Часть 3. Время на вашей стороне.

Время: невосполнимые активы.

!!!если вы хотите добиться большей производительности и быстрее достигать результатов, вам следует эффективнее использовать время и пространство.

??? успешные люди понимают бесценность времени, поэтому не транжирят его. Они следуют правилу: тратьте время только на то, что вы можете сделать.

!!! только Пикассо может писать как Пикассо, и только вам под силу решать определённые вопросы вашей жизни. Только определив, что именно нельзя сделать без вашего участия, приступайте к решению этих проблем. Всё остальное делегируйте друзьям, коллегам, подчинённым и другим помощникам. Вы сами удивитесь, насколько эффективнее стала ваша работа.

???как упорядочить своё время:

1. Лучшая защита – нападение. (если кто-то хочет вас отвлечь, уточните, сколько это времени займёт, и если это не входит в ваши планы, предложите выбрать другое время).\

2. Двигайтесь мелкими шагами (поэтапно)

3. Всем должны быть известны этапы. (все ваши коллеги должны быть в курсе вашей стратегии, правил и целей, чтобы дать вам возможность добиваться целей и не отвлекать вас по вопросам, которые они могут решить сами).

??? правила вежливости по отношению к чужому времени:

1. Всегда начинайте с вопроса, вовремя ли вы пришли со своей проблемой.

2. Будьте инициатором определения временных рамок предстоящего разговора.

3. Без колебаний спрашивайте, о чём пойдёт речь на встрече.

4. Укладывайтесь в отведённые временные рамки.

Прийти, не подготовившись, на деловую встречу – хуже, чем пропустить её. Отличить подготовленного слушателя от неподготовленного не составляет труда. Подготовленный человек слушает внимательно, делает заметки и задаёт вопросы только с целью уточнения некоторых деталей.

??? покажите, что вы подготовлены:

1. самое главное – это не задавать вопросы, на которых НЕ ЗНАЕТЕ ответы. То есть вы можете контролировать темп и направление дискуссии, а также стимулируете собеседника в честности, ведь вы показываете, что в курсе обсуждаемого дела.

2. Задавайте уточняющие вопросы (нет более важного вопроса, чем уточняющий, вопрос по теме – даже если вы задаёте его себе самому – открывает множество перспектив и стимулирует к обмену информацией намного сильнее, чем всеобъемлющий ответ на первый вопрос).

3. Планирование как способ проявить уважение к собеседнику (я никогда не отправляюсь в командировку, не запланировав больше одной встречи, даже если поездка занимает один день. Используйте время с максимальной эффективностью).

Остерегайтесь похитителей времени

Похитители времени – это те, кто заставляет вас ждать, кому невозможно дозвониться или связаться другим способом! Они везде, это могут быть клиенты, начальники, соседи, друзья, даже дети, и они необязательно делают это нарочно.

Они ещё и лгут! :

Оправдания «Похитителей времени»:

1. Очень жаль, что я опоздал (неправда! Было бы жаль, пришёл бы вовремя или предупредил)

2. Не знаю, как это произошло. Я никогда не опаздываю (подобное утверждение означает, что он опаздывает всегда…)

3. Я действительно хотел с тобой связаться (хотел бы – связался, скотина. Стоит ли на него вообще время тратить, раз вы в списке его приоритетов где-то между «погулять с собакой» и «почистить ботинки»?).

4. Сейчас перезвоню (отнимает время!).

5. Надеюсь, я не слишком поздно (звучит обычно, когда уже настолько поздно, что просто невозможно этого не заметить!)

6. Я на минутку (и судя по всему, не на одну… помните, что для них пара минут – это и пять, и десять, и больше двадцати).

7. Я был ужасно занят (возможно, но это не оправдание собственного бездействия).

8. Можешь на меня рассчитывать (остерегайтесь….).

Уловки «похитителей времени»: зная, чего от них ожидать, можно избежать многих ловушек:

1. Они не закончат вовремя ни один проект, что бы ни говорили (если всё же сдадут, то проект будет незавершён. Они могут стать настоящими разрушителями вашей карьеры!).

2. Им всё равно, кого заставлять ждать (старайтесь проводить встречи так, чтобы можно было обойтись без них).

3. Они всегда полны новых идей (они живут иллюзиями).

4. Замечания не срабатывают (всё равно не раз вас разочаруют, сколько бы не ругались, уговаривали или просили).

Как же с ними бороться? Поскольку вы не в состоянии изменить тот факт, что определённые люди (соседи, друзья), снизьте их шансы повлиять на вашу жизнь:

1. Разберитесь в причинах их действий (порой причина – личная неорганизованность, но иногда она серьёзнее – попытка тайком вас навредить).

2. Не подстраивайтесь под них (если человек опоздал на 40 минут на встречу, которая должна была длиться час, то скажите ему, что на все обсуждения у вас осталось не больше 20 минут. Может, в следующий раз одумается).

