Функция слияния
С помощью функции слияния создаются типовые документы.
Типовой документ – это текстовый документ, основу которого составляет документ с типовым текстом, одинаковым для всех экземпляров, заполняемый конкретными данными, своими для каждого экземпляра.
Переменные данные содержатся в документе, называемом источником данных. Текст и другие элементы, общие для всех экземпляров, содержатся в основном документе. Вместо переменных данных в основной документ вставляются поля слияния. В результате слияния каждый экземпляр типового документа заполняется своими данными.
Процесс создания типовых документов включает следующие этапы:
создание основного документа;
создание источника данных;
вставка полей слияния в основной документ;
слияние основного документа и источника данных.
К типовым документам относятся письма, конверты, наклейки.
Создание типовых документов
На вкладке Рассылки в группе Начать слияние выбрать команду Начать слияние, а в ней пункт Пошаговый мастер слияния.
В открывшемся окне Слияние на 1 шаге (Выбор типа документа) выбрать тип документа: Письма, Электронное сообщение, Конверты, Наклейки или Каталог.
На 2 шаге (Выбор документа):
для письма (электронного сообщения, каталога) выбрать вариант Текущий документ;
для конверта выбрать вариант Изменить макет документа, щелкнуть по ссылке Параметры конверта и задать параметры;
для наклейки выбрать вариант Изменить макет документа, щелкнуть по ссылке Параметры наклейки и задать параметры.
На 3 шаге (Выбор получателей):
выбрать вариант Создание списка;
щелкнуть по ссылке Создать;
в открывшемся окне щелкнуть по кнопке Настройка столбцов;
с помощью соответствующих кнопок удалить ненужные и добавить нужные поля;
ввести данные;
сохранить файл.
Для использования в качестве источника данных существующего документа выбрать вариант Использование списка, щелкнуть по ссылке Обзор и выбрать нужный файл.
На 4 шаге (Создание письма) ввести текст в основной документ. Для вставки поля щелкнуть по ссылке Другие элементы или по кнопке Вставить поле слияние на вкладке Рассылки в группе Составление документа и вставка полей и выбрать нужное поле.
Для наклеек после ввода текста в первую наклейку щелкнуть по кнопке Обновить все наклейки.
На 5 шаге (Просмотр писем) для предварительного просмотра типовых документов воспользоваться кнопками Просмотр результатов и перехода к последующей
и предыдущей
записям на вкладке Рассылки
в группе Просмотр результатов.
На 6 шаге (Завершение слияния):
для создания документа, содержащего все или некоторые экземпляры типового документа, щелкнуть по кнопке Изменить часть писем или по кнопке Найти и объединить (пункт Изменить отдельные документы) на вкладке Рассылки в группе Завершить;
для печати всех или некоторых экземпляров щелкнуть по кнопке Печать или по кнопке Найти и объединить (пункт Печать документов) на вкладке Рассылки в группе Завершить.