набор наклеек или конвертов. На каждом конверте и наклейке печатается стандартный адрес отправителя, но разные адреса получателей.
Набор документов на бланке, сообщений электронной почты или факсов. Все письма, сообщения и факсы содержат стандартный текст, однако в каждом содержатся уникальные сведения о получателе, например имя, адрес или другие личные данные.
Набор нумерованных купонов. Купоны различаются только уникальным номером.
Чтобы вручную создать каждое письмо, сообщение, факс, наклейку, конверт или купон потребовалось бы много часов. Вместо этого можно воспользоваться слиянием. Вам нужно создать всего лишь один документ, содержащий стандартную информацию для всех экземпляров, и добавить несколько заполнителей для информации, которая уникальна для каждого экземпляра. Об остальном позаботится Word.