Редактирование источника данных

1. Находясь в основном документе, щелкнуть по кнопке Изменить список получателей на вкладке Рассылки в группе Начать слияние.

2. Для внесения изменений щелкнуть по кнопке Изменить. В открывшемся диалоговом окне выполнить одно из следующих действий:

• для создания новой записи щелкнуть по кнопке Создать запись и ввести данные;

• для удаления текущей записи щелкнуть по кнопке Удалить запись;

• для добавления новых полей или удаления существующих щелкнуть по кнопке Настройка столбцов.

3. Для отбора записей щелкнуть по кнопке Фильтр и ввести условия отбора.

Отбор записей выполняется, чтобы применить функцию слияния к записям, удовлетворяющим заданным условиям.

Каждое условие отбора содержит имя поля данных, условие сравнения и значение (текст или число), с которым будут сравниваться данные поля.

Для задания сложных условий используются логические операторы И и ИЛИ.

Настройка слияния с помощью полей Word

В документы, созданные путем слияния, можно ввести дополнительные сведения с помощью полей Word. В частности, поле IF...THEN...ELSE позволяет выбрать один из двух вариантов значения поля в зависимости от выполнения указанного условия. Например, в зависимости от пола клиента можно ввести различное обращение: «Господин» или «Госпожа».

Для вставки в основной документ поля IF...THEN...ELSE следует:

1. Поместить курсор в позицию, в которую надо вставить поле.

2. На вкладке Рассылки в группе Составление документа и вставка полей щелкнуть по кнопке Правила

3. Выбрать поле IF...THEN...ELSE.

4. В верхней части диалогового окна ввести условие (например, Пол равно женский).

В средней части окна ввести текст, который должен быть вставлен, если указанное условие выполняется (в приведенном примере – Госпожа).

В нижней части окна ввести текст, который должен быть вставлен, если указанное условие не выполняется.

Использование форм

Форма – это документ, который содержит следующие элементы:

• текст или графические элементы, которые не могут быть изменены;

• незаполненные области, называемые полями, данные в которые вводит лицо, заполняющее форму.

Процесс создания формы включает следующие этапы:

• подготовка шаблона с неизменным текстом;

• вставка полей;

• защита формы;

• сохранение формы.

Подготовка шаблона с неизменным текстом

1. Откройте окно создаваемого шаблона (кнопка MS Office – Создать – в разделе Шаблоны выберите пункт Мои шаблоны – в разделе Создать выберите Шаблон);

2. Введите текст, который будет неизменным в шаблоне.

3. Сохраните текст созданного шаблона в файле с расширением dotx

Вставка полей

В формах предусмотрены поля трех видов:

• текстовое поле, в которое вводится текст;

• поле со списком, содержащее список возможных вариантов;

• флажок – поле, включающее и отключающее некоторый режим.

Для работы с формой необходимо добавить на ленту вкладку Разработчик (кнопка – пункт меню Основные – Показывать вкладку «Разработчик» на ленте);

Для вставки поля необходимо:

1. Установить курсор в место вставки.

2. На вкладке Разработчик – раздел Элементы управления – нажать кнопку Режим конструктора

3. Щелкнуть по кнопке соответствующей полю нужного типа:

• кнопка Текст (для текстового поля);

• кнопка Поле со списком ;

• кнопка Флажок (по кнопке Инструменты из предыдущих версий )

4. Используя кнопку Свойства, задать полю нужные параметры: имя, формат, стиль (если установить флажок Использовать стиль для форматирования содержимого).