3. Ожидайте худшего (чтобы не надеяться, что он хоть раз придёт вовремя и не обмануться).

4. Обратитесь за объяснением (не давайте спуску, пусть сам почувствует себя в неудобном положении).

Учимся искусству говорить «нет».

!!!если вы хотите быть организованнее, должны преодолеть страх и заново познакомиться со словом «нет» (то есть должен понять, что тебе придётся отказывать людям, какими бы они замечательными не были).

??? если вы чувствуете себя некомфортно, говоря «нет», спросите себя:

1. Достаточно ли у меня сил и способностей для выполнения этого поручения? (если нет уверенности в том, что вам это удастся, ответ должен быть один – нет)

2. А у меня есть на это время? (неважно, насколько привлекательно звучит предложение, оно требует времени. Вашего времени)

3. Вы хотите этим заниматься? (здоровый эгоизм в данном случае не помеха)

4. Какие могут быть последствия? (запомните, что отказ в просьбе ещё не означает, что вы обижаете кого-то)

Как сказать «нет» по-другому? (игра слов!):

1. Простите, но я сейчас не могу.

2. Как-нибудь в другой раз.

3. Спасибо, что спросили, но я не смогу вам помочь.

4. Мне кажется, что вам лучше обратиться за помощью к кому-нибудь другому (осторожнее с этим ответом. Оно провоцирует собеседника говорить вам комплименты и объяснять, почему он пришёл именно к вам…).

5. Возможно, потом.

Планируем время.

???эти рекомендации помогут вам при написании плана:

1. Записывайте, сколько времени требуется на любое часто повторяемое занятие (можно собрать вещи в командировку за пол часа, а можно и за три часа – всё зависит от того, как вы организованно храните вещи и как умеете быстро собраться. Просто каждый раз, когда вы собираетесь, записывайте, сколько времени от начала до конца вы тратите, чтобы потом вывести среднее время для использования при составлении плана).

2. Визуально представляйте себе все детали (проблемы часто возникают из-за мелочей. Поход в магазин не ограничивается хождением по магазину, но и поездка до магазина и возможные пробки.)

3. Комбинируете занятия (можно читать газету за завтраком, звонить по дороге в офис или просматривать документы в самолёте – так вы сэкономите время).

4. Планируйте всё.( включая утренний душ и просмотр вечерних новостей. Только когда вы включите в план всю свою дневную деятельность и даже сон, вы сможете освободиться от неорганизованности и неприятных сюрпризов не только в офисе, но и дома).

Ежедневно у вас должен быть таки называемый критический час – то время, которое вы тратите на составление плана на завтра. Это и есть самый важный час за весь день, потому что вы не только составляете план действий, но и обдумываете всё, что вам предстоит сделать в ближайшем будущем. Если не можете выделить час, сократите время за счёт других занятий.

???план не ограничивается стенами офиса!!!

Бывает так, что вечером вторника вы понимаете, что в среду у вас ничего и не запланировано, но это не есть хорошо. Свободный день означает, что вы совершенно забыли, что должны были ЗАПЛАНИРОВАТЬ свои дела. Зачем ждать до вечера вторника, чтобы дописать план на среду? Сделав это в воскресенье или понедельник, вы только подтвердите, что вы отличный организатор.

Как запланировать то, что не планируется?

!!! определите для себя, какие именно ситуации для вас являются критическими, а какие просто отнимают время? :

1. Не забывайте, что проблема – это не всегда кризис.

2. Не поддавайтесь крикам о помощи (ею чаще всего пользуются люди, которым помощь нужна меньше другим).

3. Если ты чего-то не умеешь, это ещё не повод перекладывать проблему на меня (не стоит помогать тем, кто привык откладывать всё на последний момент).

4. Не позволяйте мешать себе (приучите окружающих к тому, что вас не стоит отвлекать без причины).

За исключением пожаров, природных катастроф, краж и ситуаций, угрожающих здоровью, все остальные непредвиденные обстоятельства относительны.

Как справиться с надуманной или настоящей непредвиденной ситуацией? Спросите себя:

1. Что случится, если вы ничего не сделаете. (если уже нельзя ничего сделать, ничего и не делайте).

2. Определитесь, чем грозит данная ситуация (обращайте внимание, если ситуация эта угрожает вашей репутацией, бизнесу или отношениям вашей репутации. Если нет, не обращайте внимания).

3. Подумайте, что может потребоваться для решения этой проблемы (стоит ли тратить на это дело своё время?).

4. Реагируйте быстро (поступайте с непредвиденной ситуацией как с обычной, поставив её пунктом в ваш план).

5. Возвращайтесь в нормальную колею как можно быстрее (сразу же, как ситуация разрешилась).

