3.3.2. Управление документацией на предприятии

Организация должна устанавливать и поддерживать в рабочем состоянии процедуры управления всеми документами, которые требуются согласно стандарту.

Управление документацией в СУОС осуществляется с целью обеспечения надлежащей документацией подразделений для эффективного функциониро­вания системы управления окружающей средой. Управление документацией должно гарантировать выполнение обязатель­ных требований, чтобы: документы можно было найти; документы периодически анализировались, пересматривались по мере необходимости и утверждались уполномоченным персоналом; текущие издания документов были доступны во всех местах, где прово­дятся работы, важные для эффективного функционирования СУОС; устаревшие документы своевременно изымались; любые устаревшие документы, оставленные для юридических целей или для сохранения сведений о них, надлежащим образом идентифицировались.

Различают схемы управления документацией, описывающей элементы СУОС, и подтверждающей функционирование СУОС. Основными этапами управления документацией, описывающей элементы СУОС, являются: разработка проекта документа; согласование; утверждение и введение в действие; регистрация и рассылка; контроль за выполнением требований; изменение; отмена; хранение. Основными этапами управления документацией, подтверждающей функционирование СУОС и ее эффективность, являются: регистрация и рассылка; хранение.

3.3.3. Система документации по вопросам природопользования и охраны окружающей среды на предприятии

На предприятии име­ется значительное количество документов по природопользованию и ох­ране окружающей среды. Как правило, большинство этих документов не собрано в экологической службе предприятия или у эколога предприятия, а рассредоточено по различным службам.

В целях выполнения ме­роприятий но охране окружающей среды природопользователи обязаны организовать производственный экологический контроль. Для защиты интересов предприятия при осуществлении государст­венного экологического контроля и для правильного внесения платежей за использование природных ресурсов и негативное воздействие на ок­ружающую среду на крупных предприятиях обычно создается экологиче­ская служба предприятия, а для средних и мелких предприятий назнача­ется инженер по охране окружающей среды (эколог) предприятия. Эко­логическая служба предприятия создается в соответствие с приказом по предприятию. Этим же или другим приказом назначается руководитель экологической службы предприятия и утверждается положение об эколо­гической службе.

Пакет документов экологической службы (эколога) предприятия обычно включает в себя:

1. приказ руководителя предприятия о создании экологической служ­бы предприятия;

2. приказ руководителя предприятия о назначении руководителя эко­логической службы предприятия (эколога предприятия) и утвержде­нии Положения об экологической службе;

3. должностные инструкции сотрудников экологической службы пред­приятия (эколога предприятия);

4. документы, подтверждающие необходимую профессиональную под­готовку или переподготовку сотрудников экологической службы предприятия (эколога предприятия);

5. приказ руководителя предприятия об организации производственно­го экологического контроля и об утверждении Положения о произ­водственном экологическом контроле;

6. внутренние инструкции предприятия по охране окружающей среды, по технике безопасности, по пожарной безопасности;

7. приказы по предприятию, утверждающий План мероприятий по ох­ране окружающей среды на предприятии и отчеты об их выполнении.

Поскольку экологическая служба создается для защиты интересов предприятия при осуществлении государственного экологического кон­троля, то именно в этой службе систематизируются документы по ре­зультатам проверок предприятия органами государственного надзора:

1. акты по результатам предыдущих проверок предприятия;

2. предписания органов государственного экологического контроля об устранении нарушений требований природоохранного законода­тельства;

3. протоколы об административных правонарушениях;

4. приказы по предприятию и планы мероприятий по устранению на­рушений, установленных в актах проверок и предписаниях;

5. отчеты о выполнении предписаний и актов.

Другой задачей экологической службы предприятия является подго­товка документов по правильному и своевременному внесению платы за пользование природными ресурсами и платы за негативное воздействие на окружающую среду. Документация, подтверждающая внесение платы за негативное воз­действие на окружающую среду, включает в себя:

1. ежеквартальные формы Расчета платы за негативное воздействие на окружающую среду;

2. копии платежных поручений о перечислении платежей за негатив­ное воздействие на окружающую среду.

Для защиты интересов предприятия перед надзорными органами в экологической службе должны храниться формы государственной стати­стической отчетности:

• № 18-кс «Сведения об инвестициях в основной капитал, направлен­ных на охрану окружающей среды и рациональное использование природных ресурсов»;

• № 2-ос «Сведения о выполнении водоохранных работ на водных объектах»;

• № 4-ос «Сведения о текущих затратах на охрану природы, экологи­ческих и природоресурсных платежах»;

• № 2-ТП (воздух) «Сведения об охране атмосферного воздуха»;

• № 2-ТП (водхоз) «Сведения об использовании воды»;

• № 2-ТП (отходы) «Сведения об образовании, использовании, обез­вреживании, транспортировании и размещении отходов производ­ства и потребления»;

а также документы по следующим направлениям:

• по вопросам охраны окружающей среды в составе проектной доку­ментации;

• по использованию предприятием природных ресурсов;

• по охране атмосферного воздуха;

• по охране поверхностных вод от загрязнения;

• по обращению с отходами производства и потребления;

• по обеспечению предприятием экологической безопасности.

Ниже будет кратко рассмотрено, какие из документов включают в каждое из вышепоименованных направлений.

При проведении мероприятий по государственному экологическому контролю государственные инспектора в области охраны окружающей среды последовательно проверяют следующие виды документации на предприятии:

1. Кто конкретно несет ответственность за принятия решений при осуществлении хозяйственной или иной деятельности, которая оказывает или может оказывать негативное воздействие на окру­жающую среду (руководитель предприятия или лицо им назначенное).