3. Электронный документ – генезис понятия. История.

Электро́нный докуме́нт —Информация зафиксированная на материальном носителе в виде набора символов, звукозаписи или изображения и предназначенная для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования. Форма представления информации в целях ее подготовки, отправления, получения или хранения с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе.

4. Классификация документов с точки зрения специфики перевода в электронный вид.

Классифицирование документов — процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы.

Классификация документов с точки зрения специфики перевода в электронный вид:

• Нормализованные (договора, письма); это документы произвольной формы: договоры, письма и т.д

• Специализированные (фотографии, карты); относятся такие документы как, например, карты и отпечатки пальцев.

• Формализованные это документы, в которых заранее определена форма: расположение обязательных полей, в которые заносятся данные. Например, бланки, накладные, анкеты, картотеки и т.д.

5.Технологии работы с электронными документами в системе электронного документооборота (сэд).

Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

В электронном документообороте для каждого вида документа или потока документов одного вида создаётся отдельный автоматизированный документационный процесс или по-другому, маршрут документа. Автоматизированный процесс определяет последовательность этапов электронной обработки документа от момента создания документа в СЭД до заданного конечного состояния, а так же может определять другие сопутствующие характеристики, такие как:

• Условия переходов

• Ветвления маршрута

• Циклы маршрута

• Запуск:

  • Подпроцессов

  • Таймеров контроля сроков

  • Автоматизированных процедур обработки

• Роли пользователей, участвующих в обработке документа

Для работы с документационным процессом в СЭД предназначена атрибутная карточка документа

6.Электронная форма документа (эфд), определение, типы, примеры ввода информации в автоматизированные системы.

Электронный документ — Информация, зафиксированная на материальном носителе в виде набора символов, звукозаписи или изображения и предназначенная для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования.

Виды:

√ текстовые и графические √ звуковые √ мультимедийные (звук + изображение)

В СЭД процесс работы с документом осуществляется через карточку процесса, иногда называемую карточкой документа. В карточке автоматически указывается её автор и дата создания. Сотрудник, создавший карточку, является Инициатором документационного процесса.

Карточка процесса предназначена для решения многих важных задач, например:

• Управление правами доступа пользователей к информации и документу

• Ввод и отображение атрибутов документа, например, тема, регистрационный номер и др.

• Создание и отображение версий документа

• Создание ссылочных связей с другими документами в СЭД

• Предоставления прав доступа на выполнение действий маршрута документа, например, отправка документа по маршруту, определённому для данного этапа процесса обработки документа

• Предоставление прав доступа на выполнение различных автоматизированных процедур, например, авто формирование и присвоение документу регистрационного номера

• Отображение журнала событий работы с документом

Для хранения и отображения карточек документов в системе электронного документооборота используются специальные журналы и папки, например:

• Журнал регистрации документов

• Журнал контроля исполнения документов

• Журнал согласования документов

• И другие