25.Яку інформацію охоплюють нормативно-довідкові документи?

У бухгалтерському обліку прийняті форми документації регу¬люються чинними єдиними нормативними актами, правилами та інструкціями. Уся документована інформація забезпечує приве¬дення безлічі економічних показників у певну систему з метою встановлення термінологічної єдності, однозначності опису, зв'язку між показниками. Наприклад, структура системи показ-ників у бухгалтерському обліку розподіляється по різних ділян¬ках обліку: праці й заробітної плати, матеріалів, основних засобів тощо.

Нормативно-довідкова інформація – це така інформація, яка виникає в процесі господарсько-виробничої діяльності і характеризує ці процеси, а потім у незмінному стані використовується у розрахунках тільки протягом одного циклу (звітного періоду).

Нормативно-довідкові документи належать до умовно-сталої інформації та містять матеріальні, трудові, технологічні й інші норми та нормативи, ціни, а також усі довідкові дані (П.І.Б., найменування тощо). На основі цих документів здійснюється первинне формування файлів нормативно-довідкової інформації (НДІ), що утворюють нормативно-довідкову базу інформаційної системи. До нормативно-довідкових документів належать довідники, класифікатори, номенклатури-цінники тощо.

26.Технологія застосування документообігу та електронного документообігу.

Велике значення у вивченні інформаційних потоків надається правильній організації документообігу, тобто послідовності проходження документу від моменту виконання першого запису до передачі його в архів. Документообіг з’являється на стадії обстеження економічного об’єкту.

Будь-яка економічна задача обробляється на основі певної кількості первинних документів, що проходять різні стадії оброблення: рух документів до оброблення, у процесі оброблення та після нього.

Критеріями вибору системи автоматизації документообігу можуть бути масштаби організації. Вибираючи системи, потрібно враховувати такі критерії: інтеграції з іншими автоматизованими системами й базами даних, легкість освоєння, зручність роботи, забезпеченість роботи в мережах, надійність системи та захист від несанкціонованого доступу.

Удосконалення документообігу проходить на основі систем електронної пошти та електронного підпису, що значно підвищує ефективність банківських операцій.

Електронний документообіг (обіг електронних документів) - сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

27.Що таке уніфікація та стандартизація документів?

Стандартизація - це встановлення єдиних норм та вимог, які пред'являються до документів.

Уніфікація документів - це встановлення єдиного комплексу видів і різновидів документів для аналогічних управлінських ситуацій, розробка єдиних форм і правил складання, оформлення і створення трафаретних текстів.

Стандартизація та уніфікація управлінських документів дозволяє досягти одноманітності в структурі та обробці інформації. Стандартизація та уніфікація сприяють також напрацюванню прогресивних методів роботи з документами. Метою стандартизації та уніфікації документів є раціоналізація процесів підготовки, виконання, пошуку документів; скорочення документопотоків: підвищення ефективності управління і створення оптимальних умов для машинної обробки управлінської інформації.

До основних етапів уніфікації та стандартизації в будь-якій організації відносяться:

♦встановлення кола документів, які обертаються в організації;

♦стандартизація формулярів та текстів документів;

♦ трафаретизація формулярів документів.