1.1. Выдача под отчет денежных документов

Под отчет могут выдаваться также денежные документы, например почтовые марки, маркированные конверты, оплаченные путевки, авиа- и железнодорожные билеты и др. Их выдача оформляется и отчеты об их использовании представляются подотчетными лицами в том же порядке, что и при выдаче под отчет наличных денежных средств.

2. Первичные документы по учету расчетов с подотчетными лицами

Согласно п. 4.1 Положения N 373-П выдача денежных средств под отчет оформляется Расходным кассовым ордером (ф. 0310002).

По израсходованным суммам подотчетное лицо представляет в бухгалтерию учреждения Авансовый отчет (ф. 0504049). К данному Авансовому отчету должны прилагаться оправдательные документы: кассовые чеки, билеты, бланки строгой отчетности, приходные документы (подтверждающие факт принятия материальных ценностей на склад учреждения от подотчетного лица), счета-фактуры и др.

При оформлении выдачи из кассы денежных средств под отчет нескольким лицам взамен индивидуальных расходных кассовых ордеров применяется Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501). Ведомости (ф. 0504501) составляются раздельно по видам (основаниям) выплат: на заработную плату, хозяйственные расходы, командировочные расходы и другие нужды. По результатам выдачи денежных средств по Ведомости (ф. 0504501) оформляется Расходный кассовый ордер (ф. 0310002).

Отметим, что все первичные документы, удостоверяющие произведенные подотчетными лицами расходы, принимаются к учету, если они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, формы которых не предусмотрены в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"):

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц.

После утверждения руководителем учреждения Авансового отчета бухгалтерия производит списание подотчетных сумм, при этом остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу учреждения по Приходному кассовому ордеру (ф. 0310001), а перерасход выдается подотчетному лицу из кассы учреждения по Расходному кассовому ордеру (ф. 0310002).

3. Сроки представления отчета об использовании подотчетных сумм

Отчет об использовании подотчетных сумм подотчетное лицо должно представить в бухгалтерию в течение трех рабочих дней по истечении срока, на который ему были выданы денежные средства, или со дня выхода на работу. Если аванс выдан на командировочные расходы, то отчет об израсходованных суммах представляется и окончательный расчет производится в течение трех рабочих дней со дня возвращения подотчетного лица из командировки или со дня выхода на работу (абз. 2 п. 4.4 Положения N 373-П).

В учетной политике учреждения может быть предусмотрен срок, на который выдаются под отчет денежные средства.

В конце отчетного финансового года все подотчетные суммы должны быть полностью погашены, за исключением авансовых сумм, выданных работникам учреждения на командировочные расходы, которые будут закрыты только в следующем финансовом году.