40. Поняття про довідково-організаційні документи. Реквізити документів.

Процес прийняття управлінських рішень базується на зборі та обробці об'єктивної і достовірної інформації. Тому переважна більшість документів, що відправляються з підприємства та спрямовуються до нього, є довідково-інформаційними. У них міститься інформація про фактичний стан справ в установі, організації, на підприємстві, який є підставою для прийняття розпорядчих документів.

Довідково-інформаційна документація носить допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації. Інформація, що міститься в довідково-інформаційних документах, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

Документи цієї системи відіграють службову роль по відношенню до організаційно-правових та розпорядчих документів. Довідково-інформаційні документи не містять доручень, не зобов'язують їх виконувати, як розпорядчі документи, а повідомляють дані, на підставі яких приймаються відповідне рішення, тобто ініціюють управлінське рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб управлінського впливу.

Особливість цих документів полягає в тому, що вони направляються знизу вверх по системі управління: від працівника до керівника структурного підрозділу, від керівника структурного підрозділу до керівника організації, від підвідомчої організації до вищої.

До довідково-інформаційної документації відносяться такі види документів:

o акти; протоколи;

o довідки;

o службові листи;

o пояснювальні та доповідні записки;

o плани і графіки;

o відгуки та рецензії.

Протоколи складаються з таких реквізитів:

1. Назва документа.

2. Номер.

3. Назва колегіального органу із зазначенням харак­теру його роботи (загальні збори, виробнича нара­да, засідання кафедри тощо).

4. Назва підприємства, організації.

5. Дата й місце проведення зборів.

6. Кількісний склад учасників (якщо учасників бага­то, то вказується кількість присутніх і до протоколу додається реєстраційний лист).

7. Посади, прізвища й ініціали керівників зборів, на­ради тощо (голови, секретаря, членів президії).

8. Порядок денний (питання можуть формулюватися в називному відмінку).

9. Текст.

10. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кіль­кості сторінок.

11. Підписи керівників зборів, наради (голови й секре­таря).

Реквізити акта:

- назва виду документа (А К Т – подвійна розрядка);

- дата, індекс;

- місце складання;

- заголовок до тексту;

- гриф затвердження;

- текст;

- позначка про наявність додатка;

- позначка про контроль;

- позначка про виконання й направлення його у справу.

Реквізити довідки

1. Адресат (назва міністерства, відомства, установи).

2. Назва документа.

3. Дата.

4. Місце укладання документа.

5. Заголовок до тексту.

6. Текст.

7.Посада, підпис, ініціали й прізвище особи, яка підписала довідку.

8. Печатка.

Реквізити службового листа: державний герб або емблема, найменування міністерства, відомства, організації, поштова адреса, номер телефону, факсу, номер рахунку в банку, дата, індекс, посилання на дату та номер вхідного документа, адресат, заголовок до тексту, текст, підпис, повідомлення про направлення копії в інші адреси та у справу, прізвище й телефон виконавця.

Службова пояснювальна записка містить такі рекві­зити:

1. Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі ліворуч).

2. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі праворуч).

3. Назва документа.

4. Дата.

5. Номер.

6. Заголовок (Про…).

7. Текст.

8. Посада адресанта.

9. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.

реквізитами, які обов'язково мають бути вказані в плані робіт, є:

o гриф затвердження (плани робіт можуть бути затверджені безпосередньо керівником установи, а можуть затверджуватися розпорядчим документом керівника установи);

o назва виду документа разом із заголовком - зазначенням періоду, на який його складено (наприклад, план роботи головного управління Пенсійного фонду України в Черкаській області на II півріччя 2005 року), а також назви структурного підрозділу або посади та прізвища працівника, робота якого планується

Графік відпусток - складається на рік. Містить такі реквізити:

o найменування організації;

o найменування структурного підрозділу;

o дата, індекс, місце видання;

o гриф затвердження;

o текст;

o візи узгодження.

Текст починається повідомленням, на який рік складений графік, а далі йдуть прізвища, посади співробітників, заплановані строки відпусток (місяць, кількість днів, за який робочий рік, підпис працівника).

Графік підписується керівником підприємства або його підрозділу й погоджується із профспілковим комітетом.

Рецензія - критичний відгук (містить аналіз і оцінку) наукового керівника (консультанта), офіційних опонентів, провідної установи під час захисту кваліфікаційної роботи, кандидатської чи докторської дисертацій.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок (містить назву рецензованої роботи, прізвище та ініціали її автора, рік публікації, назву видавництва).

3. Текст.

4. Підпис рецензента.

5. Дата.

6. Засвідчення підпису печаткою або спеціальним штампом (за потреби).

Реквізити відгуку такі:

1. Назва документа.

2. Заголовок, що містить:

• назву роботи;

• прізвище, ім'я та по батькові її автора;

• рік написання;

• кількість сторінок.

3. Текст, що містить:

• вступ;

• стислий виклад змісту роботи;

• критичні зауваження;

• висновок з пропозиціями.

4. Підпис, що завіряється печаткою.

5. Дата.