Если работник не представил в срок Авансовый отчет

В случае когда Авансовый отчет не представлен работником в бухгалтерию в установленный срок или остаток неиспользованного аванса не возвращен им в кассу учреждения, данная задолженность может быть удержана из заработной платы работника (абз. 3 ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

Решение об удержании должно быть принято руководителем учреждения не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Если работник оспаривает наличие самой задолженности или срок для принятия решения об удержании пропущен, не возвращенные работником суммы могут быть взысканы с него только через суд.

4. Регистры бухгалтерского учета,

используемые для учета расчетов

с подотчетными лицами

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в разрезе подотчетных лиц, видов выплат и видов расчетов (расчеты по выданным денежным средствам, расчеты по полученным денежным документам) в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) либо в Журнале операций расчетов с подотчетными лицами (ф. 0504071) (п. 218 Инструкции N 157н).

УЧЕТ ПОДОТЧЕТНЫХ СУММ, ВЫДАННЫХ

НА АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННЫЕ РАСХОДЫ

1. Виды административно-хозяйственных расходов >>>

2. Выдача денежных средств (денежных документов) под отчет на административно-хозяйственные расходы >>>

3. Принятие к учету материальных ценностей (работ, услуг), приобретенных через подотчетных лиц >>>

1. Виды административно-хозяйственных расходов

Денежные средства могут выдаваться под отчет работникам, в частности, на следующие цели:

- на оплату транспортных услуг;

- на оплату услуг связи;

- на оплату коммунальных услуг;

- на оплату расходов по арендной плате за пользование имуществом;

- на приобретение материальных запасов для хозяйственных нужд;

- на приобретение основных средств, нематериальных активов и др.

2. Выдача денежных средств (денежных документов)

под отчет на административно-хозяйственные расходы

Через подотчетное лицо учреждение может осуществить оплату имущества (работ, услуг) другому юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю в сумме, не превышающей предельного размера расчетов наличными деньгами, устанавливаемого Банком России. В настоящее время предельный размер расчетов наличными деньгами по одной сделке составляет 100 000 руб.

Внимание! Бюджетному учреждению при осуществлении расчетов с поставщиками и подрядчиками следует учитывать также требования Федерального закона от 21.07.2005 N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд" (подробнее см. Практическое пособие по размещению госзаказа).

Операции по выданным подотчетным лицам суммам (денежным документам) в бухгалтерском учете бюджетного учреждения отражаются на счете 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" в порядке, указанном п. 105 Инструкции N 174н.

Бухгалтерские записи бюджетного учреждения

по расчетам с подотчетными лицами по суммам,

выданным на административно-хозяйственные нужды

┌───┬───────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┐

│ N │ Содержание операций │ Номер счета │

│п/п│ ├──────────────────┬──────────────────┤

│ │ │ по дебету │ по кредиту │

├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤

│ 1 │Выдача из кассы учреждения │ 0 208 XX 560 │ 0 201 34 610 │

│ │наличных денежных средств │ <*> │ │

│ │подотчетному лицу │ │ │

├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤

│ 2 │Выдача из кассы учреждения │ │ │

│ │подотчетному лицу │ │ │

│ │денежных документов, в том │ │ │

│ │числе: │ │ │

│ │- выдача под отчет почтовых │ 0 208 21 560 │ 0 201 35 610 │

│ │марок │ │ │

│ │- выдача под отчет путевок в │ 0 208 13 560 │ 0 201 35 610 │

│ │санаторно-оздоровительные │ │ │

│ │учреждения, приобретенных за │ │ │

│ │счет средств ФСС РФ │ │ │

│ │- выдача под отчет прочих │ 0 208 XX 560 │ 0 201 35 610 │

│ │денежных документов │ <*> │ │

├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤

│ 3 │Перечисление безналичных │ │ │

│ │денежных средств подотчетному │ │ │

│ │лицу на корпоративную │ │ │

│ │банковскую карту: │ │ │

│ │- с лицевого счета учреждения │ 0 208 XX 560 │ 0 201 11 610 │

│ │в органе казначейства │ <*> │ <**> │

│ │- со счета учреждения в банке │ 0 208 XX 560 │ 0 201 27 610 │

│ │в иностранной валюте │ <*> │ <**> │

├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤

│ 4 │Принятие к учету расчетов между│ 0 208 XX 560 │ 0 304 04 660 │

│ │головным учреждением, │ <*> │ │

│ │обособленными подразделениями │ │ │

│ │(филиалами) │ │ │

└───┴───────────────────────────────┴──────────────────┴──────────────────┘

--------------------------------

<*> Применяются соответствующие группа и вид кода синтетического счета.

<**> Одновременно производится запись по забалансовому счету 18.