??? как же научиться работать с непредвиденными обстоятельствами?

1. Проверьте в ежедневнике, сколько времени за прошлую неделю вы потратили на то, чтобы разобраться с «абсолютно непредвиденными обстоятельствами» (будьте честны. Будь то неожиданное решение пойти в магазин или незапланированный звонок клиента).

2. Классифицируйте причины (звонки, на которые нельзя не ответить, попадут в одну категорию, неоправданные отвлечения от работы – в другую. Это поможет вам в дальнейшем планировании).

3. Подсчитайте процент времени, потраченного впустую, от общего количества рабочего времени (обычно эта цифра 15-20% рабочего времени).

Семья важнее офиса. А повышение, например, редко зависит от количества и качества сделанной работы (то есть не нужно часами в офисе сидеть).

!!!причина, по которой многие люди не могут вовремя уйти домой, проста: этим людям не удаётся закончить все назначенные на день дела в запланированные сроки и приходится задерживаться допоздна.

????как покинуть офис вовремя и при этом успеть завершить все дела:

1. Запишите в своём плане на определённое время «Уйти домой» и определите этот пункт неотменяемым (планируйте остальной день исходя из этого, даже если вам придётся из-за этого приехать в офис на два часа раньше).

2. Работайте, пока вы на работе (конечно, нельзя игнорировать коллег и их просьбы о помощи. Но помните, что время, потраченное не на вашу основную работу – это время, отнятое у семьи и детей).

3. Закройте дверь в свой кабинет (это простой способ показать окружающим, что вы заняты и вам нельзя мешать).

4. Найдите помощника, который бы мог выполнять часть вашей работы (единственное, что при этом может пострадать, это ваша гордость, не более).

5. Не чувствуйте себя виноватым, если закончите работу раньше, чем обычно (радуйтесь, что теперь вы справляетесь намного быстрее с той же работой, которая раньше отнимала больше времени).

6. Завершённый проект – это то, что есть, а не то, чем вы хотите его видеть (любой проект может быть сделан лучше или выглядеть более профессионально. Но помните, что вам следует работать с тем, что есть, а не с тем, чем это могло быть).

!!! сделайте хотя бы один день в неделю «днём свиданий» со своей половинкой. То есть это должна быть встреча вне дома, цветы, подарки и т.д. Звучит глуповато, но от этого большой положительный эффект 

!!!как неотменяемое правило «домой в 20:00», свидание с вашей половинкой имеет не меньшее значение.

!!!Звоните друзьям каждый день. Как минимум одному другу ежедневно если не по делу, то просто для того, чтобы он знал, что вы о нём не забываете. Один звонок не отнимет у вас много времени.

!!! оставьте время для «ничегонеделанья». Ведь вам необходимо время, чтобы отдохнуть. Неважно, утром, днём или вечером, всем нужно несколько минут, чтобы ничего не делать (чтобы потом стрессов не было и переутомления).

Планируем наперёд.

Научитесь делать отдельные шаги по достижению краткосрочных и долгосрочных целей. Это можно сделать таким образом:

1. Конкретизировать результаты, которых вы можете достичь, и сопроводить их планами (если вашей целью является «выйти на пенсию в 50 лет», то вы должны детально расписать, из какой компании вы бы хотели выйти на пенсию, как вы собираетесь накопить достаточно сбережений, чтобы уйти не в 65 лет, как положено, а раньше, и как вы предполагаете этого достичь в оставшиеся годы( например, вам уже 40 лет, и на осуществление плана осталось 10 лет).

2. Вы должны «видеть» себя, достигшем цели (не простые мечты, а реальные параметры: сколько вам будет лет, когда вы этого добьётесь, как вы будете жить на тот момент, возможные препятствия на пути к вашей цели и как вы их преодолеете, как достижение цели повлияет на все сферы вашей жизни, в том числе и на семью. «Увидеть» себя у цели – значит обдумать все детали, предусмотреть каждую мелочь).

3. Установите долгосрочные временные рамки, чтобы иметь возможность сконцентрировать внимание на краткосрочных достижениях (чтобы достичь долгосрочных целей, вам необходимо знать, какие конкретно шаги вы должны сделать и какие ступени пройти. Разработайте детальный план, как добиться поставленной цели, иначе ваши замыслы останутся простыми фантазиями. Определитесь с вопросом «Как?»).

Долгосрочные цели, так же как и краткосрочные, следует записывать, причём формулировки должны быть чёткими, ясными и достаточно конкретными.

Не забывайте о «красных днях календаря» (новый год, 8 марта)!!!!!! Ваш план во время праздников будет не так эффективен, поскольку служащих даже под угрозой увольнения не заставишь оторваться от семьи и продолжить серьёзную работу. А если и выйдут на работу, то мысли будут об отдыхе. Учитывайте это.